企业员工借款管理混乱易引发财务纠纷-林州不当得利纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：不当得利纠纷
案号：(2024)豫0581民初4577号
审理法院：河南省林州市人民法院

二、案件事实

杨某原系林州市某下物业服务有限公司员工，担任办公室主任的职务。杨某向林州市某下物业服务有限公司名下用电账户缴费共计213380.42元，其中向5124640242账户缴费143037.22元、向5288739101账户缴费6056.38元、向5288744790账户缴费14650.72元、向5170775606账户缴费49336.1元、向5158679737账户缴费300元。

2021年12月至2022年4月，杨某陆续以交纳水车园小区公共照明电费备付金的形式从林州市某下物业服务有限公司借款共计177100元。因林州市某下物业服务有限公司名下5124640242用电账户还代缴林州某上集团有限公司的临时用电，杨某还收取了某甲公司临时用电费用，其中收取王某平转账1825.6元、殷某超转41766.27元、郭某增转账19219元。林州市某下物业服务有限公司提交郭某增的收电费记录及手写记录，其中手写记录显示"2022年3月28号下午，交杨某现金2242元，转账9055元，转账164元，2022年2月9号转10000元，临时电费已清。"杨某否认收到郭某增现金电费2242元。

2023年1月16日，杨某向林州市某下物业服务有限公司转款7771.03元，林州市某下物业服务有限公司记账为"收杨某借款"。2023年11月23日，杨某向林州市某下物业服务有限公司转款20051元。

杨某提交向时任林州市某下物业服务有限公司负责人的李某禄转款2300元、向林州市某下物业服务有限公司员工王某川转款2000元的转账记录。杨某另提交向微信名称为"河南洹上村园林"转账1000元、向"安静之星"转账260元、向"林州市某下百货商场晓经名表经营部"转账300元、向"苏苏日化"转账248元、向"林凡换锁"转账400元、向"林州市某下珠宝饰品店"转账345元、向靳某强转账570元、向张某转账1000元（后退回150元），共计证明其为公司办理绿化、福利、防疫物品、换锁等其他事务。

原、被告均陈述，杨某于2024年1月18日起不再到林州市某下物业服务有限公司上班。

判决结果：林州市人民法院驳回了林州市某下物业服务有限公司的诉讼请求，认为杨某实际支出费用已大于从公司取得的款项，公司要求返还61093.29元的主张没有事实依据。

三、案例核心风险提示

这个案例看似是简单的"员工欠公司钱"的纠纷，实则暴露了企业管理中最常见的"财务黑洞"。很多老板可能觉得："员工用公司钱办事，回头拿发票报销就行"，但现实往往不像想象中那么简单。

核心问题出在哪儿？

1. 借款像"糊涂账"：公司让杨某借款17万多交电费，却没建立清晰的借款台账。就像你借朋友1000块钱，只说"回头还"，没写借条也没记账，时间一长谁记得清？

2. 代收费用管理混乱：杨某不仅交自己公司的电费，还代收了某甲公司的钱。但公司没规定"代收必须当天入账"，也没要求提供正规收款凭证。结果争议发生时，公司拿不出有力证据证明哪些钱该还。

3. 现金交易埋隐患：郭某增说给过杨某2242元现金，但只有手写记录。法院为啥不认？因为现金交易难核实，就像你给同事500块现金说"这是报销款"，没凭证谁信？

4. 杂项支出无规范：杨某为公司垫付了换锁、买防疫物资等费用，但公司不认账。问题出在——公司没规定"垫付要先审批"，也没明确"什么票据能报销"，导致员工好心办事反被当"占便宜"。

企业如何堵住这个"财务漏洞"？

• 借钱必留痕：员工因公借款，必须填写《借款申请单》，写明用途、金额、预计还款时间，经负责人签字后才能打款。就像公司版的"借条"，简单却管用。

• 代收代付走公账：需要员工代收款项的，统一使用公司账户收款，或要求对方直接转账至公司账户。必须员工代收的，当天必须开具公司收据并入账。

• 报销有规矩：制定《费用报销制度》，明确：

  • 什么情况能垫付（如"紧急维修需200元内可垫付"）
  • 需要什么凭证（如"500元以上必须用公司转账"）
  • 报销时限（如"费用发生后7日内提交"）

• 定期对账不拖延：每月末财务主动与员工核对借款余额，就像银行发"对账单"。发现异常及时处理，别等员工离职才想起来"他还欠公司钱"。

特别提醒：很多企业败诉不是因为员工真的占便宜，而是公司自己管理太松散。法院判案讲究"证据说话"，你拿不出清晰记录，再有道理也赢不了官司。

企业经营如行舟，财务规范是压舱石。一次疏忽可能带来数万元损失，而一套简单制度就能避免。别等到对簿公堂才后悔"当时要是...".

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