员工私盖公章≠公司欠债，企业务必管好“章”和“人” - 颍上买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：买卖合同纠纷
案号：(2020)皖1226民初1681号
审理法院：安徽省颍上县人民法院

二、案件事实及判决结果
2017年至2018年，韩某多次向颍某经营部购买五金电料等装修材料，累计欠款5700元。2019年4月11日，韩某向颍某经营部出具欠条，落款日期为2018年8月20日，并加盖“颍上县精某装饰有限公司”印章。韩某自认：该印章非颍上县精某装饰有限公司法定代表人授权，公司法定代表人对印章的存在和使用毫不知情。颍某经营部多次催要欠款未果，遂将颍上县精某装饰有限公司和韩某一并起诉。
法院判决：韩某需在10日内支付颍某经营部货款5700元；驳回颍某经营部对颍上县精某装饰有限公司的全部诉讼请求。

三、法律风险提示：企业如何避免“被欠债”
这个案子看似简单，却藏着企业天天可能踩的“大坑”：员工私盖公章，公司为啥不用还钱？
法院的核心观点很明确：个人行为≠公司行为！ 韩某虽然是颍上县精某装饰有限公司的监事，但他盖章打欠条时没得到公司授权，公司法定代表人也完全不知情。就像你邻居偷偷用你家门牌号借钱，你没签字、没同意，自然不用替他还。但对企业来说，麻烦在于：如何证明“我不知情”？ 如果证据不足，法院可能直接判公司“背锅”。

企业必须盯紧这3个风险点，否则可能人财两空：

1. 公章管理不能“放羊”
   韩某能轻易盖出假印章，说明公司公章管理松懈。现实中，很多企业把公章随手放、让员工“先盖后补”，结果员工私刻印章签单，公司有口难辩。正确做法：

   • 公章必须专人保管，使用需书面审批（比如填《用章申请表》，写清用途、金额、对方信息）；
   • 定期核对印章使用记录，发现异常立即报警。
     小提示： 电子印章同样要设密码权限，别让“一键盖章”变成“一键甩锅”。

2. 员工权限要“划清界限”
   韩某作为监事，颍某经营部误以为他能代表公司。但法院指出：职务≠授权！ 普通员工、甚至高管，没公司明确授权就不能乱签合同。正确做法：

   • 对外签约前，向客户发送《授权委托书》（注明员工姓名、权限范围、有效期）；
   • 在合同里写明：“本合同需加盖公司公章+法定代表人签字才生效”，别让员工口头承诺“算数”。
     小提示： 新员工入职时，用简单语言签《岗位责任书》，写清“哪些事能做、哪些事要请示”。

3. 交易过程要“留痕留证”
   颍某经营部输在证据链断裂：送货单只有韩某个人签字，微信聊天记录也只显示和韩某交易。如果公司事后想追认（比如认可这笔买卖），但拿不出内部审批记录，法院照样不认账。正确做法：

   • 所有交易保留完整证据：合同、送货单（要求对方盖公章）、付款记录；
   • 员工经手业务后，3天内向公司补交《业务备案表》，由法务或财务存档。
     小提示： 老板口头说“你去办吧”，一定要补个微信文字确认，避免“秋后算账”。

总结一句大白话：
企业不是“背锅侠”！管好公章、划清权限、留好证据，才能让员工“干活不越界，公司不冤枉”。一次疏忽可能赔几万，但每天花10分钟规范流程，就能省下99%的麻烦。别等法院判决书下来才后悔——你的章，你的责，必须牢牢抓在自己手里。