合同约定 签字需盖章才生效 但员工已确认收货企业仍需付款-鄂州买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2024)鄂0704民初5599号
审理法院：湖北省鄂州市鄂城区人民法院

二、案件事实及判决结果

武汉某有限公司向鄂州某开发有限公司多次供应雨伞、保温杯、家电等礼品，双方签署了三份采购合同。武汉某有限公司按照要求交付了八批次货物，总金额为208676.05元，并开具了相应发票。鄂州某开发有限公司工作人员汪某某等人在采购验收单、入库登记表和结算审批表上签字确认，该公司也支付了70000元货款，但剩余138676.05元一直未付。武汉某有限公司多次催要无果后提起诉讼。

武汉某有限公司要求支付剩余货款138676.05元及利息。鄂州某开发有限公司辩称：1）合同约定所有结算材料必须经公司盖章才生效，工作人员签字不代表公司认可；2）合同约定先开发票后付款，武汉某有限公司无法证明已交付发票；3）即使要付违约金，也应按合同约定的日万分之一计算，且不超过合同总价的5%或20%。

法院查明：武汉某有限公司已依约交付货物，鄂州某开发有限公司工作人员在结算审批表上签字确认，且公司已部分付款并启动内部付款审批流程。法院判决鄂州某开发有限公司支付剩余货款138676.05元，以及自2023年2月1日起按日万分之一计算的逾期利息（但总利息不超过41735.21元），驳回武汉某有限公司其他诉讼请求。

三、法律风险提示：企业如何避免"签字盖章"陷阱

这个案例给企业敲响了警钟：即使合同中写明"所有签字需经公司盖章才生效"，但如果员工实际确认收货、公司已部分付款，法院仍会认定企业需承担付款责任。许多企业老板以为只要在合同里加上"必须盖章才有效"的条款就能规避风险，却忽视了实际操作中的漏洞。

风险点一：合同条款与实际操作"两张皮"
本案中，鄂州某开发有限公司在两份合同中都约定"任何个人签字不代表公司认可"，但现实中却允许工作人员汪某某等人在验收单、结算表上签字确认，还完成了内部付款审批。法院认为，公司实际接受货物、部分付款的行为已经推翻了合同中的形式条款。企业不能一边让员工签字确认收货，一边又以"未盖章"为由拒绝付款，这会被视为"出尔反尔"。

风险点二：发票交付证据缺失
鄂州某开发有限公司辩称"未收到发票所以无需付款"，但法院发现武汉某有限公司已开具发票，且公司内部审批流程显示已进入付款环节。很多企业财务流程混乱，既不规范签收发票，又不及时登记，导致诉讼时无法证明"未收到发票"。建议企业建立发票签收台账，每次收到发票都让对方填写《发票签收单》并留存。

风险点三：违约金条款设计不合理
虽然本案支持了违约金，但因合同约定上限为日万分之一且总额受限，原告主张的更高标准未获支持。不少企业签订合同时照搬模板，不关注违约金条款。企业应当根据交易风险设计阶梯式违约金：小额交易可接受低标准，大额或长期合作建议约定LPR（贷款市场报价利率）1.3-1.5倍，避免损失无法弥补。

企业实操建议：

1. 统一验收标准：明确指定1-2名收货人，要求所有验收文件必须由该人员签字+加盖部门章（而非公司公章），避免多人随意签字。
2. 完善审批流程：结算审批表应包含"已核对实物无误"的确认语句，并设置财务复核环节，防止员工擅自确认金额。
3. 保留过程证据：对每批货物拍照留存，微信催款时要求对方明确回复金额（如本案中"鄂州这边还差你13万多对吧"的表述就是关键证据）。
4. 定期清理合同：对"先供货后补合同"的交易，务必在30日内完成书面确认，避免像本案中因合同未签署日期引发争议。

记住：合同不是写给律师看的，而是用来指导日常经营的。条款再完美，执行不到位也是白搭。企业真正需要的不是"万能合同模板"，而是与业务流程匹配的风险控制机制。

专业支持

征和律师事务所专注企业法律风险防控，已为300+中小企业提供"随需随用"式法律顾问服务。我们首创"先试用后付费"模式——企业可免费体验1个月基础服务，满意后再签约；服务包含合同审核、员工培训、风险排查等12项高频需求，年费仅为传统服务的60%，真正实现极高的性价比。法律风险早预防，企业经营少踩坑！