合同履行不保留证据将承担败诉风险-界首服务合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：服务合同纠纷
案号：(2024)皖1282民初5668号
审理法院：安徽省界首市人民法院

二、案件事实与判决结果

2015年4月30日，界某农业委员会（采购人、甲方）与广东南方某科科技股份有限公司（供应商、乙方）、颍南街道办事处（实施乡镇街道、丙方）签订《界首市农村土地承包经营权确权登记颁证专业测绘技术服务项目合同书》，合同约定：项目涉及颍南街道办事处7个行政村，测绘面积以实际测量为准；单价为每亩13.05元；付款方式为中期验收后付40%、项目完成后付30%、通过省市验收后付20%，余下10%作为质保金一年后支付；项目应于2015年10月31日前完成。

2017年1月25日，安徽省农村土地承包经营权确权登记颁证界首市成果检查验收报告载明：界首市验收评分92.58分，评定为"优秀"档次，通过省级检查验收。

2022年11月30日，广东南方某科科技股份有限公司申请工程款，称完成确权登记颁证4250户，面积12854.6亩。颍南街道办事处审核确认：实际完成4250户、面积12854.6亩，但全部经营权证书打印时农户耕地四至打错，由颍南街道自行更正，同意支付扣除证书费用后的剩余工程款。界某农业农村局已支付工程款99180元。

法院判决结果：一审判决界某农业农村局支付广东南方某科科技股份有限公司工程款51797.25元；驳回其他诉讼请求。二审驳回界某农业农村局上诉，维持原判。

三、核心风险提示：企业合同管理的"三大致命伤"

1. "我以为你记得"——关键事实无书面确认
本案中，界某农业农村局上诉称实际测量面积错误、未通过省级验收，但法院发现：

• 颍南街道办事处2022年11月30日已书面确认测量面积，而政府部门拿不出相反证据
• 2017年就有省级验收"优秀"报告，政府部门竟在法庭上否认已知事实

⚠️ 企业警示：

• 任何工程量确认、验收结果、付款节点，必须让对方签字盖章确认（如本例中街道办事处的审核意见）
• 切勿说"反正对方知道"，口头确认等于没确认！建议采用三步确认法：
  ① 现场测量时双方人员签字
  ② 3日内发送书面确认函
  ③ 重要节点制作《履行情况确认书》

2. "证据随手扔"——合同档案管理混乱
界某农业农村局二审提交的"支付情况统计表"被法院认定为"单方制作"，原因竟是：

• 没有银行回单等原始凭证佐证
• 与一审自认的付款金额矛盾

⚠️ 企业警示：

• 必须建立"合同档案三件套"：
  ✅ 原始凭证（发票、收据、银行流水）
  ✅ 履行记录（进度表、验收单、会议纪要）
  ✅ 往来文件（邮件、函件、确认书）
• 重点保存对方确认类文件（如本案中街道办事处的审核意见，直接成为定案关键）

3. "问题捂着拖"——瑕疵处理不及时
虽然证书四至图全部打错，但法院对10%质保金"暂不予处理"，因为：

• 双方都拿不出损失具体金额
• 拖到2022年才在审核意见中提及

⚠️ 企业警示：

• 发现合同履行问题必须24小时内书面通知对方
• 采用"123原则"：
  ① 1天内发《问题告知函》
  ② 2周内协商损失计算方式
  ③ 30天内形成书面处理协议
• 切忌等到打官司才说"当初有问题"，此时证据早灭失了！

四、给企业的实操建议

✓ 今天就能做的3件事

1. 清理现有合同：找出近2年未签字确认的验收单、工程量清单，30天内补签
2. 建立"合同档案盒"：每个项目单独存放，按"签约-履行-验收-付款"顺序排列文件
3. 设置关键节点提醒：在手机日历标注"验收后7日""质保期满前15日"等时间

✓ 高风险行业特别注意

• 政府合作项目：必须要求政府方出具《工作确认函》（参考本案中街道办事处的审核意见）
• 技术服务类合同：在付款条款中明确"以甲方签字确认的测量报告为准"
• 分阶段付款项目：每期付款前必须取得《阶段性成果确认书》

最后提醒：本案中政府部门因证据不足败诉，损失的不只是几万元工程款，更是政府公信力。对企业而言，合同纠纷往往不是"谁对谁错"的问题，而是"谁的证据更扎实"的问题。法律不保护躺在权利上睡觉的人，更不保护把证据当废纸的人！

作为专注企业法律风险防控的团队，征和律师事务所提供极高的性价比法律顾问服务，特别推出"先试用满意后付款"模式——您可先体验1个月合同管理专项服务，确认效果后再决定是否长期合作。我们的服务不是"打官司的消防员"，而是"防风险的体检师"，帮助企业把法律风险消灭在合同签署前、履行中。

（本文由征和律师事务所企业法律顾问团队原创，转载请注明出处）