微信订合同不保留完整证据企业可能损失货款-仙桃定作合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：定作合同纠纷
案号：(2024)鄂9004民初4971号
审理法院：湖北省仙桃市人民法院

二、案件事实及判决结果

湖北某制品公司经营范围为纸塑制品加工销售以及其他印刷品印刷。杨某系湖北某制品公司法定代表人，施某系天门某食品公司股东。2019年5月始，施某以微信名"口口香食品"通过微信方式与杨某磋商定作月饼包装袋的规格与型号等。施某通过微信于2019年6月2日向杨某支付3000元定作款。湖北某制品公司分别于2019年6月22日、2019年6月30日、2019年7月18日向天门某食品公司交付包装袋，包装袋的价款共计44317.75元。此后，湖北某制品公司多次向天门某食品公司催讨定作款均未果。

法院判决：天门某食品公司需向湖北某制品公司支付定作款41317.75元及逾期付款违约金（以41317.75元为基数，从2023年7月13日起至付清之日止，按年利率3.55%计算），驳回湖北某制品公司的其他诉讼请求。

三、案例核心观点与法律风险提示

这个案例看似简单，却揭示了企业日常经营中常见的法律风险——通过微信等即时通讯工具订立合同时，不注意保留完整证据链可能导致无法全额收回货款。

关键教训一：微信沟通可以作为合同依据，但必须保留完整记录

本案中，法院认可了施某通过微信与杨某磋商定作包装袋的行为，说明微信聊天记录可以作为合同订立的证据。但很多企业只保留对自己有利的片段，导致证据不完整。例如，湖北某制品公司主张货款总额为44776.25元，但因一张送货单无收货人签名且无其他证据印证，法院只支持了44317.75元中的41317.75元。企业通过微信订货时，一定要保存完整的聊天记录，包括产品规格、价格、交货时间等关键内容，并确保对方身份明确。

关键教训二：送货必须有规范签收，否则难以证明已交货

本案中，法院对5张送货单的处理截然不同：有施某签名的送货单全部被采信；3张收货人签名一致的送货单，因结合微信记录能互相印证也被采信；但无收货人签名的送货单则被法院直接否决。这告诉我们，送货单就是"钱证"，没有规范的签收流程，企业很难证明货物已交付。建议企业：1)要求收货人当面签收并注明身份；2)对长期合作客户，可提前签订《授权签收协议》明确哪些人员有权签收；3)对无法当面签收的，可通过微信、邮件等方式即时确认收货。

关键教训三：付款期限不明确，企业将丧失部分利息收益

湖北某制品公司主张从2019年7月19日起计算利息，但因双方未约定付款时间，法院只能从企业起诉之日(2023年7月13日)开始计算利息。这意味着企业白白损失了近4年的资金占用成本。建议企业在订立合同时，一定要明确约定付款期限，比如"货到后30日内付款"，避免因约定不明而丧失应得的利息收益。

关键教训四：股东不等于公司，不能直接向股东追债

湖北某制品公司试图证明施某是"实际控制人"以追究其个人责任，但法院只认可施某是股东的身份。很多企业主误以为"谁在跟我谈业务，谁就要负责付款"，但实际上，合同责任在公司而非个人(除非有特殊情形)。与企业交易时，务必确认对方是以公司名义签约，并保留公司盖章的合同或授权文件。

给企业的实用建议

1. 电子证据"三步保存法"：与客户通过微信、QQ等沟通时，定期将聊天记录导出备份(截图+录屏)，标注时间、参与人身份；对重要约定，要求对方发送文字确认而非仅语音；大额交易建议补充书面合同。

2. 送货"双保险"原则：除了纸质签收单，当天通过微信向客户发送"已送达XX产品，数量XX，请确认"，并保留客户回复记录。对大客户，可签订《送货签收规范协议》。

3. 合同必备条款：无论交易多小，至少约定：①产品规格数量；②价格及含税情况；③交货时间地点；④付款期限；⑤违约责任。可通过简单模板实现，避免口头约定。

4. 定期"债权体检"：每季度梳理应收账款，对逾期30日以上的，立即发送书面催款通知(微信+邮寄)，保留送达证据，避免像本案一样拖延4年后才起诉，导致利息损失。

本案警示我们：在"微信就是办公室"的今天，企业必须把电子证据管理纳入日常风控。看似繁琐的步骤，恰恰是保障企业"钱袋子"安全的关键防线。一次规范的操作，可能避免数万元的损失。

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