企业微信群聊天记录成法院判决关键证据，公司需谨慎管理 - 恩施建设工程施工合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：建设工程施工合同纠纷
案号：(2025)鄂2801民初2015号
审理法院：湖北省恩施市人民法院

二、案件事实与判决结果

案件事实：
2021年11月至2022年3月，张某在湖北某甲建筑工程有限公司恩施分公司（以下简称"某甲公司"）处分包了恩施某投高新区电子信息产业园标准厂房项目的内外墙抹灰工程。某甲公司的田某静为该项目建立了名为"电子信息产业园班组沟通群"的微信群，群内40人包括张某及某甲公司负责人杨某光等。群公告明确写有"感谢各位同事对本公司（湖北某甲建筑工程有限公司）的支持"等内容。
2021年12月31日，田某静在群内通知"各班组12月份工资表赶紧送过来"；2022年2月13日，田某静发送"宿舍楼"项目各班组付款表格，其中显示"抹灰张某"班组付款总额303000元，并要求"2月16日前补开发票，否则税金从工程款扣除"。
2022年3月4日，张某与田某静签署《分包结算单》，确认工程款总额351870.50元，已付303000元，欠款48870.5元。张某自认后续收到部分款项，但某甲公司仍欠17870元未付。

判决结果：
法院判决某甲公司5日内向张某支付工程款17870元，并承担案件受理费123.38元。

三、核心法律风险警示：3个致命误区企业必须避开！

误区1：把工作群当"私人聊天室"，结果聊天记录成了"呈堂证供"
很多老板觉得微信是"小事"，但本案中，法院直接依据微信群里的工资表通知、付款表格、结算要求等聊天记录，认定田某静的行为代表公司。为什么？

• 群公告写公司全称（"湖北某甲建筑工程有限公司"），负责人杨某光在群内不发言，等于默认群的官方属性；
• 田某静发送的付款表格明确标注"抹灰张某"，还要求补开发票，构成事实上的结算行为。
  → 企业必须这样做：
  1. 工作群命名别用"公司全称+项目"（如"某甲公司项目群"），改成"临时沟通群"；
  2. 群公告禁提公司名称，改为"本群仅为临时沟通使用，不作为授权依据"；
  3. 重要事项（如付款）必须书面签字，微信群通知后24小时内补正式文件。

误区2：员工随便签字就认账，公司直接背锅
田某静只是项目人员，为何公司要为她签的结算单买单？因为法院认定这是"表见代理"——公司日常管理中默许了这种操作模式：

• 田某静在群内多次发布付款指令，公司从未纠正；
• 群里昵称为"Ｚ＿Ｗ"的人发通知"结算需经田某静、杨某光签字生效"，公司未否认。
  → 企业必须这样做：
  1. 明确员工权限清单：在劳动合同或制度中写清"谁有权签付款单"，例如规定"5万元以上必须分公司盖章"；
  2. 重要岗位设"双人确认"：付款、结算等关键环节需2人以上签字（如项目经理+财务）；
  3. 每月清理工作群记录：安排专人整理电子证据，删除模糊表述（如"尽快付款"改为"按合同第X条流程办理"）。

误区3：收到法院传票不当回事，结果败诉还赔钱
某甲公司最致命的错误是拒不到庭！如果出庭，本可提供已付款证明或质疑结算单真实性，但缺席等于放弃申辩权。
法院只能根据张某提交的微信记录、结算单等证据判案——这些证据因公司不质证被直接采信。
→ 企业必须这样做：

1. 设立"法律红灯"机制：收到法院传票24小时内必须上报负责人，严禁拖延；
2. 电子证据提前存证：用"区块链存证"等工具固定工作群记录（很多APP免费）；
3. 小纠纷别硬扛：17870元的欠款本可协商解决，拖到法院反而多赔诉讼费。

关键总结：指尖上的风险，纸面上的保障

本案核心教训就一句话：微信不是法外之地，聊天记录就是白纸黑字！企业日常用微信、钉钉沟通时，务必做到：
✅ 工作群不提公司全称，重要事项必签书面文件；
✅ 员工权限写清楚，付款结算设"双保险"；
✅ 收到传票马上行动，绝不能拒不到庭。

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