企业仅凭交易凭证复印件主张货款可能败诉-谷城买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：买卖合同纠纷
案号：(2024)鄂06民终2035号
审理法院：湖北省谷城县人民法院（一审）、湖北省襄阳市中级人民法院（二审）

二、案件事实及判决结果
谷城某甲建筑工程有限公司（以下简称某甲公司）经营道路货物运输、土石方工程施工等业务。湖北某隆水泥制品有限公司（以下简称某隆公司）经营商品混凝土、水泥制品制造销售业务。2019年上半年，双方建立业务关系：由某甲公司向某隆公司供应沙石料，某隆公司支付货款。双方约定每月对账，某甲公司开具增值税发票，某隆公司预付部分货款后，对未付款项出具"证明条"作为结算凭证。

2019年至2021年11月期间，某甲公司持续供货。经多次结算，某隆公司累计欠款812834.20元。2021年11月30日，某隆公司财务人员王某向某甲公司出具证明条，载明："证明<812833元>，收张某石子、沙一批，金额：捌拾壹万贰仟捌佰叁拾叁元，<符质量检验合格后重新核对>谷城公司：王某，2021.11.30"。后某甲公司不慎遗失该证明条原件，仅持复印件向某隆公司索要货款。某隆公司以"需提供原件"为由拒绝支付，某甲公司遂起诉要求支付812833元货款。

一审法院支持了某甲公司的诉求，判决某隆公司支付货款。但二审法院撤销一审判决，驳回了某甲公司的全部诉讼请求，并判决其承担一、二审全部诉讼费用（合计23856元）。

三、核心风险警示：复印件≠有效证据！
这个案例给所有企业敲响警钟：交易凭证的原件保管不当，可能导致巨额货款"打水漂"。

二审法院一针见血地指出关键问题：

"书证应当提交原件。复印件要作为有效证据，必须满足两个条件之一：有其他材料相互印证，或对方明确认可内容。"

本案中，某甲公司吃了三大亏：

1. 孤证难立：仅提供证明条复印件，却无法证明发票已交付（某隆公司否认收到）、录音无法核实身份（"王女士是不是财务总监？"存疑）；
2. 行为反常：证明条2021年11月出具，2023年2月才首次联系对方，期间仍继续供货，与"急着要钱"的常理不符；
3. 交易习惯≠法律证据：虽然双方长期用"证明条"结算，但习惯不能替代法律要求的证据形式——当对方否认时，复印件毫无胜算。

企业必须立即行动：
✅ 建立"三专"保管制度：专人负责、专柜存放、专项登记每份合同、送货单、对账单、发票。重要凭证至少保存5年（诉讼时效通常3年，但证据链越完整越好）；
✅ 电子备份≠原件替代：手机拍照、扫描存档虽好，但必须同步保管纸质原件。法院明确要求"提交原件确有困难"才可用复印件；
✅ 对账必须"双确认"：每月通过书面《对账单》确认欠款，要求对方加盖公章+负责人签字（仅财务章可能不被认可）；
✅ 发现遗失马上补救：如凭证丢失，24小时内联系对方重新签署《欠款确认书》，避免"拖到诉讼才着急"的致命错误。

📌 特别提醒：很多老板认为"我们合作多年，他不可能赖账"。但本案中，某隆公司正是利用"你没原件"这一漏洞反诉成功——法律只看证据，不看交情！

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