规范公章管理避免员工垫付款纠纷风险-老河口合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：合同纠纷
案号：(2019)鄂0682民初1880号
审理法院：湖北省老河口市人民法院

二、案件事实和判决结果
案件事实：被告老河口某源能源科技有限公司成立于2018年3月5日，原告李某忠在被告公司设立期间和成立后，垫付四川某伍石油天然气工程有限公司的管道设计费、恒诚某机电钢材款等费用合计110323元。其中，四川某伍石油天然气工程有限公司的管道设计费有一部分系张某垫付，但张某的垫付款已由被告结清。2019年1月13日，被告在微信工作群发送“李某忠同志因其他业务繁忙，暂停所有某源能源公司职务”的通知。对于原告垫付的110323元，被告已经支付了70000元，剩余40323元未付，原告因此向法院起诉索要欠款。

判决结果：法院判决被告老河口某源能源科技有限公司在十日内支付原告李某忠40323元，并承担案件受理费404元。

三、案例核心观点：企业必须严管公章，防止“事后补章”埋雷
这个案子说白了就是：员工拿着公司公章，给自己垫付的费用“开证明”，公司稀里糊涂认了账，最后还得掏钱。原告李某忠提交了一份盖有公司公章和财务章的垫付费用明细（11万多），公司咬定是“伪造的”，但拿不出证据。法院一看：明细有公章、有微信聊天记录、有证人证言互相印证，而公司说员工“侵占财产”却连个报案记录都没有，只能判公司败诉，乖乖付钱。

对企业最直接的警示是：公章乱放等于“自认债务”！
很多中小企业觉得“公章放抽屉里就行”，或者让员工临时借用盖个章。但这个案子暴露了三大风险：

1. “事后补章”陷阱：员工可能先垫钱办事（比如买材料），事后才拿公章补盖凭证。公司如果没留审批记录，就像本案一样，很难证明“这钱不该我付”。
2. 证据链断裂：公司辩称“员工侵占财产”，却拿不出微信记录、转账凭证等证据，法院当然不信。而员工提供的盖章明细+聊天截图+证人证言，形成完整证据链，轻松胜诉。
3. 口头承诺埋雷：公司曾付过7万元，等于默认了垫付事实。之后反悔说“是骗钱”，但没书面协议或审批单，说破嘴也没用。

企业该怎么做？三招堵死漏洞

• 公章必须“锁起来”：安排专人保管（比如财务总监），每次使用必须登记“谁申请、为什么事、批了多少钱”。禁止员工单独接触公章，更别提“微信传电子章”这种危险操作。
• 垫付款走“书面流程”：员工要垫钱？先填审批单，写清用途、金额、预计报销时间，经老板签字后才能垫付。事后报销必须附发票+转账记录，缺一不可。口头说“你先垫着”等于埋炸弹。
• 定期查账对凭证：每月核对“垫付款”明细，发现只有盖章单据、没有发票或聊天记录的，立刻冻结支付并调查。像本案中“3万元钢材款”，如果当时查证高某的收款记录，就能避免纠纷。

记住：公章不是橡皮图章，盖一次就可能背上几十万债务。管好它，就是管好企业的钱袋子。别等员工拿着“盖章白条”告上法庭，才后悔没早做这三步！