员工未经授权采购货物，企业无需承担付款责任-新郑买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2024)豫0184民初10261号
审理法院：河南省新郑市人民法院

二、案件事实并告知法院的判决结果

2021年9月，新郑某乙公司需要对其公司车辆更换电瓶，朱某昌（新郑某乙公司员工）在吴某处采购电瓶共计200组，金额合计120,800元，但朱某昌仅支付50,000元货款，剩余70,800元未支付。朱某昌称需要新郑某乙公司报销流程审批后支付，但因公司内部原因，虽然该款项已经过张某（新郑某乙公司负责人）签字审批，却一直未能下发。吴某多次催促新郑某乙公司及朱某昌支付货款，但截止起诉之日，剩余款项仍未支付。吴某认为新郑某乙公司为深圳某乙公司独资设立的一人有限责任公司，故要求深圳某乙公司承担连带责任。

吴某提供了以下证据：2021年新郑基地采购、维修审批表；朱某昌与吴某的聊天记录；吴某与电瓶批发商的聊天记录；朱某昌支付50,000元的转账记录；费用报销单；吴某委托记账公司开具的发票；催款聊天记录；张某电话录音；2024年6月16日朱某昌补签的销货清单等。

新郑某乙公司辩称：没有公司盖章确认的买卖合同、订货单、收货单及对账单；没有朱某昌的授权委托书；朱某昌曾于2024年4月起诉新郑某乙公司要求报销款，但因证据问题当庭撤诉；朱某昌在另案中提交的证据显示70,800元已支付给"电瓶张萌"；吴某系郑州某甲商贸有限公司法定代表人，新郑某乙公司与该公司有正式《易耗品采购合同》，合同中被委托人是吴建刚，而非朱某昌。

法院查明：吴某是郑州某甲商贸有限公司（以下简称"某丙公司"）法定代表人。2021年7月1日，新郑某乙公司与某丙公司签订有《易耗品采购合同》，合同有效期从2021年7月6日起至2022年7月5日止，合同中明确被委托人是吴建刚，而不是朱某昌。原告提供的"销货清单"系2024年6月16日朱某昌补签，而报销流程未通过。新郑某乙公司提供的证据显示朱某昌在另案中提交了显示已支付70,800元的转账记录（收款人为张萌），但吴某表示不认识张萌。

法院最终判决：驳回原告吴某的诉讼请求，案件受理费785元由原告吴某负担。

三、案例核心观点与企业法律风险防范建议

这个案例给我们企业敲响了警钟：员工未经授权私自采购，企业可以不为员工的个人行为买单。法院之所以驳回原告的诉讼请求，核心在于三点：

第一，企业没有授权，员工采购不代表公司。法院认定朱某昌采购电瓶时既没有新郑某乙公司的书面授权，也没有其他足以让他人相信他有权代表公司的证据。值得注意的是，新郑某乙公司与吴某所在公司有正式合同，合同中明确指定授权人是吴建刚而非朱某昌。这说明企业有规范的采购流程，而朱某昌的行为超出了公司授权范围。

第二，事后补签的证据效力有限。吴某提供的关键证据——销货清单，是2024年6月才由朱某昌补签的，距离交易发生已经过了近三年。这种事后补签的行为，无法证明交易发生时朱某昌获得了公司授权。法院认为，这恰恰证明公司对朱某昌的购货行为"事先没有授权，事后没有追认"。

第三，缺乏公司盖章确认的交易凭证风险大。整起交易中，没有一份文件有新郑某乙公司的盖章确认，既没有买卖合同，也没有订货单、收货单和对账单。大额交易（7万元）仅凭个人聊天记录和口头约定，不符合正常的商业交易习惯，这也是法院不支持原告主张的重要原因。

给企业的三点防范建议：

1. 严格规范授权流程：企业必须建立明确的采购授权制度，哪些员工有权代表公司签订合同、进行采购，必须以书面形式明确，并在合同中清晰载明。就像本案中，新郑某乙公司在与供应商的合同中明确指定授权人为"吴建刚"，这一细节成为企业免责的关键证据。

2. 完善内部审批制度：对于员工的采购行为，必须设置严格的内部审批流程。本案中，虽然有张某的签字审批，但因缺乏公司正式确认和后续财务支付凭证，法院仍不认可公司对交易的认可。建议企业建立"审批-采购-验收-付款"的闭环流程，每一步都要有书面记录。

3. 加强交易凭证管理：所有交易必须保留完整的书面凭证，包括合同、订单、送货单、验收单、发票和付款记录。对于大额交易，必须有公司盖章确认。切记：口头约定和私人转账在纠纷发生时很难作为有效证据。本案中，原告缺少公司盖章的任何文件，是败诉的根本原因。

特别提醒：企业应定期对员工进行法律风险培训，明确告知员工哪些行为属于越权行为，以及越权行为可能给企业和个人带来的法律后果。同时，建立员工离职后的交接机制，防止离职员工继续以公司名义进行交易。

作为企业，既不能让"好心办坏事"的员工随意代表公司，也不能让企业为员工的个人行为"背锅"。建立健全的内控制度，规范员工行为边界，是防范此类风险的根本之道。

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