企业交易中必须保存完整凭证，否则将承担举证不能的败诉风险-长葛买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷

案号：(2025)豫10民终2963号

审理法院：河南省许昌市中级人民法院

二、案件事实及判决结果

长葛某下有限公司与西华某上有限公司之间存在弹簧板买卖合同关系。2024年1月13日，长葛某下有限公司和西华某上有限公司经财务对账，西华某上有限公司下欠长葛某下有限公司货款67118元，2024年1月15日西华某上有限公司付款8000元，下欠59118元货款，经催要未果，引起诉讼。

一审法院判决西华某上有限公司给付长葛某下有限公司货款59118元。西华某上有限公司不服提起上诉，认为已经付清货款。二审法院经过审理后，驳回上诉，维持原判，认定西华某上有限公司仍需支付长葛某下有限公司59118元货款。

三、案件核心观点及企业法律风险防范提示

这个案例看似简单，但对企业经营有着非常重要的警示意义：企业必须规范管理交易凭证，否则在发生纠纷时将面临"有理说不清"的败诉风险。

先看看为什么西华某上有限公司会败诉？表面上看，双方对交易事实没有争议，争议点在于"钱到底付没付清"。西华某上有限公司声称已经付清所有货款，但在法庭上拿不出有力证据来证明。而长葛某下有限公司提供了微信对账记录、原始供货单据等证据，形成了较为完整的证据链。

具体来说，西华某上有限公司犯了三个致命错误：

第一，财务记录混乱，账目不清。在法庭上，双方对几笔关键款项的日期、金额都对不上号。比如，长葛某下有限公司统计的几笔微信付款日期有误（2022年3月11日支付的5000元被记成2024年3月4日等），这些错误虽然当场更正了，但恰恰说明企业平时财务管理多么不规范。更严重的是，当长葛某下有限公司拿出2018年9月8日的销货清单，证明当天供应了价值17808元的货物并已收到17800元付款时，西华某上有限公司却坚称这17800元是支付以前的欠款，结果拿不出证据来支持自己的说法。

第二，关键凭证缺失，无法自证。西华某上有限公司声称2018年1月19日收到过一批货物，却拿不出收货凭证和付款记录；当长葛某下有限公司拿出有"付"字标注的销货清单时，西华某上有限公司又无法提供证据反驳。法院最终采信了长葛某下有限公司的证据，就是因为这些是"原始凭证"，而西华某上有限公司只有"口头说法"。

第三，混淆交易主体，搞不清和谁做生意。本案中，肖某（长葛某下有限公司法定代表人的父亲）一直参与对账，但买卖合同的主体是公司而非个人。一审法院明确指出，肖某、李某、刘某均不是买卖合同的相对方，主体不适格。很多企业老板习惯用个人账户收付款，导致公司财产与个人财产混同，一旦发生纠纷，既不利于证明交易事实，也可能让个人承担不必要的法律责任。

那么，企业该如何避免这种风险呢？给大家几点实用建议：

1. 建立规范的财务管理制度。每笔交易必须有完整的"证据链"：订单、发货单、收货单、发票、付款凭证缺一不可。建议使用正规的财务软件，不要靠"脑子记"或"手写小账本"。

2. 所有交易尽量通过公司账户进行。避免使用个人微信、支付宝或银行卡收付款，这样既能清晰区分公司与个人财产，又能在纠纷中提供有力证据。如果确实需要个人代收，必须有书面授权和明确备注。

3. 定期对账，及时确认。像本案中2024年1月13日的对账就非常关键，如果当时西华某上有限公司对账目有异议，应该当场提出并书面确认，而不是等到打官司时才说"没认可"。

4. 妥善保管原始凭证至少5年。很多企业以为小额交易不用留凭证，但本案中争议的正是几笔小额交易。法院特别强调：微信聊天记录可以作为证据，但必须配合原始单据使用，仅有聊天记录而无原始凭证，证明力会大打折扣。

5. 发现账目问题立即处理。本案中双方在2024年3月7日就因为同样的货款问题打过一次官司（后原告撤诉），如果当时能彻底厘清账目，就不会有第二次诉讼。

最后提醒各位企业经营者：做生意讲究"亲兄弟明算账"，规范的财务管理不是给自己找麻烦，而是对企业最好的保护。当纠纷发生时，法官不会听你"我觉得""我记得"，只会看"你有什么证据"。保留好每一笔交易的"证据痕迹"，才能在关键时刻守住自己的合法权益。