法定代表人写 本人欠款 可能要个人担责-桐城建筑设备租赁合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：建筑设备租赁合同纠纷
案号：(2021)皖0881民初5827号
审理法院：安徽省桐城市人民法院

二、案件事实及判决结果

2014年12月16日，桐城某发建筑设备租赁有限公司与桐城某固建筑安装有限公司就孔城镇工地签订《周转材料租赁合同》，约定桐城某固公司承租钢管、扣件等材料，租金标准为钢管0.012元/米/天，扣件0.008元/个/天。2018年10月14日，双方结算确认桐城某固公司欠桐城某发公司租金878308元，桐城某固公司法定代表人吴某向桐城某发公司出具欠条，写明"本人尚欠桐城某发公司钢管、扣件等租金合计878308元"。2018年10月10日，吴某还出具授权委托书，委托吴某胜作为桐城某固公司的代理人办理租赁事宜。

自2018年10月1日起，桐城某固公司继续租赁材料至2020年3月31日，应支付租金732617.95元（含损坏赔偿、清洗费等），期间支付41万元，尚欠322617.95元。两笔欠款合计1200925.95元。

桐城某固公司和吴某辩称：吴某是职务行为不应担责；欠款应扣除三次工程报停期间的56万余元；实际仅欠40万余元；违约金约定过高。法院经审理后判决：桐城某固公司和吴某共同支付桐城某发公司租金1200925.95元，并按年利率15.4%支付违约金（87万余元自2018年10月15日起算，32万余元自2020年4月1日起算）。

三、企业必须注意的三大法律风险

风险一：法定代表人一句"本人欠款"，可能从公司债务变个人债务
本案中，吴某作为公司法定代表人，在欠条上写的是"本人尚欠"而非"公司尚欠"，法院据此认定他自愿加入债务。更关键的是，桐城某固公司是一人有限公司，吴某无法证明公司财产和自己个人财产分开，最终被判个人也要还债。

企业应对建议：

• 法定代表人签署任何债务文件时，务必写清"代表XX公司"，避免出现"本人"字样
• 一人有限公司必须单独设立公司账户，每年做财务审计，保留工资发放、报销等凭证
• 建议普通有限公司也实行公私账户分离，避免"公款私用"的危险习惯

风险二：口头承诺"报停免租"，没写进合同等于白说
吴某辩称王某（桐城某发公司负责人）曾口头同意三次工程报停期间减免租金，还提供了王某在笔记本上的签字证明。但该证明末尾写明"均有异议，未在欠条上扣除"，法院认为这恰恰说明双方未达成一致。更致命的是，合同里根本没约定工程停工可以减免租金。

企业应对建议：

• 任何优惠承诺必须写进合同正文，比如"春节停工15天免租"
• 补充协议要双方盖章，避免在笔记本、微信随意签字
• 定期核对账单时，对减免条款要单独确认："以上报停天数已扣除，双方无异议"

风险三：违约金约定过高反而吃亏，证据不全直接败诉
合同约定"每日0.5%违约金"（年化182.5%），远超法院支持的15.4%。桐城某固公司想用微信截图证明欠款只有96万元，但因涉及其他工地且无双方确认，法院没采信。反观桐城某发公司，虽然租金是自己计算的，但有带签名的租货清单、已送达的书面通知，最终获全额支持。

企业应对建议：

• 违约金别超过LPR的4倍（目前约15%），太高反而会被调低
• 每月发书面对账单并要求对方签收，微信记录要备注"此金额经确认"
• 退租时当场签《材料归还确认书》，注明"无未结费用"

特别提醒：很多老板觉得"都是熟人不用太较真"，但本案中正是因吴某在欠条上多写了一个"本"字，让87万元债务从公司责任变成了个人责任。企业经营中，白纸黑字比口头承诺可靠100倍！

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