员工采购未签合同公司也要担责-铁山买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)鄂02民终778号
审理法院：湖北省黄石市铁山区人民法院

二、案件事实与判决结果

江西某乙公司承接了大冶市某中心卫生院整体搬迁项目工程，曹某加系该公司仓库保管员，负责签收货物，黄某系该公司材料员（采购员），负责采购工程所需建材。2022年，因案涉项目工程建设需要，黄某开始向成某经销部采购电缆线、砂浆网、地膜等建材。双方交易流程为，黄某根据江西某乙公司采购计划向成某经销部业务员吴某英报计划，吴某英报价，黄某确认金额后，吴某英制作送货单向项目工地送货，货到后由曹某加等人核对货物数量及金额，确认无误后，曹某加或该公司其他工作人员在该次送货单上签名。因江西某乙公司采购的系零星建材，且每次采购金额不大，双方遂待交易金额累计一段时间后，成某经销部再派工作人员与曹某加对账。双方共同确认金额后，成某经销部向江西某乙公司开具增值税普通发票交由黄某，黄某将发票并附上送货单向江西某乙公司申请报销，江西某乙公司审批通过后将货款支付给黄某，再由黄某向成某经销部付款。自2022年至2024年6月7日，双方按上述交易习惯对账三次，成某经销部向江西某乙公司分别开具了金额为26168.50元、17144元、29782元的增值税普通发票交给黄某，后江西某乙公司退货1110.50元，双方实际交易金额为71984元。2024年6月23日，曹某加、黄某共同出具《欠条》一张，确认江西某乙公司欠付成某经销部货款71984元。

法院判决结果：江西某乙公司需在十日内支付成某经销部货款71984元及逾期利息（自2024年6月23日起算至付清之日止，按一年期贷款市场报价利率计算），江西某甲公司对江西某乙公司的付款义务承担补充责任。二审法院驳回上诉，维持原判。

三、案例核心观点与风险防范指南

很多企业老板看到这个案子可能会惊讶："我们没签合同，凭什么要付钱？"但法院的判决给出了明确答案：员工代表公司采购，即使没有书面合同，公司也必须买单！

这个案例揭示了一个企业经营中的常见误区——认为只有盖了公章的合同才具有法律效力。实际上，法律更看重的是"事实行为"而非"形式合同"。在这个案例中，法院认定买卖关系成立的关键点有三个：

1. 员工身份与职责明确
黄某是采购员，曹某加是仓库管理员，他们的日常工作就包括采购和收货。当黄某向供应商下单、曹某加在送货单上签字时，这就是在履行公司赋予的职责，相当于"公司自己在买东西"。法院认为："黄某的身份为采购员，负责采购建材，而曹某加系库管员，其在送货单上签名亦是履职行为"。

2. 交易流程形成完整证据链
虽然没有正式合同，但送货单、对账记录、发票和欠条构成了完整的交易证据链。特别值得注意的是，两名员工共同出具的欠条，相当于公司对债务的确认。企业往往忽视这些日常单据的法律意义，但它们在纠纷中就是"铁证"。

3. 法律默认付款期限
很多企业以为"没约定付款时间就可以慢慢付"，这是大错特错！《民法典》明确规定：收货时就应当付款。本案中，法院指出"买受人应当在收到标的物的同时支付"，逾期不付就要承担利息损失。所以，即使没签合同，拖延付款也会产生额外成本。

企业风险防范四要点：

第一，管好你的"采购权"

• 明确规定哪些员工能采购、采购金额上限是多少（如：普通员工5000元内可自决，超过需部门经理审批）
• 建立采购授权公示制度，让所有供应商清楚知道谁有采购权
• 员工离职时立即书面通知常用供应商，避免"前员工继续以公司名义采购"

第二，小交易也要留痕迹

• 零星采购使用简易采购单，至少包含：物品名称、数量、单价、总金额、采购人签字
• 要求收货人当场核对并在送货单上签字确认
• 每月定期对账，保留双方确认的书面记录

第三，别让"欠条"成为定时炸弹

• 员工个人出具的欠条可能被认定为公司债务，必须建立严格的债务确认流程
• 任何债务确认必须加盖公司公章或财务章，禁止员工以个人名义出具欠条
• 对长期合作的供应商，建议每年签订框架协议，明确交易规则

第四，分公司不是"挡箭牌"
本案中，江西某乙公司（分公司）欠款，江西某甲公司（总公司）也要承担责任。母公司必须：

• 对分公司的采购行为进行有效监管
• 建立统一的采购审批系统
• 定期审计分公司的合同履行情况

很多企业吃亏就吃在"图省事"上：觉得小额采购不用签合同、口头说说就行、让员工"先垫付再报销"。但一旦发生纠纷，这些"省事"的做法反而会带来大麻烦。本案中，如果江西某乙公司当初规范了采购流程，完全可以通过简单的内部审批避免这场诉讼，更不会白白多付1300多元的逾期利息。

作为企业法律顾问，我经常看到类似案例——一家公司因为几十元的零星采购没留凭证，最后被供应商追讨上万元货款。法律不保护"我以为"，只认可"我有证据"。建议企业每月花1小时梳理采购流程，就能避免90%的类似风险。

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