企业工程付款凭证管理不规范可能背负额外债务-凤阳建设工程合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：建设工程合同纠纷
案号：(2021)皖1126民初3871号
审理法院：安徽省凤阳县人民法院

二、案件事实及判决结果

凤阳县某盛矿业有限公司系从事石英砂加工、销售的企业法人，张某系该公司股东。

2014年7月1日，张某向孙某出具欠条一张，欠条载明今欠脱泥机架瓦木工28000元，备注机械作业未扣；2018年4月23日，张某向孙某出具一份欠条，欠条载明欠木工模3500元，瓦工24095元，合计27595元。2018年4月24日，孙某出具领条一张，领条载明孙某8月11日领取工程款11000元、8月14日领取工程款5000元、9月7日领取工程款13000元；2018年8月22日，孙某出具领条一张，领条载明2018年8月22日上午孙某领取尾泥仓库地坪瓦工工资款500元；2019年3月23日，孙某出具收条一张，收条载明孙某收到瓦工款10000元。孙某陈述张某出具的两份欠条中有汤某木工工程款17500元，某盛矿业公司、张某陈述2018年4月24日领条中，孙某三次领款29000中包含汤某的工程款。庭后经与汤某核对，汤某予以认可，并表示其工程款已付清；2014年7月1日欠条中机械作业孙某同意扣除2000元；在三次领条外，孙某认可在2020年1月某盛矿业公司、张某通过汤某转给其工程款10000元。

法院最终判决：凤阳县某盛矿业有限公司只需支付孙某工程款4095元；驳回孙某对张某的诉讼请求；驳回孙某的其他诉讼请求。这意味着孙某原本主张的45595元欠款，法院只支持了4095元，其余部分因付款凭证被法院采信而未获支持。

三、企业如何防范类似法律风险

这个看似简单的工程款纠纷案，实际上暴露了企业在工程款管理中的几个致命漏洞，值得所有企业老板警惕！

风险一：签字不规范，等于"送钱"给对方

本案中，孙某声称多张领条内容是"事后添加"的，但法院不认可他的说法，为什么？因为他自己签了字！法院认为："如果领条内容是事后添加，孙某作为一名完全民事行为能力人，在没有任何内容的领条及空白纸张上签名不符合常理。"

企业防范建议：

• 支付工程款时，一定要让承包方当场在完整凭证上签字，绝不能先签字后填内容
• 付款凭证上必须详细写明：付款时间、具体金额、对应哪项工程、是否含税等信息
• 建议企业使用统一印制的付款单，设置固定格式，避免手写涂改

风险二：欠条内容太模糊，日后扯皮没完没了

看这张欠条："欠脱泥机架瓦木工28000元，备注机械作业未扣"——这写得太简单了！没有写明是哪年哪月的工程，没有写明工程验收情况，甚至没写清楚"机械作业"具体指什么。

企业防范建议：

• 欠条或结算单必须包含：工程名称、施工内容、完工日期、验收情况、欠款原因、具体金额、付款期限
• 对需要扣除的项目（如机械费、质量保证金），要明确写明扣除金额和依据
• 每次付款后，最好重新出具结算单，更新剩余欠款金额

风险三：多笔工程混在一起，算账算到头疼

本案中，2014年和2018年的两笔工程款混在一起算，导致双方对"老账新账"各执一词。张某说"这次工程结束老账新账全部结清"，但没有书面证据，法院只能根据现有凭证判决。

企业防范建议：

• 不同工程的合同、结算、付款必须分开管理，绝不能混在一起
• 每个项目建立独立档案，包括合同、变更单、验收单、付款记录等
• 定期与承包方书面核对账目，发现问题及时解决，避免日积月累变成大问题

风险四：股东个人行为与公司行为混淆

张某作为公司股东，代表公司与孙某打交道。法院认为他的行为是"职务行为"，责任由公司承担。但如果公司无法证明是职务行为，股东个人可能要承担责任。

企业防范建议：

• 明确授权机制：谁有权代表公司签署合同、出具欠条，必须有书面授权
• 重要文件应加盖公司公章，避免仅由个人签字
• 建立规范的财务审批流程，大额付款需多人签字确认

结语

工程款支付看似简单，实则暗藏风险。本案中，某盛矿业公司因为付款凭证规范，最终只承担了4000多元的债务，而非原告主张的4万多元。这充分说明：规范的财务凭证管理就是企业最好的"护身符"！

很多企业老板总以为"都是熟人，口头说说就行"，但一旦发生纠纷，没有书面证据，再"熟"的关系也救不了你。特别是在工程领域，资金往来频繁、金额较大，更需要规范管理。

作为专业的企业法律顾问，我们建议企业：建立完善的工程付款流程，规范财务凭证管理，定期进行法律风险体检。这些看似"麻烦"的小事，往往能避免日后"大麻烦"。

征和律师事务所专注于企业法律风险防范，我们深知企业经营不易，因此特别推出"先试用满意后付款"的法律顾问服务模式，让您真正体验到专业法律服务的价值。我们的服务具有极高的性价比，能够帮助企业识别和规避各类法律风险，让企业经营更加安心、省心。