企业如何规范员工授权管理避免职务行为纠纷-海宁买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷

案号：(2022)浙04民终2109号

审理法院：浙江省海宁市人民法院

二、案件事实与判决结果

2021年下半年开始，巢湖某裕服饰有限公司为海宁某文服饰有限公司加工服装，由海宁某文公司提供原料，巢湖某裕公司陆续将成品送至海宁某文公司处。海宁某文公司经办人为其生产经理王某杰。2022年1月4日，经王某杰确认，款号为2167的共1044件，单价为75元／件，款号为2140的共923件，单价为75元／件，款号为2122的共975件，单价为105元／件，合计加工费为249900元，海宁某文公司已支付100000元，尾款合计149900元于元月15日全部付清，落款为海宁某文公司，并由王某杰在《巢湖某裕对账单》下方签字确认。

2022年1月17日，项某向巢湖某裕公司出具《账单（欠条）》1份，载明：海宁某文服饰有限公司尚欠汤某燕加工费142310元，海宁某文公司代付维修费13525元，余128785元年前付完78785元，剩余5万元明年5月1日之前全部付清。

法院最终判决：海宁某文公司需支付巢湖某裕公司加工费149900元，并支付自2022年1月17日起按同期全国银行间同业拆借中心公布的一年期贷款市场报价利率的1.5倍计算至实际付清之日止的逾期付款利息。海宁某文公司上诉后，二审法院驳回上诉，维持原判。

三、核心风险提示与防范建议

这个案例看似简单，却暴露了许多企业在日常经营中容易忽视的法律风险。让我们用通俗易懂的方式分析一下，企业该如何避免类似的"坑"。

问题一：员工签字，公司要不要认账？

本案中，海宁某文公司辩称王某杰已经离职，且"王某杰"可能是假名，因此他签字的对账单无效。但法院认为：王某杰作为海宁某文公司的生产经理，在业务中一直负责下单、收货、付款等事宜，巢湖某裕公司有理由相信他有权代表公司对账。即使"王某杰"不是真实姓名，只要在业务往来中一直使用这个名字，公司就难以否认其效力。

企业防范建议：

1. 明确员工权限范围：为每位员工制作"授权书"，清楚写明该员工可以做什么、不能做什么，特别是对外签字、对账、承诺付款等重要事项。
2. 及时告知合作伙伴：当员工权限变更或离职时，立即书面通知所有合作方，避免"离职员工仍能代表公司"的情况。
3. 规范用名管理：要求员工在业务往来中使用真实姓名，避免使用"王某杰"这类模糊称谓，减少争议空间。

问题二：单方面改付款时间，对方不认账怎么办？

海宁某文公司后来出具了一份新欠条，试图将付款时间延长到"明年5月1日"，但因为巢湖某裕公司没有在这份欠条上签字确认，法院认定这不构成双方新的约定，海宁某文公司仍需按原定时间付款。

企业防范建议：

1. 变更协议必须双方确认：任何对原协议的修改（如付款时间、金额等），都必须让对方签字盖章确认，不能仅靠单方面出具文件。
2. 保留沟通证据：如果对方口头同意变更，务必通过微信、邮件等方式留下证据，例如让对方回复"同意按新条款执行"。
3. 不要误以为"对方收了文件=同意"：就像本案中，巢湖某裕公司虽然收了欠条，但没签字就是不认可，企业不能想当然认为对方默认接受。

问题三：质量问题等争议，为什么没被法院采纳？

海宁某文公司提出服装有质量问题、部分原料未退还等抗辩，但因为没有提供有效证据，法院没有支持。特别是质量问题，公司提供的微信群聊天记录是2021年11月的，而对账是在2022年1月，时间上无法证明是针对这批货物。

企业防范建议：

1. 及时验收并留证：收到货物后立即检查，发现问题第一时间书面通知对方，并拍照、录像留存证据。
2. 建立规范的退货/维修流程：不要等到对账后再提质量问题，应在业务过程中就处理好，避免"秋后算账"。
3. 对账时一次性解决争议：如果确实有问题，在签字确认对账单前就把扣款、维修等事项谈清楚，写进对账单。

写在最后：

这个案例告诉我们，企业经营中"小事"可能酿成"大祸"。规范管理不是增加麻烦，而是为企业"系上安全带"。建议企业：

• 为关键岗位员工制定明确的《岗位职责说明书》
• 重要业务往来必须有书面确认
• 定期对业务人员进行法律风险培训
• 建立完善的合同管理和档案保存制度

记住：在商业交往中，"我以为"不是法律依据，"白纸黑字"才是保护企业的最好屏障。企业主不必成为法律专家，但一定要有法律意识，让规范成为习惯，才能避免类似的法律风险。