规范合同管理与员工授权可避免企业额外债务风险 - 林州买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)豫0581民初2597号
审理法院：河南省林州市人民法院

二、案件事实及判决结果

2023年5月1日，林州市某作为供货方，与作为购货方的林州市某有限公司签订了《食堂供货协议书》。协议约定有效期自2023年5月1日至2024年4月30日。协议落款有林州市某公章、授权代表孙某签名与林州市某有限公司公章。"结算方式：周某"内容是林州市某有限公司工作人员苗某手写在落款之后。林州市某有限公司认可苗某系公司工作人员，但辩称苗某书写"周某"的内容是未经公司授权的。

2024年5月1日，双方又签订了新《食堂供货协议书》，有效期自2024年5月1日至2025年4月30日。"结账方式：周某"内容也是苗某手写在落款之后，且负责人王某乙签名是苗某代签。林州市某有限公司认可苗某是公司工作人员，但辩称苗某书写"周某"的内容是未经授权的，且王某乙没有在协议上签名。

2024年12月4日，林州市某经营者的丈夫孙某与林州市某有限公司法定代表人韩某的聊天记录显示，林州市某方发送照账图片，内容显示截至2024年11月30日，林州市某有限公司共下欠货款219906元，林州市某有限公司回复"是的"。林州市某有限公司在庭审中对聊天记录无异议。

2025年1月6日，林州市某有限公司向林州市某方发送供货老台账，显示欠款余额为125275元；同日发送供货新台账，显示欠款余额为54631元。

2025年3月14日，林州市某有限公司再次发送供货老台账，详细列明了欠款变化情况。同日，孙某与韩某的聊天记录确认最终欠款总数为169906元（54631+115275）。

法院判决林州市某有限公司于判决生效之日起十日内支付林州市某货款169906元及逾期付款违约金10000元，并承担案件受理费1949元和保全申请费1370元。

三、企业法律风险防范要点

这个看似简单的"欠钱还钱"案例，其实暗藏多个企业法律风险点，值得所有企业警惕：

1. 员工未经授权行为可能被认定为企业行为

本案中，苗某作为公司员工，在合同上手写添加"结算方式：周某"，虽然公司声称"未经授权"，但法院仍认定该条款有效。这是因为：当员工在工作职责范围内（如处理合同事务）的行为，即使没有明确授权，也可能被认定为"职务行为"，企业需为此负责。

企业应对措施：

• 建立明确的《员工授权管理制度》，明确规定哪些事项必须书面授权
• 对合同关键条款（如付款方式、违约责任）的修改，必须经法定代表人或授权负责人签字确认
• 定期对员工进行合同管理培训，避免"随手写"引发大问题

2. 微信聊天确认债务具有法律效力

本案中，法定代表人韩某在微信中对欠款数额的确认"是的"，成为法院认定债务的关键证据。现在很多企业习惯用微信沟通工作，但往往忽视这些聊天记录的法律效力。

企业应对措施：

• 规范企业微信使用：重要商务沟通尽量使用企业邮箱或正式函件
• 对涉及金额、债务等关键事项，避免在微信中做确认性表态
• 如已在微信中确认债务，应尽快形成书面补充协议，明确约定细节

3. 即使合同没约定，逾期付款也要承担违约金

林州市某有限公司辩称"合同上没有约定按周结算"，但法院仍支持了10000元的逾期付款违约金。这是因为根据法律规定，即使合同没有明确约定逾期付款责任，违约方也需承担相应赔偿。

企业应对措施：

• 在合同中明确约定付款时间、逾期付款违约金计算方式（如"每日万分之五"）
• 建立应收账款预警机制，避免因拖延付款产生额外成本
• 对长期合作客户，也要规范结算流程，不能因"熟人关系"而放松管理

4. 合同签署过程不规范埋下隐患

本案中出现了代签法定代表人姓名、手写添加条款等不规范操作。这些看似"小事"，在纠纷发生时可能让企业陷入被动。

企业应对措施：

• 严格执行"谁签字、谁负责"原则，避免代签行为
• 合同修改必须使用规范方式（如加盖骑缝章、签署补充协议）
• 重要合同签订后，应由法务或专业顾问进行合规审查

特别提醒：很多企业认为"小买卖不用太较真"，但本案中正是因日常小额交易的管理疏忽，最终导致企业额外支付1万元违约金。无论交易金额大小，规范的合同管理都是企业风险防控的第一道防线。

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（本文解读基于真实案例，为保护当事人隐私，已按规范隐去具体名称）