员工私下对账签字公司也要买单-桐城买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2021)皖08民终1157号
审理法院：安徽省安庆市中级人民法院

二、案件事实与判决结果

桐城某隆有限公司于2005年7月28日成立，经营范围主要是制罐，纸制品、塑料制品、铁制品包装生产、销售等业务。双方于2016年10月7日签订一份《产品购销合同》，约定了产品名称、商标、型号、数量、金额、交货地点、运输方式等。后期双方没有继续签订书面合同，但按照交易习惯多次送货。2018年5月8日南京某华有限公司的员工王某珠在桐城某隆有限公司制作的对账单上签字，确认截止2017年9月4日南京某华有限公司欠桐城某隆有限公司货款319753.88元（未扣除模具款33500元）。南京某华有限公司分别于2019年2月4日、5月10日、7月25日向桐城某隆有限公司汇款1万元、1.5万元、1万元，共计3.5万元。2019年9月17日桐城某隆有限公司发送催款函，确认欠款251268元。2019年9月24日王某珠在函件中承诺：9月底付款3-5万元，从10月开始每月付款4-5万元，春节前付清。之后南京某华有限公司又支付了4.5万元，但仍欠206268元未付。

法院一审判决南京某华有限公司支付桐城某隆有限公司货款206268元及利息。南京某华有限公司不服上诉，二审法院驳回上诉，维持原判，认定公司需为员工的职务行为承担责任。

三、核心法律风险提示

这个案例看似简单，却给企业敲响了警钟：员工私下签字确认的欠款，公司也得"认账"！

很多老板可能觉得："我公司员工自己签字的东西，又没盖公章，凭什么要我公司负责？"但法院判决明确告诉我们：只要员工是在工作范围内签字，公司就必须买单。

本案中，王某珠作为南京某华有限公司的员工，在对账单和催款函上签字确认欠款并承诺还款计划。虽然公司声称"没授权她对账"，但法院认为：

1. 王某珠确实是公司员工（有社保记录证明）
2. 她与对方公司沟通货款事宜（有微信记录为证）
3. 公司前期也按照她的承诺支付了部分款项

这三点充分证明她的行为是"职务行为"，公司必须承担后果。

企业如何防范此类风险？

1. 明确授权范围：不要以为"口头说说"就行。必须书面明确哪些员工有权对账、签收、承诺还款，其他员工无权处理此类事务。最好制作《授权书》并让客户知悉。

2. 规范对账流程：对账必须"双保险"——既要员工签字，也要加盖公司公章或财务专用章。不要让员工单独处理对账，避免"白纸黑字却无公章"的尴尬。

3. 定期核查往来：财务部门应每月核对与客户的交易情况，发现异常及时处理。本案中欠款累积到20多万才发现，为时已晚。

4. 保留完整证据链：送货单、签收单、付款凭证等要妥善保存。即使没有书面合同，这些单据也能证明交易真实存在。

5. 员工离职要及时通知客户：本案中王某珠可能已离职，但客户不知情仍与其对账。员工离职后，应立即书面通知所有业务伙伴。

特别提醒：很多企业觉得"都是老客户了，不用这么麻烦"，但正是这种"信任"最容易被利用。法律只看证据，不看"人情"。一次疏忽，可能让你多付几十万！

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