员工采购未签合同公司仍需付款-老河口买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2017)鄂0682民初720号
审理法院：老河口市人民法院

二、案件事实及判决结果

2014年3月至2014年5月期间，老河口市上某有限公司因进行粮库和厂区道路建设，时任公司监事尚某敏，通过第三人刘某威介绍，与王某琴达成协议，老河口市上某有限公司建设用水泥从王某琴处购买，所购水泥由王某琴负责送至老河口市上某有限公司厂区。每次送货后，由老河口市上某有限公司单位工作人员柏春燕或尚安田出具收到水泥的收据。2016年6月21日，经尚某敏与王某琴结算，共购买325号水泥216吨，425号水泥395吨，合计折款315760元。2016年6月27日，老河口市上某有限公司股东会决议，免去张莉执行董事、法定代表人职务；免去尚某敏监事职务。决定李某豹担任公司执行董事、法定代表人，李小刚担任公司监事。王某琴索要所欠水泥款无果后，于2017年4月1日诉至法院。

一审法院判决老河口市上某有限公司支付王某琴水泥款315760元，并自2017年4月1日起按照年利率6%支付逾期付款利息。老河口市上某有限公司不服提起上诉，但二审法院维持原判，仅将责任主体变更为更名后的老河口市凯某有限公司，判决该公司向王某琴支付下欠的水泥款315760元及相应利息。

三、企业如何防范此类法律风险

这个案例看似简单，却给很多企业敲响了警钟：即使没有签订书面合同，员工以公司名义采购，公司也可能要买单！为什么老河口市凯某有限公司会输掉官司？关键原因有三点：

第一，"谁签字谁代表公司"的误区要不得
尚某敏作为公司监事负责基建工作，他让王某琴送水泥到公司，公司员工柏春燕和尚安田签收了货物。虽然公司后来辩称"这些水泥可能用到了尚某敏自己另外开的公司"，但法院认为：尚某敏当时是负责公司基建的，他让供应商把货送到公司场地，员工签收了，这就是代表公司行为。法律明确规定：公司员工在其职权范围内做的事，公司就得负责，内部怎么分工不能对抗不知情的供应商。

第二，口头协议+收货条=事实合同
很多老板觉得"没签合同就没事"，这是大错特错！王某琴虽然没有和公司签书面合同，但她有送货单、有员工签收记录、有尚某敏确认的结算单，这三样东西串起来，就形成了完整的证据链，足以证明买卖关系存在。法院认定这就是事实上的买卖合同，公司必须付款。

第三，人员变动不通知=风险炸弹
尚某敏2016年6月被免去监事职务，但公司没有及时通知供应商"这个人不能再代表公司采购了"。如果王某琴不知道尚某敏已经被撤职，还继续相信他是公司代表，公司就得为他之前的行为买单。就像你借了朋友的车，朋友把车卖了但没告诉你，你继续开这辆车出事，原车主可能还得承担责任。

给企业的三个救命锦囊：

1. 重要采购必须签合同
   不管是买水泥还是买办公用品，超过5000元的采购一定要签书面合同。合同里写清楚：采购人是谁、什么价格、怎么验收、怎么付款。别嫌麻烦，一张A4纸可能省下几十万损失。

2. 管好"签字权"，贴出"授权公示"
   明确哪些员工可以代表公司签收货物，制作《公司授权代表公示》，贴在公司门口，发给所有供应商。员工离职或调岗，第一时间发书面通知给合作方："自X月X日起，XX不再代表我公司进行任何采购"。

3. 收货流程要闭环
   建立"采购申请-送货单-验收单-入库单"四联单制度。送货单必须注明具体项目（如"XX项目水泥"），验收人要核对货物与订单是否一致。财务付款前必须检查四单齐全，缺一不可。建议用带公司抬头的专用收货单，避免员工随便拿张白纸签字。

特别提醒：很多小公司让老板亲戚当会计或仓管，这些人往往同时在其他关联公司工作。就像本案中的柏春燕和尚安田，既是上某公司的员工，又在尚某敏的其他公司任职。这种"身兼数职"最容易导致责任不清，务必建立独立的收货记录系统，明确区分不同公司的业务。

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