付款后不收回单据致企业被重复索款风险高-长垣买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2023)豫0783民初8036号
审理法院：河南省长垣市人民法院

二、案件事实及判决结果

王某于2017年8月29日至2018年10月9日向宏瑞商砼公司供应减水剂等货物，货物价值共计1905770.8元，宏瑞商砼公司共计向王某支付1904010.04元货款，下欠货款1760.76元未给付。

法院判决结果：长垣市宏某商砼有限公司需支付王某货款1760.76元，驳回王某其他诉讼请求。案件受理费3955元中，王某自行承担3900元，宏某商砼公司仅承担55元。

三、案例核心观点与风险防范提示

这个案例看似简单，却暴露了企业日常经营中极易忽视的"小漏洞"，最终导致企业差点多付40多万元！让我们来拆解其中的关键风险点：

1. 付款不收回单据=埋下重复索款隐患
宏某商砼公司的最大失误在于：支付货款后没有及时收回王某手中的"进货单粉联"。王某正是利用这些未收回的单据，声称这些货物"未付款"，试图让企业重复支付40余万元。法院最终只认可1760.76元欠款，但企业却因此卷入诉讼，白白支付时间、精力和诉讼成本。

企业应对措施：
✅ 建立"付款-收单"闭环流程：财务付款后必须立即收回对应单据并标注"已付款"
✅ 电子化管理：使用ERP系统自动标记已付款订单，纸质单据加盖"作废章"后归档
✅ 定期对账：每月与供应商核对未付款项，双方签字确认对账单

2. 证据自相矛盾=败诉的致命伤
王某在法庭上先是声称没收到20万元承兑汇票，后又改口"已收到"，这种自相矛盾的陈述让法官对其其他证据产生怀疑。最终法院只采信企业提供的付款凭证，认定欠款仅1700余元。

企业应对措施：
✅ 所有付款必须保留完整凭证：银行回单+承兑汇票复印件+签收记录
✅ 避免口头承诺：重要交易用书面确认，如"收到XX货物，金额XX元"
✅ 员工离职交接：确保经手人变更时，原始单据完整移交

3. 职务行为认定=企业责任不可推卸
虽然刘某是收料员，但法院认定其签字属职务行为，因此企业需承担付款责任（只是金额认定不同）。很多老板误以为"是员工个人行为，与公司无关"，这是危险误区！

企业应对措施：
✅ 明确授权制度：给采购/收货人员颁发书面授权书，列明权限范围
✅ 规范签收流程：要求"姓名+职务+公司名称"完整签字，如"刘某（采购部）"
✅ 新员工培训：入职即签署《职务行为承诺书》，明确越权行为责任

特别提醒：
本案中王某最终承担了3900元诉讼费（占总费用98%），就是因为其主张金额与事实严重不符。根据"谁主张谁举证"原则，如果企业能像宏某商砼公司这样完整保存付款记录，就能有效反击恶意诉讼。建议企业：

• 保存交易凭证至少5年
• 重要合同约定"单据收回条款"："供方收到货款后应立即交回原始单据，否则视为未付款"
• 每季度做一次"单据清理"，查漏补缺

四、专业法律顾问助您堵住管理漏洞

作为企业常年法律顾问，我们发现80%的合同纠纷都源于这些"小疏忽"。征和律师事务所特别推出企业合同风险防控套餐，通过标准化流程帮您建立"付款-收单-对账"全链条风控体系。我们的服务具有极高的性价比，更重要的是可以先试用满意后付款——首月免费体验合同审查、风险提示等核心服务，真正实现"零风险"选择专业支持。让您的每一次交易都清清楚楚，每一张单据都安安全全！