员工签字确认欠款公司必须还清，企业结算流程要规范 - 麻城修理合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：修理合同纠纷
案号：(2024)鄂1181民初6315号
审理法院：湖北省麻城市人民法院

二、案件事实与判决结果

麻城某修理厂专门修车，麻城某石业有限公司做石材生意。2022年到2023年10月，石业公司多次在修理厂赊账买机械零件。2024年7月22日，双方一算账，石业公司该付修理费113595元，已经付了42045元，还欠71550元没给。刘某和张某在结算单上签了字确认。后来这笔钱一直没付，修理厂只好去法院告状。

法院判决：麻城某石业有限公司必须把71550元欠款付给修理厂，但因为结算时没写清楚“拖欠要罚钱”，所以修理厂要的违约金没被支持。

三、核心观点与风险防范

这个案子说透了一个关键点：员工在业务单子上签字，公司就得兜底还钱！刘某说自己只是普通员工，法院为啥还判公司还钱？因为他在结算单上签字时，是在帮公司办事（比如核对账目），这叫“职务行为”——就像你让员工去超市买东西，钱得公司出一样。但同时，结算时没约定“拖欠要加收利息”，修理厂想多要点钱就落了空。

给企业的3个血泪教训（照着做能省大钱）：

1. 员工签字要“划清界限”：
   别让员工随便在单子上签字！比如刘某和张某，他们没写“代表公司”，也没留授权书，结果公司背锅。正确做法：

   • 让员工签字时，必须注明“代表XX公司”（比如写“麻城某石业有限公司授权代表：刘某”）；
   • 重要业务前，给员工发个简单的授权书（哪怕手机拍张照存档），避免个人被扯进债务纠纷。

2. 结算单要“写死违约责任”：
   本案修理厂吃了大亏——欠钱不还，连1分钱利息都没捞到。因为结算单只写了“欠71550元”，没写“超期不付要罚钱”。正确做法：

   • 每次结算都加一句：“如未按期支付，按每天0.05%加收违约金”（参考银行利息，法院肯定支持）；
   • 用手机拍下结算过程，或通过微信确认金额，留个“铁证”。

3. 赊账合作要“定期清账”：
   石业公司拖了快一年才结算，风险越滚越大。小企业最怕这种：

   • 赊账别超3个月，到期立刻发书面催款单（微信/邮件都行）；
   • 超过2次拖欠，直接暂停合作——别为“老客户”伤了自己。

真实风险就在身边：很多老板觉得“员工签字是小事”，等被告上法庭才傻眼。去年全国类似纠纷超2万起，企业败诉主因就是“签字模糊+条款缺失”。

作为企业法律顾问，征和律师事务所每天帮客户堵这类漏洞。我们的服务像“法律保姆”——极高的性价比（小企业年费不到万元），还能先试用满意后付款。不用懂法条，我们教您用3步法：签单写清责任、结算约定罚则、欠款自动预警，让您专注赚钱不踩坑。企业合规不是成本，是利润的保险箱！