规范员工借款手续并保留还款凭证至关重要-宜都民间借贷纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：民间借贷纠纷
案号：(2021)鄂0581民再1号
审理法院：湖北省宜都市人民法院

二、案件事实与判决结果

罗某系宜都市供销合作社联合社下辖集体企业职工，因企业改制等原因未参加养老保险，不能享受退休待遇。2012年6月，罗某与宜都某联资产经营有限公司（以下简称"某联公司"）协商由市供销社担保向个人借款18000元，补缴养老保险。办理退休手续后，罗某以退休金存折交出借方抵押偿还借款，还清后退还。

2013年2月4日，罗某与市供销社办理"罗某借款事项移交清单"，移交清单载明"罗某办理个人养老保险时，除各项政策补助和优惠以及市供销社特别困难救助，应缴费用还差18000元，2012年6月29日，由市供销社担保向个人借款18000元筹集，用罗某退休金抵押并还本付息。截止2012年12月27日，罗某退休金账户已支出归还6250元（支出后退休金账户余款262元），其中：2012年12月27日，罗某春节期间急需用钱，临时支取1000元，支付利息、存取款手续费、银行罚息共计1250元。罗某实际归还借款4000元整，下余欠款14000元。罗某下余欠款14000元移交到供销社机关财务，继续以罗某退休金账户抵押，由供销社机关直接支取归还，全部余款还清后将退休金存折发还给罗某"。罗某的丈夫胡维益代罗某在移交表上签名。

2013年2月4日，罗某、胡维益向某联公司出具的欠款单，载明借款14000元交养老统筹。

2013年9月18日罗某本人在宜都农村合作银行申请办理退休工资存折挂失，当天重新补发新证。2013年2月4日至2013年9月17日，罗某退休金账户没有发生存款支取记录。从2013年9月18日开始，罗某的退休工资由罗某本人支取。

2020年，某联公司向罗某催要借款，罗某未偿还，某联公司提起诉讼。罗某辩称借款已经通过退休金抵扣还清，但无法提供充分证据证明。

法院最终判决：罗某向某联公司支付借款14000元，并维持了原审判决。

三、案例核心观点与企业法律风险防范

这个案子看似简单，却揭示了一个企业常见的法律风险：企业借款给员工时，如果不规范操作、不保留好相关凭证，很可能面临"钱借出去却要不回来"的窘境。

罗某坚持说借款已经通过退休金抵扣还清了，为什么法院还是判她要还钱？关键在于：

1. 谁主张谁举证：罗某说钱已经还了，就应该拿出证据来。但她找不到还款收据，只有一些间接证据（比如退休工资存折曾经在公司手中），这些证据不足以证明14000元已经还清。法院看了银行记录，发现从2013年2月到9月，她的退休金账户没有支取记录，而且她在9月18日自己去挂失补办了存折，说明那时存折已经回到她自己手里了。

2. 借款手续不规范埋下隐患：公司让罗某用退休金存折抵债，却没有建立清晰的还款台账，没有让员工每次抵扣时都签字确认，导致双方对还款金额各执一词。

3. 还款凭证保管不当：罗某找不到已还款的收据，公司也无法提供详细的抵扣记录，使得事实难以查清。

对企业的重要启示：

• 借款必须签书面协议：即使是内部员工借款，也要签订正式借款合同，明确借款金额、用途、还款方式和期限。不能只是口头约定或简单打个借条。

• 建立规范的抵扣机制：如果约定用工资或退休金抵扣，必须制定详细的操作流程，每次抵扣都要有员工签字确认的凭证，保留银行流水记录。

• 妥善保管所有凭证：借款合同、还款记录、抵扣明细等资料要完整归档，至少保存到债务全部清偿后五年以上。

• 及时对账确认：定期与借款员工核对欠款余额，双方签字确认，避免时间久了记忆模糊、证据灭失。

• 注意诉讼时效：虽然本案中借款没有约定还款期限，公司可以在合理催告后随时起诉，但如果约定了还款期限，一定要在到期后三年内主张权利，否则可能丧失胜诉权。

作为企业，借钱给员工解决困难是人之常情，但必须依法依规操作。规范的借款管理不仅保护企业资产安全，也是对员工负责——避免日后因记忆模糊产生不必要的纠纷，伤了和气又伤财。

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