员工采购货款应由公司承担个人无需担责-界首买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)皖1282民初1163号
审理法院：安徽省界首市人民法院

二、案件事实和判决结果

肖某是界首市某管理有限公司的员工，负责采购工作。2024年8月至11月期间，某管理有限公司多次从界首市某食品经营部购买冷冻食品，货款共计61645.25元。2024年11月14日，某管理有限公司向某食品经营部支付货款5000元。2024年12月23日，某食品经营部通过微信向肖某发送四张《付款通知单》，确认剩余未付货款为56645.25元，肖某对该剩余未付货款予以确认。后某管理有限公司未支付剩余货款，某食品经营部向法院提起诉讼，要求某管理有限公司和肖某共同支付货款及利息。

法院判决结果很明确：责令某管理有限公司在判决生效后十天内支付某食品经营部货款56645.25元及利息；同时驳回某食品经营部对肖某的全部诉讼请求。

三、案例核心观点与企业法律风险防范

这个案子看似简单，却揭示了一个很多企业老板经常忽视的"坑"：当员工以公司名义采购时，货款到底该谁付？法院给出了明确答案——只要员工是在履行工作职责，这笔钱就该公司掏，员工个人不用背锅！

为什么肖某不用赔钱？

因为法院认定：肖某作为采购员联系供货商、确认货款的行为，属于"职务行为"。就像快递员送快递时撞了人，责任由快递公司承担一样，员工在工作范围内做的事，法律后果都由公司"兜底"。这在《民法典》里有明确规定。

企业应该注意哪些风险？

1. 采购人员管理要规范
   别以为让员工"随便买点"就完事了！必须书面明确每个人的采购权限：谁可以买、能买多少钱的货、需要谁审批。最好用公司抬头的采购单，别让员工用个人微信随便下单。本案中某食品经营部正是靠微信记录才赢了官司，万一供应商把聊天记录删了呢？

2. "口头约定"风险大
   很多小企业觉得"熟人买卖不用签合同"，但本案告诉我们：就算没签合同，只要有送货单、付款记录、微信确认等证据，法院照样认定交易有效。建议超过5000元的采购一定要签书面合同，写清楚产品、价格、付款时间。

3. 员工离职要"断后路"
   员工离职时，务必发书面通知给所有供应商："某某已离职，今后他的采购行为与我司无关"。否则前员工继续"以公司名义"买东西，公司还得买单！去年就有企业因此多付了20多万货款。

4. 对账确认要留痕
   本案中肖某在微信里确认欠款是关键证据。企业财务应养成习惯：每月和供应商核对账目，通过公司邮箱或盖章的对账单确认，别只靠员工个人手机沟通。建议用"公司账号+员工姓名"的方式发确认信息。

5. 新员工培训别省事
   曾有公司业务员误把"个人采购"写成"公司采购"，导致自己被供应商告上法庭。务必让新员工明白：工作群聊采购要标注"代表XX公司"，私人微信谈生意必须说清"这是我个人行为"。

特别提醒：很多老板以为"员工用个人银行卡付货款就是个人行为"，这是大错特错！本案中某管理有限公司就是通过公司账户付了5000元，直接"坐实"了公司采购的事实。所有公司采购必须用对公账户结算，这是最有力的责任归属证明。

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