员工履行职务行为签字不承担个人责任-禹州民间借贷纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：民间借贷纠纷
案号：(2025)豫1081民初646号
审理法院：河南省禹州市人民法院

二、案件事实并告知法院的判决结果

2012年，被告新兴公司因经营需要，经杨绍红介绍，被告新兴公司向原告马某借款200000元，后支付部分利息后，于2016年7月1日再次向原告马某借款100000元，并向原告出具借据一份，载明：日期2016年7月1日，今借到马某现金人民币（大写）叁拾万元整小写300000元，经双方协商约定：年利率为10%，期限12个月，即自2016年7月1日起至2017年7月1日止。借款人：禹州市新兴某有限公司，经手人：杨绍红、马某。同日，任某作为新兴公司财务人员向原告出具欠据一份，内容为："今欠马某利息款合计大写：伍万壹仟陆佰陆拾元整（51660元）开票人：任某"。2024年9月24日，新兴公司向原告出具借据一份，内容为：人民币贰拾玖万柒仟元整（297000元）上款系马某款注此款不计利息。

法院判决被告禹州市新兴某有限公司在判决生效后十日内偿还原告马某借款297000元及利息（以297000元为基数，自2025年1月17日起按年利率3.1%计算至实际清偿之日止），同时支付原告马某利息款51660元。但法院驳回了原告要求任某对51660元利息承担共同还款责任的诉讼请求。

三、企业如何防范类似法律风险

这个案例看似是一起简单的借款纠纷，实则给企业敲响了警钟：员工代表公司签字到底要不要自己承担责任？答案是：履行职务行为的签字，员工个人通常无需担责。

本案中，任某作为新兴公司的财务人员，按照公司要求向原告出具了51660元利息的欠据。虽然欠据上只有她个人签名，没有加盖公司公章，但法院最终认定这是她的职务行为，责任应由公司承担，而非个人。这是因为任某能提供公司出具的证明，证实她在2015-2017年期间确实是公司财务人员，且出具欠据是公司安排的工作内容。

对企业来说，这起案例提示了三个关键风险点及防范措施：

第一，员工代表公司签字务必规范操作
很多中小企业财务制度不健全，经常出现员工以个人名义代公司签署文件的情况。就像本案中，任某作为财务人员出具利息欠据却没有加盖公章，给后续纠纷埋下隐患。企业应做到：

• 任何代表公司签署的文件必须加盖公司公章
• 员工签字处应注明"（公司职务）代表公司"字样，如"财务经理 代表公司"
• 建立完善的用章登记制度，避免"人情章""空白章"

第二，职务行为必须有充分证据证明
本案中任某之所以能免责，关键在于她提供了公司出具的工作证明。如果她没有这个证明，很可能要承担连带责任。企业应：

• 为员工建立完整的人事档案，包括入职、在职、离职证明
• 对重要岗位员工的工作职责进行书面确认
• 保存员工在职期间的工作记录，特别是涉及对外业务往来的凭证

第三，债务重新确认时要明确约定条款
本案中，新兴公司在2024年重新出具借据时注明"此款不计利息"，但后来又拖欠不还，法院仍判决其需支付起诉后的利息。这提醒企业：

• 重新确认债务时，条款表述要清晰明确，避免歧义
• "不计利息"的约定仅适用于约定期间，逾期后仍可能产生法定利息
• 重要债务变更应由法务或专业律师审核条款

特别提醒：很多企业认为"员工签字就是个人行为"，这是大错特错的！只要能证明是履行职务，责任就在公司不在个人。反过来，如果企业不能证明员工是职务行为，却让员工以个人名义签字，一旦发生纠纷，员工可能被牵连，企业也难以推卸责任。

建议各企业立即检查：贵公司的财务人员、业务人员在对外签署文件时，是否都规范注明了公司身份并加盖公章？历史债务重新确认时，条款是否明确无歧义？只有规范操作，才能避免"秋后算账"时陷入被动。毕竟，一次不规范的签字，可能让企业背上本不该有的债务，也可能让无辜员工卷入不必要的法律纠纷。