企业催收欠款必须保留完整证据链-鄂州合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：合同纠纷
案号：(2025)鄂07民终743号
审理法院：湖北省鄂州市中级人民法院

二、案件事实与判决结果

鄂州市某具有限公司成立于2012年2月23日，营业执照记载的经营范围为加工、销售：金刚石制品、石材制品；销售：五金交电、建筑材料、金属材料。2025年5月20日以前，某具公司与汪某间存在过货物买卖业务往来。

某具公司提交的送货单显示，收货单位为汪某，累计欠款金额为72156元，某具公司曾先后于2017年8月31日、10月18日，向汪某寄送货物。某具公司称该两次寄送的货物价值分别为5040元（3600个×1.4元）、400元（160个×2.5元）。

某具公司法定代表人赵某曾通过微信向汪某发送消息，分别是2020年5月26日"你还有欠款72156元，没有钱也要交个言吧"，2021年1月21日"老汪，你好，在哪里啊，怎么没接电话"，汪某均未作回复。2022年6月1日，赵某再次发送消息"老汪，你好，现在情况怎么样，款子能不能多少安排点"，汪某回复"没有搞到"。

法院判决结果：一审判决汪某向鄂州市某具有限公司支付72156元，二审法院驳回汪某上诉，维持原判。

三、案例核心观点与企业法律风险防范指南

这个案子看似简单，却暴露了企业在催收欠款时的致命弱点：证据意识薄弱。很多老板以为"我发货了、他用了货、就该付钱"，但打起官司来，法院只认证据。本案中，汪某坚称"货款早已用现金结清"，差点让某具公司血本无归。那么企业该如何防范此类风险？以下三点至关重要：

1. 没有签收的送货单=白忙一场

某具公司最大的隐患是：送货单上没有汪某签字！快递单收货人还写成"汪某灵"（非汪某）。要不是微信聊天记录救了场，某具公司必输无疑。企业必须做到：

• 送货时务必让对方签收，最好用"电子签收"功能（现在很多物流APP都有）
• 如果对方拒签，立即拍照录像+让司机作证
• 大额交易必须签订书面合同，注明送货验收条款
• 切记：口头约定、微信下单在法庭上很难单独作为证据

2. 催款话术不对=自毁证据

很多老板催款只会说"老汪，打钱啊"，这恰恰是最危险的做法！本案中某具公司的高明之处在于：

• 2020年5月26日明确说"你还有欠款72156元"
• 汪某既不否认金额也不说"已付清"，只是沉默
• 2022年6月1日再催时，汪某回复"没有搞到"，等于变相承认欠款

正确催款姿势：

• 一定要说清具体金额、欠款时间、货物明细
• 用"您是否认可欠款72156元？如有异议请3日内回复"这类话术
• 避免只说"还钱"等模糊表述
• 重要催款必须用可留痕方式（微信/邮件/邮政EMS）

3. 诉讼时效不是"过期作废"，但必须主动"续命"

汪某上诉说"2019年欠的款，2025年才起诉，肯定超时了"，但法院认为：每次有效催款都能让诉讼时效"重启"。某具公司从2018年到2023年持续催款，所以2025年起诉仍在有效期内。

企业必记三点：

• 欠款后每11个月必须催一次（建议设手机提醒）
• 催款记录保存至少5年（比诉讼时效多2年）
• 对方说"过两天付"也要录音/留文字记录，这能中断时效
• 切勿等到"实在要不回来"才想起诉讼，那时证据可能已灭失

特别提醒：现金支付要留"痕迹"

汪某主张"货款已用现金结清"，但拿不出收条。法院明确表示：现金支付必须有收据！即使对方是老客户，付现金也要让对方写"今收到XX公司货款XX元"的收条。否则就像本案，空口无凭的"已付款"主张不会被支持。

企业日常自查清单：

• [ ] 所有送货单是否100%有客户签收？
• [ ] 催款记录是否明确记载欠款金额？
• [ ] 是否每11个月有书面催款动作？
• [ ] 现金收款是否开具正规收据？
• [ ] 微信催款是否用公司账号而非私人微信？

记住：法庭上没有"我以为"，只有"我证明"。本案中某具公司能胜诉，不是因为证据完美，而是因为形成了"下单-送货-催款-对方默认"的完整证据链。企业不必追求每份合同都像法律文书般严谨，但关键环节必须留痕，这是保护自己最便宜的成本。

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