企业不保存考勤记录将承担不利后果-宁国劳动争议案例解读

一、案例检索信息

案由：劳动争议
案号：(2022)皖1881民初3682号
审理法院：安徽省宁国市人民法院

二、介绍案件事实并告知法院的判决结果

2017年9月，汪某到宁国市云某文化传媒有限公司从事网络主播工作，双方签订了一份《艺人签约协议书》，2018年8月，汪某转岗从事运营岗位，双方口头约定汪某工资为底薪2500元加绩效考核，原、被告均未提供书面劳动合同。2021年11月20日，汪某因个人原因向宁国市云某文化传媒有限公司提出辞职。2022年4月8日，汪某向宁国市劳动人事争议仲裁委员会提出仲裁，以未提交相关证据为由不予受理。另查明，2018年12月汪某工资为1774元，2021年11月汪某工资为1515元。

法院判决：宁国市云某文化传媒有限公司需支付汪某工资726元和加班工资65296.8元，合计66022.8元；驳回汪某关于未签订劳动合同双倍工资、经济补偿金、部分工资差额及补缴社保等其他诉讼请求。

三、案例核心观点：企业考勤管理漏洞导致高额赔偿风险

这个案例看似是普通劳动纠纷，实则给所有企业敲响了警钟：考勤记录管理不当，可能让企业付出数万元代价。

汪某主张自己每天工作10小时、每月只休息4天，要求公司支付高额加班费。公司辩称考勤设备有质量问题，且已注销钉钉账户导致记录无法找回。法院最终认定：作为用人单位，公司有责任保存员工考勤记录，却因自身管理疏忽导致证据灭失，应承担不利后果。虽然汪某主张每日加班2小时，但法院考虑到她自己也未及时主张权利，只支持了50%的日常加班时间，最终判公司支付6.5万余元加班费。

这个案例揭示了企业用工管理中的三大致命漏洞：

第一，考勤记录"说没就没"等于自认理亏。很多企业以为考勤只是内部管理小事，用手机APP打卡完事，没意识到这些记录是未来可能打官司的关键证据。就像本案中公司注销钉钉账户导致记录无法找回，法院直接推定员工主张成立。企业使用电子考勤系统时，必须定期备份数据，建议至少保存2年以上（劳动争议仲裁时效一般为1年，但特殊情况下可能追溯更久）。

第二，口头约定工资等于埋下"定时炸弹"。公司与汪某口头约定"底薪加绩效"，却未明确加班费如何计算。当争议发生时，公司无法证明已在绩效中包含加班费，法院只能按基本工资标准计算加班费。建议企业必须在劳动合同中明确：1)正常工作时间；2)加班费计算基数；3)绩效工资与加班费的关系，避免"一锅粥"式约定。

第三，规章制度"挂在墙上"反而更危险。公司有"每月休息4天"的规章制度，但无法证明实际未执行。法院认为：即使制度未落实也是公司管理失职，不能免责。企业要么严格执行规章制度并保留证据（如员工签字确认的排班表），要么及时修订制度，切忌让制度成为"纸老虎"。

给企业的实操建议：

1. 考勤管理"三必须"：必须用可靠系统（如带时间戳的面部识别）、必须每日备份数据、必须让员工每月确认考勤记录。某电商公司就因要求员工在考勤表上签字，成功避免了类似纠纷。

2. 合同约定"三清晰"：劳动合同中必须清晰写明工作时间、加班审批流程、加班费计算方式。例如可约定："绩效工资已包含每周40小时内的工作报酬，加班费按基本工资另行计算"。

3. 证据保存"两长期"：劳动合同、考勤记录、工资条等关键证据至少保存至员工离职后2年；规章制度必须保留员工签收记录，证明已实际执行。

本案中，如果公司能提供完整的考勤记录，很可能只需支付部分加班费；如果劳动合同约定明确，加班费计算也会更清晰。但正所谓"口说无凭"，企业最终因管理粗放多付了6万多元。要知道，现在规范一套考勤制度的成本可能不到千元，但一次疏忽就可能付出十倍代价。

劳动用工无小事，看似简单的打卡记录，关键时刻就是企业的"护身符"。规范管理不是增加负担，而是为企业筑起最经济的防火墙。