企业必须做好合同履行中的财务记录管理避免 糊涂账 -长垣教育培训合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：教育培训合同纠纷
案号：(2023)豫0783民初2999号
审理法院：河南省长垣市人民法院

二、案件事实与判决结果

新乡立某有限公司经营奥尔夫音乐教育工作。2014年左右，新乡立某有限公司与长垣市樊相镇某心幼儿园开始合作，由新乡立某有限公司向长垣市樊相镇某心幼儿园进行授课。后双方约定每节课每人3.125元，即每个幼儿每学期16课时，每学期共计50元，双方进行多年合作。自2019年起长垣市樊相镇某心幼儿园开始拖欠新乡立某有限公司课时费用，至2021年上学期止已拖欠课时费80746元。2021年2月10日长垣市樊相镇某心幼儿园支付5000元后，剩余课时费用未支付，双方经多次协商未果，新乡立某有限公司诉讼来院。

法院判决长垣市樊相镇某心幼儿园在十日内支付新乡立某有限公司课时费75746元，并承担全部案件受理费847元。

三、核心观点与法律风险防范

这起案件看似简单——幼儿园欠了课时费不给，但背后隐藏着一个让很多企业"栽跟头"的陷阱：长期合作中的财务记录混乱。

案件中，幼儿园曾辩称已支付30000元，只是后来才认可这些款项与本次纠纷无关。为什么会这样？因为双方多年合作，财务往来频繁，却没做好记录，导致"新账旧账分不清"。

对企业来说，这种"糊涂账"风险极为常见，却极易被忽视。特别是中小企业老板常觉得："都是老合作伙伴了，没必要这么较真"。但一旦发生纠纷，没有清晰记录的财务往来将成为难以解决的"死结"。

如何防范这类风险？三个简单但关键的步骤：

1. 给每笔钱"贴标签"：转账时务必在备注栏写清楚用途，如"2020年下学期课时费"，而不是简单的"付款"或"合作款"。本案中，如果幼儿园在支付30000元时注明"2018年结清款"，就不会产生后续争议。

2. 定期"拉清单"对账：建议每季度或每学期结束后，双方书面确认一次账目，签字盖章保存。就像我们查银行流水一样，定期核对才能及时发现问题。本案中，如果双方有定期对账习惯，2019年出现欠款时就能及时处理，不会累积到2021年。

3. 证据要"成链条"：合同、课时记录、对账单、沟通记录（微信、邮件等）要系统保存。本案中原告能胜诉，关键就是保存了完整的微信聊天记录和通话记录，形成了有力证据链。

记住：合同签完只是开始，履行过程中的细节管理才是避免纠纷的关键。很多企业损失的不是大额款项，而是因为"小钱"记录不清，最终导致信任破裂、合作终止，甚至付出诉讼成本和时间成本。

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