项目施工员擅自签合同公司仍需付款-兴山买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)鄂0526民初604号
审理法院：湖北省兴山县人民法院

二、案件事实与判决结果

2023年4月，湖北某设有限公司中标兴山县某中学新建综合楼及传达值班室、改扩建学生食堂工程。湖北某设有限公司将案涉工程交由公司合伙人进行施工，中标通知书中载明的施工项目负责人为江某，施工员为黄某。项目施工过程中，黄某联系宜昌某材有限公司为案涉项目供应砂石料。双方约定细沙75元／吨、粗砂45元／吨、石子35元／吨、洞渣80元／车，并约定材料款应在对账完成后于当月20日前结清。宜昌某材有限公司按照双方约定向湖北某设有限公司供应前述砂石料等货物。供货结束后，由黄某与宜昌某材有限公司进行了对账，对供货的数量和金额进行确认。其后宜昌某材有限公司在催要货款的过程中，被告知项目后续事宜需联系兴山项目施工方工作人员万某处理。2025年，万某向宜昌某材有限公司出具对账单，载明：兴山县某中学新建综合楼及传达室、改扩建学生食堂项目共计使用宜昌某材有限公司细沙156.35吨，粗砂10.31吨，石子1.24吨，洞渣54车。该对账单由万某加盖湖北某设有限公司合同专用章，宜昌某材有限公司开具16553.60元发票。经多次催要未果，现宜昌某材有限公司向法院提起诉讼，要求支付货款。

同时查明，宜昌某材有限公司在向湖北某设有限公司索要前述款项的过程中，与万某根据供货的实际情况补签《材料购销合同》一份，合同加盖湖北某设有限公司公章。后万某与宜昌某材有限公司另行补签《材料购销合同》一份，内容与前述合同一致，但在合同尾部加盖的印章改为湖北某设有限公司的合同专用章。因湖北某设有限公司认为有人私刻公司公章、合同章等，以某设公司名义从事商业活动，损害某设公司利益和声誉，该公司于2025年5月19日通过国际商报刊发《严正声明》，对以某设公司名义，私刻印章进行商业活动的行为不予认可，公司不承担法律责任。

法院判决：湖北某设有限公司于判决发生法律效力之日起十日内向宜昌某材有限公司支付货款16552.60元，并承担案件受理费106元。

三、案例核心观点与企业法律风险防范提示

这个案例看似简单，却揭示了企业经营中一个非常普遍且危险的法律漏洞：项目现场人员擅自签订合同，公司不能以"不知情"或"内部管理"为由逃避责任。

为什么会败诉？关键三点：

1. "谁在工地说了算"的误解
   湖北某设公司辩称黄某只是施工员，没有授权签订合同。但法院认为：中标通知书上明确黄某是"施工员"，他在工地现场直接联系供货、对账，作为供货方的宜昌某材公司完全有理由相信他能代表公司。简单说，在工地上穿工装、管现场的人，外人自然认为他能做主。公司不能事后说"他没权限"就推卸责任。

2. "补签合同"反而坐实了责任
   万某后来补签的两份合同，一份盖公章一份盖合同专用章，公司质疑印章真假。但法院指出：补签合同是根据实际供货情况完善手续，即使印章有问题，也不影响买卖关系已经成立的事实。就像你去餐馆吃饭，吃完才签单，餐馆不能以"单子是后补的"为由不认账。

3. "内部规定"对外无效
   公司辩称"合同必须经内部系统审批"，但法院明确：这是公司内部管理问题，不能用来对付不知情的供货商。就像餐馆不能对顾客说"我们经理没签字，这顿饭你不用付钱"。

企业如何防范此类风险？

1. 给项目人员明确"授权边界"

   • 为每个项目制作《授权公示牌》，挂在工地显眼处，写明"谁有权签合同""谁只能收货"，并拍照留存。
   • 例：牌子上写"本项目黄某负责施工管理，无权签订超过5000元的采购合同"，并附公司盖章确认。

2. 建立"合同双确认"机制

   • 要求所有项目对外签订的合同，必须同时有项目经理和公司指定人员（如法务或采购）双签字。
   • 对超过一定金额的采购，强制要求通过公司官方邮箱确认，避免口头约定。

3. 定期"工地身份核验"

   • 每月安排专人到项目现场核对人员身份，确认实际在岗人员与公司备案是否一致。
   • 重点检查是否有"影子员工"（如本案中万某实为施工方人员却以公司名义盖章）。

4. 印章管理要"活"起来

   • 合同专用章必须与公章分开管理，项目现场只允许使用"项目专用章"（刻明"仅限收货使用"等字样）。
   • 一旦发现印章被冒用，立即报警并登报声明，但注意：登报声明不能免除已发生的合同责任，只能防止后续损失。

5. 最简单有效的招数：及时付款
   本案货款仅1.6万元，却因拖延导致诉讼。建议企业设立"小额货款快速通道"，对5万元以下且单据齐全的货款，7日内必须支付。拖小账会惹大麻烦，供货商为追讨1.6万元起诉，公司不仅要付钱，还得赔上诉讼费、律师费和时间成本。

给企业管理者的贴心提醒

很多老板觉得"合同审批太麻烦"，让项目人员"先办事后补手续"。但这个案例告诉我们：省下的审批时间，可能换来成倍的诉讼成本。特别是建筑行业，人员流动性大、分包层级多，更需建立清晰的权责体系。记住：对外交往中，穿你公司工装的人，就是你公司的代言人。

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