合同履行过程不保留证据，企业索赔将陷入困境-东莞承揽合同纠纷案例解读
一、案例检索信息
案由：承揽合同纠纷
案号：(2024)粤1971民初11646号
审理法院：广东省东莞市第一人民法院
二、案件事实并告知法院的判决结果
2020年9月27日天长某子有限公司作为甲方（需方），东莞某源有限公司作为乙方（供方）签订《产品购销合同书》，约定天长某子有限公司向东莞某源有限公司采购5条L13M线束生产线，单价每条45000元，合计货款金额225000元；付款方式为付定金45000元，余款验收合格后每月付20000元（含13%增值税），交货期限：10月20日发货两条，然后安装调试制作，交货地点为天长某子有限公司工厂，约定以上产品设计及制造由东莞某源有限公司负责，天长某子有限公司可提合理化建议，产品由东莞某源有限公司生产后送货至天长某子有限公司处安装调试，东莞某源有限公司产品由天长某子有限公司相关人员验收后签字，东莞某源有限公司凭签收单及发票，按双方议定付款条件付款，天长某子有限公司如逾期付款应按应付总额的千分之五的标准按日向东莞某源有限公司支付逾期利息；设备保修一年，如在保修期内发生问题，天长某子有限公司电话通知东莞某源有限公司，东莞某源有限公司必须在1天内到天长某子有限公司公司进行维修，东莞某源有限公司设备完好，天长某子有限公司人员操作不当，导致机器故障，东莞某源有限公司有责任帮助和提供配件，但天长某子有限公司必须支付东莞某源有限公司劳务费和配件成本。
天长某子有限公司主张签订前述合同后已向东莞某源有限公司支付定金45000元、后于2020年9月30日汇款3000元、2020年10月13日通过电子承兑汇票向东莞某源有限公司支付42000元、2021年2月2日电汇转账29400元；东莞某源有限公司仅确认收到天长某子有限公司2020年9月30日支付的3000元、2021年2月2支付29400元、及2020年10月13日通过电子承兑汇票向东莞某源有限公司支付42000元，不确认天长某子有限公司有向其支付定金45000元，主张虽天长某子有限公司未按合同约定支付定金45000元但为促成交易在收到3000元同意向天长某子有限公司发货。
东莞某源有限公司主张两次自行聘请运输司机分别于2020年10月21日、11月12日将2条、3条L13M线束生产线运输至天长某子有限公司经营场所交付完毕并当日由东莞某源有限公司员工涂某、王某安装完毕，并提交2020年10月19日、11月12日分别向"嘉力货运陈生"、"A德源物流小焦"微信转账3600元、4100元的支付截图、东莞某源有限公司员工涂某、王某分别于2020年10月19日广州至南京，10月24日南京至广州、11月11日广州至南京、11月14日南京至广州的机票信息及两份送货单以证明其主张，其中东莞某源有限公司提交的两份送货单收货人处签名为"张某"（签字过于潦草无法辨认），东莞某源有限公司主张两份送货单均为天长某子有限公司生产经理张某签收；天长某子有限公司不确认两份送货单中收货人处签名人员为天长某子有限公司员工，仅确认2020年10月收到东莞某源有限公司交付的2条生产线，送达时间不确定，主张因为天长某子有限公司基于前两条的质量问题、有通知东莞某源有限公司维修也未维修导致天长某子有限公司自行购买电机更换，故天长某子有限公司也不是很想要后面三条的生产线，加上东莞某源有限公司也没有交付，所以就默认为后面的三条生产线不买了，并主张2021年2月2日支付的29400元加上前面的45000元金额7万多还是前两条生产线的款项。
东莞某源有限公司提交律师函、快递单显示于2024年1月17日向天长某子有限公司邮寄律师函，催告天长某子有限公司支付尚欠货款192600元。
东莞某源有限公司主张因天长某子有限公司未向其提供开票信息故未就案涉货款向天长某子有限公司开具增值税发票，且电话催告过天长某子有限公司提供开票信息；天长某子有限公司主张已向东莞某源有限公司提供了开票信息，并认为目前通过公开的企查查、启信宝等公司信息查询的平台都可以查出公司实时的开票信息，不存在东莞某源有限公司因为没有开票信息无法开票的情况。
法院判决结果：法院判决天长某子有限公司向东莞某源有限公司支付货款150600元及逾期付款利息（按年利率15.4%计算），同时驳回了东莞某源有限公司的其他诉讼请求。
三、案例核心观点与企业法律风险防范
这起案例告诉我们一个非常关键的法律风险：合同履行过程中不注意保留证据，会让企业陷入"有理说不清"的困境。
先来看看天长某子有限公司的"三大失误"：
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签收环节不规范：东莞某源有限公司送货时，虽然有送货单但签收人"张某"的签名过于潦草无法辨认，天长某子有限公司也不确认是自己的员工签收。但法院结合其他证据（物流费用、机票信息等）认定已交付5条生产线。企业收货时一定要指定专人签收，并确保签名清晰可辨，最好加盖公司收货章。
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质量问题不及时通知：天长某子有限公司主张设备有质量问题，但拿不出任何证据证明曾通知东莞某源有限公司维修。合同明明约定"电话通知原告，原告必须在1天内到被告公司进行维修"，但天长某子有限公司没有保存任何通话记录、微信消息或书面通知。企业发现质量问题时，一定要用书面形式（如邮件、微信文字、正式函件）通知对方，并保留证据。
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拿"没开发票"当挡箭牌：天长某子有限公司以东莞某源有限公司没开发票为由拒绝付款。但法院明确指出：开具发票只是附随义务，不能作为拒绝付款的理由。现在很多企业都误以为"没开发票就可以不付款"，这是大错特错！付款是主合同义务，开发票只是附随义务，两者不是对等关系。
再看东莞某源有限公司也有"两大隐患"：
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定金收取不规范：合同约定45000元定金，但东莞某源有限公司只收到3000元就发货了，还拿不出收到定金的证据。企业收付款一定要有明确凭证，定金、预付款、进度款要分清楚，最好通过公司对公账户转账并备注用途。
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验收环节缺失：虽然设备已交付安装，但没有书面验收文件。法院最后是以"保修期已过"来推定设备验收合格的，这其实很被动。企业交付产品后，一定要让客户签署验收单，明确验收时间和结果。
给企业的实用建议：
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送货必留痕：货物交付时，必须有对方授权人员签字的送货单，最好拍照记录货物状态和签收过程。建议在合同中明确指定签收人，并附上身份证复印件。
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问题早沟通：发现质量问题立即书面通知对方，保留所有沟通记录。可以这样操作：先发微信/邮件说明问题，24小时内再寄送正式函件，这样既及时又留证。
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验收要及时：设备安装调试完成后，马上要求客户签署验收报告。如果客户拖延，可以发函"如X日内不验收视为合格"，这是法律允许的。
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发票别拖延：虽然没开发票不能拒绝付款，但企业也应主动及时开具发票。可以在合同中约定"付款前X个工作日提供发票"，避免争议。
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保修期要盯紧：本案中法院以"保修期已过"推定验收合格。企业一定要在保修期内定期回访，留存服务记录，防止客户事后反咬质量问题。
这个案子最大的教训是：打官司就是打证据。很多企业觉得"事实清楚"就掉以轻心，结果在法庭上拿不出证据，眼睁睁看着败诉。其实只要在日常经营中做好这几件事，就能避免90%的合同纠纷：
- 重要沟通留文字记录
- 每次交货验收有签字
- 付款往来走对公账户
- 问题处理及时书面确认
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