企业未妥善保存员工考勤记录导致败诉-济源劳动争议案例解读

一、案例检索信息
案由：劳动争议
案号：(2025)豫96民终492号
审理法院：河南省济源市人民法院

二、案件事实与判决结果

陈某系济源某下有限公司员工，该公司未为陈某缴纳社会保险。2020年6月1日，双方签订劳动合同，其中载明合同期自2020年3月1日起至2021年2月28日止，并有"乙方自愿放弃缴纳社保"的约定。2023年2月20日，陈某患病，被送至济源市某医院住院治疗，诊断为大脑动脉狭窄脑梗死、多发性脑梗死等。住院后，陈某未再到济源某下有限公司工作。陈某患病前十二个月平均工资为4190.13元/月。

陈某主张其于2016年8月经人介绍到济源某下有限公司工作，但公司主张其于2020年3月1日入职。陈某提请劳动仲裁，要求公司支付因未缴纳社保的经济补偿金、加班工资、带薪年休假工资等多项费用。

一审法院认定陈某入职时间为2016年8月，判决济源某下有限公司支付陈某2023年2月20日至2023年8月19日期间的医疗期工资22626.7元、2022年5月至2023年1月期间双休日加班费4045.64元和法定节假日加班费2889.74元、2022年度带薪年休假工资1926.50元。

二审法院维持了上述判决，并增加了2021年度带薪年休假工资1926.50元，驳回了双方其他诉讼请求，最终公司需向陈某支付总计约33500元。

三、核心观点与法律风险防范

这个案例的核心教训是：企业因未妥善保存员工入职和考勤记录，在劳动争议中败诉，多付近两万元赔偿。很多企业老板可能觉得"我公司管理没问题"，但当员工提起劳动仲裁时，才发现"白纸黑字"的证据比口头说法管用得多。

具体来说，本案暴露了企业四大管理漏洞：

1. 入职时间认定风险——考勤记录不全，反被"证人证言"打败
济源某下有限公司主张陈某2020年3月入职，但拿不出2020年之前的工资表和考勤记录。而陈某找来两个同村朋友作证，法院就采信了陈某主张的2016年入职时间。这直接导致医疗期从3个月变成6个月，病假工资从按70%计算变成90%，公司多赔了一万多！

防范建议：

• 建立"入职档案盒"，保存好入职登记表、身份证复印件、劳动合同、首月工资条
• 使用电子考勤系统（如钉钉、企业微信），每月导出考勤记录存档
• 每年更新一次员工档案，避免资料丢失
• 特别提醒：即使员工"老熟人介绍进来"，也必须走正规入职流程并留痕

2. 加班费争议风险——"平时已发加班费"说不清
公司说"加班费平时都发了"，但只提供了2022年5月后的考勤表。法院一看考勤记录，发现确实有21天双休日加班和5天节假日加班，判公司补发6900多元。如果公司有完整记录和工资明细，本可避免这笔支出。

防范建议：

• 实行加班审批制：员工加班必须填《加班申请单》，主管签字后才能算
• 工资条必须列明"基本工资""加班费"等明细，让员工签字确认
• 淡旺季明显的行业，要提前制定工时方案并向劳动部门备案
• 别再说"已经包含在工资里了"，法律要求必须单独计算支付

3. 年休假陷阱——"员工自己不休"不是理由
公司以为"员工没申请休年假就是放弃"，结果法院判付2021-2022年度年休假工资近4000元。二审还新增了2021年的赔偿，因为公司拿不出员工已休假的证据。

防范建议：

• 每年1月制定《年休假计划表》，让员工签字确认
• 8月检查年假使用情况，对未休员工发《年休假催休通知书》
• 员工坚持不休的，必须签《自愿放弃年休假声明》（但最好还是安排休）
• 保存好所有休假审批记录，至少保存2年

4. 社保"坑"——"自愿放弃"协议等于废纸
虽然劳动合同写了"自愿放弃社保"，法院还是认定公司违法。只是因为陈某自己签了字，才没判经济补偿金。这纯属侥幸！现实中很多类似案件都判公司赔钱。

防范建议：

• 千万别让员工签"放弃社保"协议，这在法律上无效
• 新员工入职必须30日内办理社保，这是铁规矩
• 员工说"自己交新农合"也不要信，风险全在企业
• 实在不愿交的，建议签《社保缴纳告知书》说明法律风险

给企业主的实在话：
劳动纠纷不是"谁有理谁赢"，而是"谁有证据谁赢"。很多小企业老板觉得"我用人我做主"，结果一打官司就傻眼——员工说干了7年，你拿不出7年考勤；员工说没休年假，你拿不出休假记录。

建议每月花30分钟做三件事：
1️⃣ 检查当月考勤记录是否完整存档
2️⃣ 核对工资条明细是否清晰列明加班费
3️⃣ 更新员工档案（特别是合同到期、年假使用情况）

这些小动作花不了多少钱，却能避免动辄上万的赔偿。记住：劳动纠纷不是员工"找茬"，而是管理漏洞的必然结果。规范管理不是束缚企业，而是给企业套上"防摔盔甲"——没出事时感觉多余，出事时才知道多重要。