没签书面合同但有结算确认企业照样要付款-大冶承揽合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：承揽合同纠纷
案号：(2025)鄂0281民初2539号
审理法院：湖北省大冶市人民法院

二、案件事实及判决结果

案件事实：
2023年1月至2024年11月期间，大冶市某装有限公司根据大冶某发有限公司的要求制作印刷物料。大冶市某装有限公司分四次提交印刷物料验收清单及结算审批表：2023年4月提交2023年1-2月清单（8451元）；2024年3月提交2024年1-2月清单（19477.3元）；2024年10月提交2024年3-9月清单（13941.05元）；2025年1月提交2024年11月清单（1161.84元）。大冶某发有限公司相关负责人在4张结算审批表上均签字确认，且该公司内部审批平台显示付款审批已通过。大冶市某装有限公司已开具全部增值税专用发票，大冶某发有限公司已将部分发票用于增值税进项抵扣。大冶某发有限公司仅于2024年9月14日支付10000元，剩余33031.19元至今未付。

判决结果：
法院判令大冶某发有限公司在15日内支付大冶市某装有限公司33031.19元，并按一年期贷款市场报价利率1.5倍支付2025年1月26日至3月10日的逾期利息。

三、案例核心观点与风险防范建议

关键教训：签字确认+发票抵扣=铁证如山！
本案最值得企业警惕的是：没签合同不等于不用付钱。大冶某发有限公司辩称"双方无书面合同""未确认结算金额"，但法院直接用三样东西驳回了：
1️⃣ 负责人签字的结算单（等于公司认可金额）
2️⃣ 内部审批系统通过记录（等于公司走完审核流程）
3️⃣ 已抵扣的增值税发票（等于公司默认接受服务）

很多老板以为"没盖公章就不算数"，但员工签字+公司实际使用服务+抵扣发票，三者结合就是完整的证据链！法院明确说：口头约定+实际履行=事实合同，必须付款！

🚨 企业必须避开的3个"隐形炸弹"

💣 陷阱1：让员工随意签字
本案中，大冶某发公司员工在结算单上签字，公司就得认账。很多企业让前台、行政甚至实习生签收文件，却不知这些签字可能直接变成"欠款确认书"。
✅ 防范建议：

• 明确规定只有指定岗位人员（如财务总监、采购经理）可签署结算文件
• 所有结算单必须附带《付款审批单》，经3人以上签字才生效
• 定期培训员工："签字即担责"，非本人职责范围的文件坚决不签

💣 陷阱2：收到发票就抵扣却不付款
大冶某发公司把发票拿去抵税，等于主动告诉税务局"我认可这笔支出"，结果法院直接认定"公司默认债务成立"。现实中，很多企业为省税款先抵扣发票，却拖延付款，最后反被发票"套牢"。
✅ 防范建议：

• 财务部设立"发票拦截机制"：收到发票先核对服务是否完成、金额是否准确
• 与供应商约定："发票开具不等于验收完成"，在合同中写明"以验收单为准"
• 发现发票有误，48小时内书面通知对方作废，避免抵扣后无法反悔

💣 陷阱3：以为"先票后款"是惯例就不用留证据
大冶某发公司辩称行业惯例是"先开发票再付款"，但拿不出任何证据。法院直接说：没书面约定就按法律规定来，谁主张谁举证！
✅ 防范建议：

• 即使小额合作也用微信补个凭证："确认按先票后款执行，30日内付款"
• 保存历史付款记录（如过去10次都是先票后款的银行流水）
• 在订单备注栏写明："本单适用先票后款，发票送达后15日付款"

💡 给老板的终极提醒

"口头约定能省5分钟，打官司要赔5万块"
本案3万多元的欠款，因缺少1份合同+规范审批，让企业额外赔上诉讼费、利息和时间成本。真正的省钱，是花10分钟签合同，而不是花10个月打官司！

立即行动清单：

1. 本周内梳理所有"口头合作"项目，补签简易确认单
2. 在财务制度中加入"三不抵扣原则"：
   ⛔ 无验收单不抵扣 ⛔ 金额存疑不抵扣 ⛔ 超期未付款不抵扣
3. 给业务员配发《签收风险告知卡》：
   "签字前必问三句：谁授权的？金额核对吗？公司流程走完了吗？"

记住：商业社会中，每一次签字、每一张发票、每一次付款，都是法律证据。规范小动作，才能避开大风险！