员工私自代收租金致企业损失应如何防范-宜都房屋租赁合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：房屋租赁合同纠纷
案号：(2021)鄂0581民初815号
审理法院：湖北省宜都市人民法院

二、介绍案件事实并告知法院的判决结果

2017年4月7日，宜都某顺商业经营管理有限公司（以下简称"某顺公司"）与周某签订《商铺租赁合同》，约定某顺公司将位于宜都厚德广场D区1楼的136号商铺（面积为70.81平方米）出租给周某用于经营活动，租赁期限为2017年5月10日至2020年5月9日；租金标准为前两年有优惠，2017年5月10日至2018年5月9日月租金38.5元/平方米，每年32714.22元；2018年5月10日至2019年5月9日月租金40.81元/平方米，每年34677.07元；租金先交后用，每六个月缴纳一次，每次提前5天缴纳；周某支付了2000元履约保证金和首期租金。

合同签订后，周某仅支付了第一年租金。2018年11月6日，周某通过支付宝向黄某峰（时任某顺公司招商部经理，2016年至2019年3月1日在职）转账17175.65元。2020年5月合同到期后，某顺公司通知周某续签合同或腾退房屋。但因双方对黄某峰收款的性质产生争议，导致周某未能及时腾退房屋，直至2021年1月27日才将钥匙交还某顺公司。某顺公司认可因疫情减免2020年房租9181.70元。

法院经审理认为：2018年11月6日周某转账给黄某峰的17175.65元应认定为支付给某顺公司的租金，但属于迟延支付，需承担违约金；2018年11月10日至2020年5月9日的租金周某未支付，应补交并支付违约金；因某顺公司内部管理问题导致房屋未能及时腾退，某顺公司主张的租赁期满后的房屋占用费不予支持。

最终判决：周某支付某顺公司截至2020年5月9日的租金42478.85元及违约金7469.35元，并以42478.85元为基数，从2020年5月10日起按月利率1%支付违约金至付清之日止；驳回某顺公司的其他诉讼请求。

三、企业防范法律风险的核心提示

这个案子表面看是租户欠租，实则是企业"自伤"——租户把钱交给了公司经理，企业却说没收到，最后不仅没拿回全部租金，连本该收的房屋占用费都泡汤了。问题根源很简单：企业没管好自己的"钱袋子"，让员工成了"拦路虎"。

为什么会这样？

1. 员工身份成"免死金牌"：黄某峰是公司招商经理，租户周某有理由相信他能代表公司收钱。法院认为，公司没明确告诉租户"谁不能收钱"，就得为员工行为买单。
2. 收款流程像"无头苍蝇"：公司没规定"钱必须打到哪个账户"，租户稀里糊涂把钱转给个人，事后扯皮没证据。
3. 小事拖成大麻烦：周某多次反映"钱已交给黄经理"，公司不及时处理，导致房屋空置8个月，白白损失占用费。

企业怎么避坑？记住这3招

第一招：划清"收钱红线"，让员工不敢乱伸手

• 别只口头说"不准收现金"，要签书面《授权书》：明确只有财务部某某、某某可以用公司账户收款，其他员工一律无权经手钱款。
• 在合同里白纸黑字写清楚："所有租金必须转入公司对公账户（账号：XXXX），转给个人视为未支付"。
• 每年更新一次《授权人员名单》，在办公室贴公告，微信发通知，让客户知道"今年谁能收钱"。

第二招：堵死"个人收款"漏洞，让租户无处可转

• 开通公司专属收款码：每个商铺门口贴二维码，备注"扫码支付才有效"。
• 每月发《租金缴纳提醒》：短信/微信告诉租户"下月租金XX日到期，请通过公司账户支付"。
• 员工离职立刻"拉黑"：黄某峰2019年3月离职，公司没通知租户，结果2018年11月的转账还惹出麻烦。记住：员工一走，立刻群发消息"原XX经理已离职，收款请联系新负责人"。

第三招：问题不过夜，把纠纷"灭"在萌芽

• 设立"48小时响应制"：租户说"钱已交给员工"，必须2天内查清反馈，别等半年后打官司才想起来查。
• 留好"证据全家桶"：租户转账截图、沟通记录、员工离职证明全部存档，最好用企业微信自动备份。
• 腾房要"手递手"：合同到期前30天发《退房通知》，当天办清交接，别等租户跑了才想起收钥匙。

特别提醒：疫情期间的"减租"更要规范

本案中公司因疫情减免房租是好事，但没留书面证据差点吃亏。任何优惠都要"三有"：有文件、有签字、有记录。比如发个《租金减免确认函》，让租户签收后存档，避免日后说"没减够"。

一句话总结

企业最大的风险不是租户欠租，而是自己"家门没锁好"——管不住员工、理不清流程、留不下证据。从今天起，把"钱怎么收、谁来收、收了怎么记"变成铁规矩，才能真正守住企业钱袋子。记住：法律不保护躺在权利上睡觉的人，更不保护管理混乱的企业。