员工劳动关系档案错误企业将面临社保补缴风险 - 当阳确认劳动关系纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：确认劳动关系纠纷
案号：（2024）鄂0582民初101号
审理法院：湖北省当阳市人民法院

二、案件事实及判决结果
宋某甲（人事档案中误写为宋某乙）于1992年9月进入当阳市邮政局工作，1998年10月邮电系统分营时被划分到当阳市邮政局工作，后宋某甲一直在该单位工作至今。当阳市邮政局系中国某集团当阳分公司的曾用名。
法院判决：确认宋某甲与中国某集团当阳分公司自1996年1月至2002年1月期间存在劳动关系，案件受理费由该公司承担。

三、核心观点与风险防范提示
这个案子说白了就是：企业把员工的名字写错了，结果在员工退休时“翻了车”。宋某甲工作几十年，人事档案里却误写成“宋某乙”，导致1996年到2002年间的养老保险没缴上。等她2023年办退休时才发现问题，一告上法院，公司立刻败诉——不仅得承认劳动关系，还得承担诉讼费。

为什么企业要警惕？

1. 小错误酿大祸：档案里一个名字写错（比如“宋某甲”写成“宋某乙”），可能让企业多年后“背锅”。社保局认的是档案记录，如果记录不全或错误，员工退休时发现少缴社保，企业必须补缴甚至赔偿损失。
2. 历史变更别“甩手”：像邮电分营这种单位改制，员工岗位没变，但公司名称、隶属关系可能调整。如果企业不主动更新档案、衔接社保记录，很容易漏掉关键时段（比如本案的1996-2002年）。
3. 员工告你，你必输：本案中公司当庭认错，但现实中很多企业以为“拖一拖就没事”。可一旦员工拿出发工资记录、工作证等证据，法院基本会支持员工——因为法律明确规定“用工之日就建立劳动关系”，企业想抵赖都难。

企业这样防风险，省心又省钱

• 定期“体检”员工档案：每半年抽查一次老员工档案，重点核对姓名、入职时间、岗位变动。名字写错？赶紧更正！入职时间模糊？补签确认书！别等员工退休才手忙脚乱。
• 改制时“无缝衔接”：遇到公司合并、分立（比如邮电分营），第一时间整理员工名单，向社保局报备历史工龄，确保社保连续缴纳。记住：员工没走，企业责任就不能“断档”。
• 主动查漏补缺：每年让HR核对社保缴纳记录，发现缺漏立即补缴。与其等员工告上法庭赔更多，不如花小钱提前解决问题——毕竟法院判的不只是补社保，还可能加收滞纳金、赔偿金。

一句话总结：档案准确是底线，社保连续是红线。企业平时多花1小时核对记录，就能避免日后赔上几万块。员工踏实，企业才安心！