规范财务支付流程避免被认定欠款-沙洋租赁合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：租赁合同纠纷
案号：(2025)鄂0822民初631号
审理法院：湖北省沙洋县人民法院

二、案件事实与判决结果

被告岳阳某乙劳务服务有限公司为建设S342沙洋至河溶（沙洋至五里段）公路改建项目向原告荆门某甲建筑工程有限公司租赁挖机。原、被告双方对2018年11月27日至2019年1月26日、2019年3月31日至2019年6月5日、2019年7月2日至2019年8月31日、2019年9月1日至2019年11月28日期间的工程量和租赁费分别进行了结算。2020年12月28日，被告岳阳某乙劳务服务有限公司出具委托书，委托湖南某建集团S342沙洋至河溶（沙洋至五里段）公路改建工程项目经理部支付荆门某甲建筑工程有限公司设备租赁款98000元。2021年2月9日，沙洋县捷豪设备租赁五里段公路改建工程项目经理部向马某支付挖机租赁费50000元。2021年2月10日，湖南某建集团向马某和高小艳共支付50000元。2022年1月30日，沙洋县某工程设备租赁有限公司向原告支付8000元。截至起诉之日，被告尚欠原告设备租赁款40000元未支付。

法院判决结果：被告岳阳某乙劳务服务有限公司需向原告荆门某甲建筑工程有限公司支付租金40000元及资金占用利息（以40000元为基数，自2020年12月28日起按年利率3.45%计算至款项付清之日止），并承担案件受理费524元。

三、企业法律风险防范指南

这个案例看似简单，却揭示了企业经营中一个非常普遍却常被忽视的风险——财务支付管理混乱。很多老板可能觉得："我钱都付了，凭什么还说我欠钱？"但法院判决就是这么无情。我们来分析一下被告公司为何会败诉：

风险点一：付款记录混乱如一团乱麻
被告公司声称已超额支付，但提交的6笔付款记录时间跨度大、对象混乱，部分付款甚至发生在委托书出具之前。法院明确指出："除原告认可的8000元支付时间在委托书出具的时间之后，其余五笔均在之前，视为已进行了扣减"。这意味着企业财务没有建立清晰的付款台账，无法证明哪些付款是针对本案债务的。

风险点二：付款对象错误埋下隐患
被告将50000元支付给项目现场负责人马某而非原告公司账户。虽然马某确实是原告公司合伙人，但这种付款方式极其危险。如果马某离职或与公司发生纠纷，企业将难以证明款项已支付给正确主体。法院也是基于多份证据相互印证才认定这50000元属于本案付款。

风险点三：缺乏最终结算确认
双方对多个时间段分别结算，但没有进行最终汇总确认。被告在审计时才发现"多支付9449元"，这说明企业没有建立定期对账机制。等到被起诉才匆忙查账，为时已晚。

企业防范指南：

1. 建立"三专"支付制度：专户收款（要求供应商提供唯一收款账户）、专人核对（财务人员必须核对合同与收款方一致性）、专账记录（每笔付款都标注合同编号和事由）。不要因为"图方便"就把钱转给个人，这是企业财务的大忌！

2. 推行"双确认"对账机制：每月与合作方进行书面对账，确认已付款项和未付款项。对账单必须由双方盖章确认，电子对账也应保留完整记录。本案中如果被告有最终对账单，就不会出现"多付9449元"的争议。

3. 规范委托付款流程：如需委托第三方付款，必须签订书面协议，明确付款金额、事由和收款对象，并确保委托书、付款凭证、收据形成完整证据链。本案中被告的委托书很规范，但后续付款却混乱，导致证据链断裂。

4. 做好交接管理：本案被告多次变更法定代表人，导致新任负责人对历史交易不了解。企业高管变动时，必须做好财务交接，尤其是未结清的合同款项，要形成书面交接清单。

特别提醒：很多企业老板认为"我钱都付了，不怕他告"，但法律只认证据。本案中被告实际上可能确实多付了钱，却因无法提供清晰证据而败诉。财务记录不仅是会计做账需要，更是企业自我保护的"法律盾牌"。

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