员工未将报销款支付给供应商且离职未归还备用金构成不当得利-南陵不当得利纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：不当得利纠纷
案号：(2025)皖0223民初4392号
审理法院：安徽省南陵县人民法院

二、介绍案件事实并告知法院的判决结果

案件事实：
被告原系原告员工，于2024年5月入职原告处。2024年10月6日，案外人弋江区某店向原告开具金额为13016元的电子普通发票，项目名称为"烟草制品、烟酒"，10月25日，被告就上述款项向公司填报报销单，11月2日，原告通过银行转账向被告支付上述报销款13016元。2025年2月18日，案外人弋江区某店因未收到上述13016元，向弋江区人民法院对原告提起诉讼，要求原告支付上述货款，后原告通过案外人刘某将款项支付给案外人弋江区某店。被告入职后，原告公司前员工周某多次通过微信将公司备用金转给被告，合计17800元。原告自认尚欠被告工资532.16元，愿意在本案款项中予以抵扣。

判决结果：
法院判决被告张某需返还原告南陵县某有限公司30283.84元（13016元烟酒款+17800元备用金-532.16元工资），并自2025年6月12日起按3%年利率支付资金占用利息，同时承担全部案件受理费285元。

三、简单地论述案例的核心观点，以达到提示企业注意法律风险的目的

这个案例看似是"员工私吞公司钱"的小事，实则暴露了企业财务管理的致命漏洞。简单说：公司把钱交给员工报销，员工没付给供应商；给员工留了备用金，离职时又没收回。结果公司白白损失3万多元，还得花时间打官司。作为企业主或管理者，您可能觉得"这怎么可能发生在我公司"，但现实中类似风险每天都在上演。下面用大白话讲清三个关键教训：

第一，报销不能"一手交钱一手交货"就完事
本案中，公司让驾驶员张某自己垫钱买烟酒，再报销给他。结果张某拿到13016元后，既没付给弋江区某店，也没留凭证。供应商直接起诉公司，公司被迫二次付款。很多企业以为"员工垫付很常见"，却忽略了风险：

• 大额采购（比如超过5000元）必须由公司账户直接转账给供应商，避免员工经手现金；
• 员工垫付小额费用的，必须要求提供供应商盖章的收款确认单，或现场拍摄付款视频；
• 财务审核时别只看发票，要核对"钱到底付给谁了"。

第二，备用金不是"人情交接"就能了事
公司为方便驾驶员工作，留了17800元备用金。但交接时，前任周某用微信分批转给张某，既没签收条，也没财务监督。等张某离职，这笔钱就像泥牛入海。企业常犯的错误：

• 把备用金当"福利"私下转手，实际应由财务统一管理；
• 员工领用必须填《备用金申请单》，注明用途和期限；
• 离职时财务必须现场清算，超期未用的备用金自动转为借款。

第三，别等"撕破脸"才想起留证据
张某全程没留任何付款证明，公司却要为他的失误买单。企业要学聪明：

• 所有报销单备注"本人承诺已向供应商付款"并签字；
• 备用金交接用公司统一格式的《资金移交确认书》，三方（移交人、接交人、财务）签字；
• 微信转账等私下操作一律视为无效，必须走公司流程。

说白了，企业输官司不因为员工"坏"，而因为制度"松"。您可能觉得"小公司没这么多规矩"，但3万多元的损失足够请半年财务顾问了。记住：规范报销和备用金管理，不是不信任员工，而是保护企业自己。下次当员工说"我先垫着，回头报销"时，不妨回一句："公司直接付给供应商更省心，需要我帮你联系吗？"——既堵住漏洞，又显得贴心。这才是真正的风险防控智慧。