预付税款后务必及时核对完税凭证-桐城合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：合同纠纷
案号：(2021)皖0881民初2347号
审理法院：安徽省桐城市人民法院

二、案件事实与判决结果
2012年10月15日，桐城某新经济开发区建设发展有限公司、桐城市锦某水利水电工程有限公司与安庆某征市政工程有限公司三方签订了一份《协议书》。协议约定：桐城某新经济开发区建设发展有限公司委托桐城市锦某水利水电工程有限公司代为收取其向中国农业发展银行申请的一笔8000万元贷款余额，桐城市锦某水利水电工程有限公司收款后需在桐城某新经济开发区建设发展有限公司要求的期限内将该款项全额转入指定账户。同时，桐城市锦某水利水电工程有限公司需根据银行放款额度提供水利工程发票，所需税款全部由桐城某新经济开发区建设发展有限公司承担。若桐城市锦某水利水电工程有限公司违反协议，由安庆某征市政工程有限公司承担责任。

协议签订后，桐城某新经济开发区建设发展有限公司于2012年10月26日向桐城市锦某水利水电工程有限公司预付了480万元税款。桐城市锦某水利水电工程有限公司于2013年1月28日提供了7816万元的水利工程款发票，并向桐城某新经济开发区建设发展有限公司提供了4400408元的电子缴税付款凭证。同日，桐城市锦某水利水电工程有限公司还开具了398857.70元的电子缴税付款凭证，但未及时将该凭证交付桐城某新经济开发区建设发展有限公司，导致桐城某新经济开发区建设发展有限公司一直认为尚有399592元预付税款在桐城市锦某水利水电工程有限公司处。

法院经审理后判决：桐城市锦某水利水电工程有限公司只需返还734.30元，同时驳回桐城某新经济开发区建设发展有限公司的其他诉讼请求。案件受理费3647元中，原告自行承担3640元，被告仅负担7元。

三、法律风险提示：小疏忽可能引发大麻烦
这个案子看似简单，却给企业敲响了警钟：预付税款后不及时核对凭证，可能让企业白白浪费九年时间和诉讼成本。桐城某新经济开发区建设发展有限公司本以为有近40万元未返还，兴师动众打官司后才发现，实际只差700多元。更可惜的是，原告光诉讼费就花了3600多元，远超应得金额。

企业如何避免这类风险？记住三个"及时"：

1. 预付款项后，及时索要凭证
   就像您去超市购物会索要小票一样，企业预付税款时必须当场要求对方提供电子缴税凭证或发票。本案例中，如果桐城某新经济开发区建设发展有限公司在收到398857.70元税款凭证时及时核对，就不会产生后续误会。建议在合同中明确约定："收款方须在3个工作日内提供完税证明"。

2. 建立定期对账机制，及时发现问题
   不要等到几年后才发现账目问题！企业应每月或每季度与合作方核对往来款项。可参考这样做：

   • 财务人员制作《预付款项跟踪表》，记录每笔预付金额、用途和凭证获取情况
   • 每月底向合作方发送对账单，要求对方签字确认
   • 对长期未结清的款项设置自动提醒

3. 重要凭证及时归档，避免"找不到"
   电子凭证不是发给对方就完事了！本案中被告虽已开票，但因未及时交付凭证导致纠纷。企业应做到：

   • 设立专用电子档案夹，按"合同编号+日期"命名存储凭证
   • 重要交易保留双备份（如企业邮箱+云盘）
   • 新员工接手工作时，必须完成凭证交接清单

特别提醒： 即使合同约定由第三方担保（如本案中的安庆某征市政工程有限公司），企业仍要直接关注合同相对方的履约情况。担保只是"保险绳"，不能替代日常管理。

这个案例告诉我们：规范的财务管理不是增加负担，而是为企业"省钱省心"。每一笔预付款出去，都要像管自家钱包一样清楚去向；每一张发票，都要像查收快递一样确认签收。做好这些小事，就能避免"以为还有钱没退"的尴尬局面，把时间和金钱用在真正重要的经营事务上。