员工未经授权采购公司仍需担责-黄冈买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)鄂1102民初2803号
审理法院：湖北省黄冈市黄州区人民法院

二、案件事实与判决结果

湖北某科科技有限公司是一家集生物农药研发、生物有机肥料研发、农作物栽培、农作物种子经营的公司。该公司有五位股东：周某刚持股60%、周某香持股10%、吴某持股10%、彭某珍持股10%、吴某珍持股10%。五位股东均在公司任职，彭某珍和吴某珍担任财务，吴某担任技术员，周某刚和周某香负责公司运营。因周某刚、周某香长期在陈策楼镇活动，在当地有一定知名度。

2022年初，周某香曾带吴某到黄冈市黄州区某洋电机修理部（经营者陈某某）购买货物，货款已结清。2022年11月24日至12月8日，吴某到该修理部赊购三次货物（包括水泵、角磨机等），并在记账簿上确认明细及价格，总金额1680元。2023年1月20日，陈某某向吴某催款，吴某微信回复"钱还没到位，公司今年太难没有分红"；2月20日，吴某又表示"某丙公司结账后就付款"。此后货款一直未付。

另查明，吴某曾以公司名义对外确认挖机费用。此前在另一起案件中，法院已认定吴某签字属职务行为，判决湖北某科科技有限公司支付38135元挖机费。

法院最终判决：湖北某科科技有限公司向某洋电机修理部支付货款1680元，驳回其他诉讼请求，案件受理费25元由该公司承担。

三、核心观点与风险防范建议

关键警示：员工采购行为可能被认定为职务行为，即使公司未盖章确认，也要"买单"！

本案最值得企业警惕的是：吴某作为股东兼技术员，仅凭个人签字赊购设备，公司就需承担1680元货款。法院判决理由很明确——
1️⃣ 身份特殊性：吴某是持股10%的股东并担任技术员，属于公司"重要人员"；
2️⃣ 行为关联性：采购的水泵等设备是公司农业生产的必需品；
3️⃣ 历史行为佐证：此前周某香带吴某采购已结清货款，且吴某在另案中也有类似职务行为；
4️⃣ 公司举证失败：公司无法证明货物由吴某个人使用。

企业必须做好的3道"防火墙"：
✅ 授权制度要"看得见"

• 明确哪些岗位有权采购（如"采购部经理可签单5万元以内"），制作《授权公示牌》放在前台；
• 员工对外签约时必须出具《授权委托书》，避免口头承诺。

✅ 签字流程要"卡得死"

• 规定所有采购单必须加盖"合同专用章"（公章不能随意使用）；
• 财务付款时严格核对：无授权人签字+公司盖章的单据一律不付款。

✅ 日常管理要"留痕迹"

• 建立采购电子台账，每周由老板签字确认；
• 员工离职时立即在工商系统更新备案，并向常合作单位发《告知函》；
• 重要业务用微信确认时，要求对方明确说"我是XX公司XX部门XX人"。

特别注意：本案中吴某微信说"公司没分红"成为关键证据！今后员工对外沟通，务必提醒他们避免说"公司""我们"等模糊表述，应说"我个人需要..."。

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