员工私下采购不等于公司要买单-凤阳买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)皖1126民初7477号
审理法院：安徽省凤阳县人民法院

二、案件事实与判决结果

2023年至2024年期间，陈某在微信中多次联系李某购买猪肉、排骨、猪蹄等所需货物。双方的微信聊天中，陈某多次将书写有所需采购具体货物纸张拍照发送给李某安排供货或通过微信语音、文字、语音电话等磋商所需买卖货物的具体数量、质量。成交后双方在微信聊天中通过微信聊天方式对尚欠货款进行结算、微信转账对货款进行支付。2023年11月8日下午16时59分，李某通过微信向陈某发送供货清单照片并附文字消息"我叔，欠的有点多了，催催老板"，陈某微信回复"晚上安排"，李某回复"好的"，随后陈某通过微信转账支付方式向李某转账13,500元并附文字消息"8月份付清，这几天我再给九月份给你安排"，李某于2023年11月8日下午17时10分予以接收该转账并回复文字消息"3、4、9、10四个月的"，陈某回复"是的"。2024年1月9日晚上李某向陈某发送文字消息"我叔，你那边催一下太多了"，陈某回复语音消息"你听我讲啊，明天晚上给你，他限额了，给我四万多块钱，四万多块钱我把卖鸡的、卖蔬菜的，还有米面油的付掉了，你的明天晚上给你，明天晚上给你，他明天给我转，明天给你"，李某回复"好"。2024年1月10日21时02分陈某向李某发送文字消息"3-4月份多少钱？发来"，李某回复"7245+9227=16472",21时47分陈某向李某微信转账16,400元，李某回复"收到"，予以接收该转账。2024年2月3日下午17时58分，李某向陈某发送语音消息"我叔，这过年了，你那边催一下那个老板，你看怎么搞，再打一部分钱过来吧我这两天钱有点紧张"，陈某回复"好好好，我知道，不用讲都会搞的"。2024年2月10日，陈某向李某微信转账10,000元，李某回复"收到"，予以接收该转账，后陈某继续多次将书写有所需采购具体货物纸张拍照发送给李某安排供货，李某回复好的，收到。2024年3月12日晚上22时07分，陈某将书写有所需采购具体货物纸张拍照发送给李某安排供货并发送语音消息"你明天再给我弄四斤，全价击碎成肉蒲子，给我弄好一点的，那留自己用的啊"，李某回复"好"。2024年4月4日晚上20时16分，李某向陈某发送文字消息"我叔，那边的账有点多了，没钱垫了"，陈某回复文字消息"知道了"。2024年4月9日晚上20时15分，李某向陈某发送文字消息"我叔，那边钱要打过来了"，陈某回复语音消息"明天，明天给你们安排，讲好了"。2024年4月15日下午14时50分，李某向陈某发送文字消息"我叔，下午钱打过来，没钱了"，15时11分陈某回复文字消息"晚上打"，2024年4月17日下午13时27分，李某向陈某发送文字消息"我叔，这钱打的有点难度"，14时09分陈某回复文字消息"晚上，确定"，4月18日凌晨0时07分，陈某向李某微信转账10,000元，李某回复"还有54453"，予以接收该转账，后陈某继续多次将书写有所需采购具体货物纸张拍照发送给李某安排供货，李某回复好的，收到。2024年7月7日，李某向陈某发送书写的欠款清单照片并发送消息"54862+3837=58699""我叔，要打钱了"，陈某回复"老板明天不到家，到家就安排"，李某回复"好，多打一点"，后陈某继续多次将书写有所需采购具体货物纸张拍照发送给李某安排供货，李某回复好的，收到。2024年8月2日下午17时25分，李某向陈某发送文字消息"我叔，那边管打钱了吧？"陈某向李某微信转账8000元，并附文字消息"先给，天把在安排"，李某予以接收该转账并回复"好的，58699-8000=50699"，后陈某继续多次将书写有所需采购具体货物纸张拍照发送给李某安排供货，李某回复好的，收到。2024年8月31日下午15时40分，李某向陈某发送文字消息"家里一点钱都没有了，明天进货的钱都没有了"，陈某于2024年9月1日下午16时23分回复"你抽时间把欠你账发给我，每个月多少钱，7月份，你发了，我手机换了"，李某回复"从哪个月开始？今年一月份可以么？"，陈某回复"可以"。随后李某将供货清单照片及双方之间的相应微信聊天截图发送陈某并附文字消息"54453+3600=58053、58053-8000+4809=54862，这样能看懂吧？"陈某回复"8月份多少钱？"李某"晚上算"，2024年9月2日晚上22时25分，李某向陈某发送供货清单并附文字消息"57123+8381=65504"，9月8日李某向陈某发送文字消息"我叔，8月的单子给你了，你那边看看把钱转过来"，后陈某继续多次将书写有所需采购具体货物纸张拍照发送给李某安排供货。2024年9月26日中午12时37分，李某向陈某发送文字消息"我叔，那边催一下，月底没钱垫了"，陈某回复语音消息"你的钱，我讲难听的话，我什么也不用讲了啊，我都肯定给你的..."，后陈某继续多次将书写有所需采购具体货物纸张拍照发送给李某安排供货，李某回复好的。2024年11月7日下午14时15分，李某向陈某发送供货清单照片并附文字消息"65504+8807=74311"，2024年11月14日晚上18时32分，李某向陈某发送文字消息"我叔，回来抓紧时间把钱转过啦，没钱垫了"，陈某回复"好的"，2024年11月18日下午16时34分李某向陈某发送文字消息"我叔你那边怎么搞的"，陈某回复"讲过了，月底结账"，2024年12月2日下午13时56分李某向陈某发送文字消息"我叔，这都月初了"，2025年2月8日中午12时17分李某向陈某发送双方之间微信聊天截屏一张并文字消息"加上最后两张单子75,195元，还有你刚开始的5000总计80,195元"。后陈某均未予以回复消息，也未予以支付所欠货款。

法院判决陈某个人支付李某货款75,195元，驳回李某要求凤阳某公司支付货款的诉讼请求。

三、核心观点与风险防范

这个案子看似简单，却给很多企业敲响了警钟：员工个人的采购行为，不一定代表公司要"埋单"！

陈某虽然声称是替凤阳某公司采购，但法院最终判决公司不用承担责任。为什么？关键在于：

1. 没有公司授权证据：陈某不能证明他是以公司名义采购，微信聊天中从未提到公司名称，付款也是用个人微信转账。

2. 公司不知情：凤阳某公司明确表示不认识李某，也没有与李某达成过买卖协议，公司账户从未向李某支付过货款。

3. 交易方式不规范：所有交易都是陈某个人与李某私下通过微信进行，没有公司盖章的合同、订单或发票。

对企业的重要启示：

1. 规范采购流程是关键
很多小企业习惯让员工"灵活"采购，觉得签合同太麻烦。但本案告诉我们，不规范的采购可能让企业无辜"背锅"，也可能在需要追责时无法保护自己。建议：所有采购必须通过公司账户付款，使用公司抬头的采购单，避免员工用个人账户交易。

2. 明确员工权限，防止"代表权"滥用
本案中陈某自称"替公司买菜"，但没有授权证明。企业应建立清晰的授权制度：哪些员工可以采购、采购金额上限是多少、需要哪些审批流程。建议给授权员工发放书面授权书，并告知常用供应商。

3. 微信沟通不能代替正式合同
很多人觉得微信聊好了就行，但微信记录在法庭上可能不被采信。本案中，法院只认定了有明确转账记录的部分欠款（75,195元），而对李某主张的5000元因证据不足不予支持。建议：重要交易务必签订书面合同，微信只是辅助沟通工具。

4. 定期核对供应商名单
凤阳某公司胜诉的关键之一是他们能证明李某不在公司认可的供应商名单中。建议企业定期更新并公示授权供应商名单，对不在名单中的"供应商"保持警惕。

5. 员工离职后要及时通知供应商
如果员工离职但仍以公司名义采购，企业可能面临风险。建议员工离职时，及时通知合作方该员工已无采购权限。

给老板们的实用建议：

• 小额零星采购也要留痕，至少保存采购单和付款凭证
• 建立简单的"采购审批单"制度，哪怕只是部门负责人签字
• 对经常合作的供应商，定期对账并保留书面记录
• 教育员工：个人微信采购有风险，公司不背锅！

企业经营中，看似省事的"灵活操作"往往是法律风险的温床。本案中凤阳某公司之所以能免责，不是运气好，而是因为他们在日常管理中保持了交易的规范性和透明度。

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