合同变更不保留原件致额外费用索赔失败-禹州承揽合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：承揽合同纠纷
案号：(2025)豫1081民初3878号
审理法院：河南省禹州市人民法院

二、案件事实及判决结果
河南某民防（集团）有限公司曾用名河南省某有限公司，2019年11月6日与禹州市某有限公司签订《人防工程防护设备产品购销合同》，约定总货款216200元。付款方式为：合同签订后付30%预付款，门框送到现场付30%，门扇送到现场付38%，安装验收合格后一周内付清余款。合同还约定，若一方违约需支付总货款15%的违约金。河南某民防公司按被告要求完成供货及安装，并开具129600元和82156元的增值税发票。2020年4月17日，被告支付129600元，但剩余尾款未付。原告主张剩余货款86600元、违约金及因设计变更产生的额外费用22000元（材料费13000元、改装费8000元、运费1000元）。另查明，原告提交的工程联系单（证明设计变更）仅有复印件，无原件核实。

法院判决：被告禹州市某有限公司需支付原告合同价款86600元及违约金10000元，共计96600元；驳回原告关于额外22000元费用的请求（因证据仅为复印件，真实性无法确认）。

三、企业法律风险防范指南：3个关键教训
这个案例看似简单，却暴露了企业日常经营中最容易踩的“坑”。作为企业法律顾问，我用大白话帮您划重点，避免重蹈覆辙：

1. 合同变更必须“留痕留原件”，复印件等于白纸一张
原告主张因设计变更多花了22000元，但只交了工程联系单的复印件，法院直接说“不认账”。现实中，很多企业口头答应改方案、加费用，事后却因拿不出证据“哑巴吃黄连”。
✅ 防范建议：

• 任何合同变更（哪怕只是改个螺丝型号），必须签书面补充协议或工程联系单；
• 一式两份，双方盖章签字，自己那份锁进保险柜，绝对别用复印件糊弄；
• 用微信沟通变更？马上补个邮件确认：“根据今日沟通，变更内容为XXX，请确认”，截图保存。

2. 违约金不是“狮子大开口”，超实际损失法院会砍半
合同约定违约金15%（3万多），但法院只支持1万。为啥？法律不是“罚酒三杯”，违约金得和实际损失挂钩。原告没证明自己损失多大，15%就被认定“过高”。
✅ 防范建议：

• 约定违约金时别贪心，写清楚“按日万分之三”或“不超过实际损失30%”；
• 平时留好损失证据：比如停工导致的工人工资单、额外仓储费发票，真打官司时才能“算明白账”。

3. 分期付款条款要“掐准时间点”，模糊等于埋雷
本案胜诉关键，是合同把付款节点写得明明白白：“门框到现场付30%”“验收后一周付清”。但很多企业合同只写“按进度付款”，结果对方拖到天荒地老。
✅ 防范建议：

• 付款条款必须具体到动作+时限，比如“货到现场3日内付50%”，别用“尽快”“及时”等模糊词；
• 每次交货后，让对方在出库单上签收“已验收”，这比发票更能证明你履行到位。

结语：小疏忽酿大损失，专业风控省大钱
这个案子原告赢了9万多，却丢了2万多额外费用——就因为一张没留原件的联系单。企业经营中，90%的纠纷源于“当时觉得没事”的细节。与其事后打官司，不如提前把合同“体检”做扎实。

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  （本文由征和企业法律顾问团队原创，转载需授权）