企业交易凭证管理不善将导致货款损失风险-荥阳买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2020)豫0182民初6869号
审理法院：河南省荥阳市人民法院

二、案件事实及判决结果

2017年起，韩某开始向荥阳市某辉建筑机械有限公司供应河南省某坛防腐涂料有限公司生产的油漆产品。2018年1月3日，韩某开办荥阳市城关某坛油漆销售门市部，继续向该公司供应油漆。双方的交易方式为：该公司通知供货品种及数量，韩某送货至该公司，该公司开具入库单；之后韩某持入库单向该公司结账，该公司收回入库单并支付对应货款。双方进行不定期结算。
现韩某持有的入库单原件有2017年9月29日1100元、2017年10月2日2200元等多笔，合计18760元；持有的入库单复印件有2019年3月14日1440元、2019年4月9日2400元等多笔，合计15040元；另有已开具增值税发票的货款金额10080元。该公司已支付货款有2017年11月1日4400元、2019年1月3日2420元等多笔，合计13620元。

法院判决结果：荥阳市某辉建筑机械有限公司需在判决生效后十日内支付韩某油漆款18760元；驳回韩某的其他诉讼请求（包括误工费、交通费等）。

三、核心观点与风险防范提示

这个案子的核心问题很简单：企业如果乱丢交易“小票”，就可能白白赔钱！
为什么这么说？韩某起诉要回2万多货款，某辉公司却输了官司，只因为一个致命错误：他们收回了韩某的入库单（相当于收货“小票”），但自己没管好这些单子。法院发现，某辉公司无法证明哪些货款已经付过——他们提交的付款记录和韩某手里的入库单对不上号。比如，韩某拿着12张原件“小票”说没收到钱，某辉公司却拿不出对应的付款证据，只能乖乖赔18760元。更可惜的是，韩某手里还有几张“小票”复印件（比如2019年3月14日那笔），但因为没原件，法院也不认，这部分钱他也没要回来。

对企业老板的提醒：

1. 别把“小票”当废纸！
   入库单、送货单这些凭证，就是生意的“证据链”。某辉公司败诉，就是因为他们收回单子后没分类保存，付款时也不核对记录。建议：每次收货付款后，立刻在电脑或账本上登记“哪天付了哪笔钱”，并把单子按日期归档。哪怕只是小企业，用个Excel表格也比乱塞抽屉强。

2. 复印件=没证据，原件才是硬道理！
   韩某拿着几张“小票”复印件要钱，法院直接不认——因为复印件容易造假。企业同样要注意：给客户开票或付款时，必须留一份原件存底。比如，收回客户的入库单时，自己复印一份并签字注明“已付款”，原件和复印件一起锁进文件柜。

3. 口头说“下次付”很危险，白纸黑字才保险
   某辉公司和韩某总说“回头算”，结果算糊涂了。现实中很多小企业都这样：老板电话里说“钱马上打”，却没写收据。记住：超过500元的交易，务必当场签个简单字据，写清“今收到XX货物，货款XXX元未付”，双方签字。手机录音也能当证据，但不如签字靠谱。

一句话总结：管好你的“小票”，就是管好你的钱袋子。 这个案子告诉我们，生意再小，凭证也不能马虎。企业主花10分钟整理单据，可能省下上万元损失——别等打官司时才哭着找“小票”！（注：本文案例基于真实判决改编，企业名称已作匿名化处理）