采购交易务必保留完整书面凭证-庐江买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：买卖合同纠纷
案号：(2021)皖0124民初6455号
审理法院：安徽省庐江县人民法院

二、案件事实和判决结果
2017年7月7日安徽某益建设集团有限公司中标承包庐江县泥河路建设工程项目。2017年8月14日某益公司与庐江县重点工程建设管理局签订庐江县泥河路工程一标段《合同协议书》，约定项目位于庐江县城西大道至移湖二路、合铜路至牌楼路，道路全长约4400米，红线宽度40米，沥青混凝土路面，主要内容包括道路、排水（含军二路出水口箱涵延伸）、照明、交通、绿化等。因工程需要，某益公司多次在庐江某赋商贸有限公司处购买散装水泥，并出具了6份安徽某益建设集团有限公司（泥河路项目）水泥对账单，对账单均有某益公司员工丁某龙与某赋商贸公司朱某签字确认，累计水泥款共计1472166.1元。2019年11月15日某益公司通过银行转账向某赋商贸公司支付水泥款540005.8元，下剩932160.3元水泥款未付。

法院判决：某益公司需在判决生效后十日内向某赋商贸公司支付剩余水泥款932160.3元，并从2021年7月19日起按贷款市场报价利率支付利息，直至实际付清为止。同时，案件受理费和保全费共18122元由某益公司承担。

三、核心观点：企业如何防范采购付款风险
这个案子看似简单——一家公司买了水泥不付钱，结果法院判它全额赔款加利息。但背后藏着企业最容易踩的“坑”：交易过程没留好证据，导致欠款赖不掉还白搭诉讼费。咱们用大白话聊聊企业怎么避免这类风险：

1. “口头说好不算数，白纸黑字最靠谱”
   案子里某益公司为啥输？不是它不想赖账，而是某赋商贸公司手里攥着6张对账单，还有员工丁某龙的签字。法院一看：单子写得清清楚楚，钱数对得上，对方员工也认了——这官司不赢才怪！
   企业该怎么做：

   • 买东西前，哪怕对方是老客户，也要签书面合同，写明货品、数量、价格、付款时间。
   • 每次送货后，让对方指定人员（比如采购经理）当场签收单据，别只靠微信说“收到了”。
   • 定期对账！像本案这样每月或每季度核对一次欠款，双方签字盖章，避免时间长了记混。

2. “签字的人得有权，否则白忙一场”
   有人可能问：丁某龙只是个普通员工，他签字为啥法院认？因为法院查了证据（比如之前的工资记录），确认他是项目负责人，代表公司干活。但如果签字的是个临时工，没公司授权，这单子就可能作废！
   企业该怎么做：

   • 和供应商合作时，先查清对方谁有权签单（比如要求提供授权书），别让门卫或实习生随便签字。
   • 自己公司派员工签收时，也要明确授权范围，并留好内部记录，防止员工离职后扯皮。

3. “拖款别怕，但得留“催命符””
   某赋商贸公司从2019年欠款拖到2021年才起诉，表面看“拖太久”，但因为一直保留转账记录、对账单等证据，法院照样支持它。要是连单据都丢了，哪怕真欠钱，也告不赢！
   企业该怎么做：

   • 欠款超过1个月，就发书面催款函（微信、邮件也行，但要写清欠款金额和期限），并保留发送记录。
   • 所有交易材料：合同、送货单、发票、转账流水，统一存电子档+纸质版，至少保存5年。

关键提醒：很多企业觉得“都是熟人，留单据太麻烦”，结果对方一跑路、一赖账，钱就打水漂。这个庐江案子血淋淋地证明：法律只认证据，不认“我以为”。花10分钟签个字、存个单，能省下几十万诉讼费和漫长时间。下次采购时，记得把“留凭证”当成和“付钱”一样重要的事——毕竟，不怕一万，就怕万一啊！