员工用自己公司给原单位提供服务经内部确认后必须付款-武汉服务合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：服务合同纠纷
案号：(2025)鄂01民终20222号
审理法院：湖北省武汉市中级人民法院

二、案件事实与判决结果

2024年5月14日，武汉某有限公司出具一份内部报告显示："某幕墙工程于2016年6月30日合同约定质保到期，施工队已超过质保期。我司收质量保证金时，翡翠海岸物业服务中心工程人员针对我司承接的外墙装饰工程项目进行全面检查，提出一些质量遗留问题...我司立即协调原施工队根据物业函件质量整改维修工作，根据维修清单报价161808元（含材料，税金），经商务审核金额为：132210.80元（含材料，税金）"。该报告落款处有承办人万某、武汉某有限公司商务经理卢某、完工工程管理员赵某签字及朱某的签字批示。卢某审核最终确认金额为128360元。

某乙公司提交的工作联系函显示，因某幕墙工程项目存在遗留问题需返修，某物业管理有限公司多次向武汉某有限公司发送工作联系函要求整改，2016年10月14日，武汉某有限公司回函称整改已经基本完成。

2024年5月22日，武汉某有限公司出具一份内部报告显示："某B2区AH041007地块幕墙工程于2016年3月30日验收，质量保修期截至时间为2026年3月30日止（质保期10年）...为配合工程结算办理，早日收回工程款，公司安排了上海某有限公司劳务人员配合进行了维修工作...维修费用，上海某有限公司报价含税金额355187.75元，商务审核含税金额为172885元"。该报告落款处载明承办人为万某并由武汉某有限公司商务经理卢某签字确认。卢某审核最终确认金额为172885.5元。

2021年11月3日及2022年1月5日，武汉某有限公司分别出具两份承诺书，载明因其承接的某B2区AH041007地块商业、办公楼项目存在问题需要返修，将会限期完成维修工作。

2024年5月14日，武汉某有限公司出具一份内部报告显示："广州某幕墙工程于2018年11月合同约定质保到期...拟安排了上海某有限公司进行维修排故，根据物业工作联系函维修工程量清单报价60444元（含税金），经商务审核金额为：45114元（含税金）"。该报告落款处有承办人万某、武汉某有限公司商务经理卢某、完工工程管理员赵某签字。卢某审核最终确认金额为43800元。

武汉某有限公司纪律检查委员会的调查报告显示，万某2013年10月入职武汉某有限公司，自2015年12月至2022年3月期间，万某以上海某有限公司名义与武汉某有限公司签订劳务合同，基本上为维修排故。调查认定万某存在个人违规事实，建议解除劳动合同。

法院最终判决武汉某有限公司向上海某有限公司支付维修费用345045.5元及逾期付款利息（自2024年6月1日起，按年利率3.45%计算至付清之日止）。武汉某有限公司不服上诉，二审法院驳回上诉，维持原判。

三、核心观点与风险防范

这个案例看似复杂，其实核心问题很简单：企业员工用自己开的公司给原单位提供服务，如果企业内部已经走完审批流程确认了费用，事后就不能以"这是员工本职工作"为由拒绝付款。

法院为什么判武汉某有限公司败诉？关键在于三点：

1. 企业自己盖章确认了债务：武汉某有限公司的内部报告上有商务经理卢某、完工工程管理员赵某等多人签字，最终确认了维修金额。这就相当于企业自己认账了，不能事后反悔说"这不是合同"。

2. 员工双重身份不影响合同效力：万某虽然是武汉某有限公司的员工，同时又是上海某有限公司的法定代表人，但法院认为这是两个不同的法律关系。企业员工为公司工作是一回事，员工用自己公司与公司签订服务合同是另一回事。只要服务真实提供，且企业内部流程确认了，就必须付款。

3. 诉讼时效未过：武汉某有限公司说维修是2017年、2019年、2021年做的，早就过了诉讼时效。但法院认为，万某作为承办人是在2024年5月才向公司主张支付维修款，公司也是在这个时候审核确认的，所以诉讼时效应从2024年5月起算，根本没过期。

企业如何避免这种风险？

1. 管好你的审批流程：很多企业败诉就是因为内部审批太随意。建议：

   • 设立明确的审批权限表，比如5万以下部门经理批，5-20万分管领导批，20万以上总经理批
   • 实行"经办人不能审批自己提交的申请"原则
   • 所有维修、服务类支出必须有三方确认：经办人、使用部门、财务部门

2. 建立关联方交易防火墙：

   • 要求员工申报自己及亲属控制的企业信息
   • 涉及员工关联公司的交易，必须额外提交《利益冲突声明》
   • 大额交易建议找第三方做价格评估，避免被认定为虚假交易

3. 及时处理应付款项：不要拖着不付钱。本案中如果武汉某有限公司在2024年5月确认费用后及时付款，就不会产生利息损失。建议：

   • 设立应付款台账，每月清理一次
   • 对超过3个月的应付款，必须说明原因并经财务总监签字

4. 保存完整证据链：

   • 维修前：保留问题确认单、维修方案
   • 维修中：保留施工记录、现场照片
   • 维修后：保留验收单、结算单
   • 所有文件至少保存5年，重要的保存10年

特别提醒：很多老板有个误区，认为"员工做的就是公司的事"。但法律上，如果员工以自己公司名义提供服务，且公司内部流程确认了，这就形成了独立的合同关系。企业不能既享受了服务，又想赖账不付款。

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