员工个人名义采购致企业免责风险-长垣买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)豫0783民初8036号
审理法院：河南省长垣市人民法院

二、案件事实和判决结果
案件事实：原告金某与刘某沟通，向刘某供水电、地暖材料。2025年5月19日、6月4日、7月9日金某妻子通过微信多次与刘某核对账目，7月9日经核对，尚欠付“14430+6511=20941”。刘某在微信中向金某妻子回复“准备好你们的送货清单，然后得去一趟法院”、“直接起诉公司现在没人对钱”、“这是公司的债务不是我个人的”、“金额没问题”。2025年9月份，中国人民银行授权全国银行间同业拆借中心公布的一年期贷款市场报价利率为3.0%。

判决结果：法院判决刘某个人支付金某货款20941元及逾期付款违约金（按年利率4.5%从2025年9月23日起算），同时驳回金某对长垣某公司、杨某、高某的全部诉讼请求。简单说，刘某要自己掏钱还债，公司和其他人不用担责。

三、核心观点与企业风险防范指南
这个案子的核心问题很简单：员工用个人名义谈生意，企业可能“全身而退”，但企业实际风险更大！
刘某作为长垣某公司的员工，用微信私下联系金某采购材料，还亲口说“这是公司的债务不是我个人的”。但法院为啥不判公司还钱？关键就两点：

1. 没签正式合同：金某只和刘某微信聊天，没和公司签采购协议，也没盖公司公章。
2. 证据太单薄：微信里刘某嘴上说“是公司债务”，但没提供公司授权书、采购单或发票等硬证据。法院一看——这分明是刘某个人行为，公司根本没参与！

对企业来说，表面看“公司免责”是好事，但背后藏着大隐患：

• 供应商可能直接找员工追债，员工跑了或没钱赔，供应商就把企业当“老赖”，影响信誉。
• 员工离职或扯皮，企业说“这不算公司事”，但客户会觉得你管理混乱，不敢再合作。
• 小纠纷变大麻烦：像本案中，刘某一句“直接起诉公司”激化矛盾，企业虽赢了官司，却花了律师费、时间成本，还丢了口碑。

企业怎么防这类风险？三招搞定：

1. 采购必须“走流程”，别让员工“随便谈”

   • 所有采购统一用公司合同模板，必须盖公章+法人签字。员工对外联系时，发授权书（比如“本采购已获长垣某公司授权”），别用微信口头承诺。
   • 举个栗子：让员工用公司邮箱签合同，送货单写明“收货方：长垣某公司”，微信聊天只当辅助，不作唯一依据。

2. 账目“日清月结”，留好“铁证”

   • 要求供应商每月提供对账单，由指定部门（如财务部）核对盖章。微信对账可以，但必须同步存档纸质单据，并备注“此单经公司确认”。
   • 避坑提醒：像本案中刘某只回“金额没问题”，但没提公司确认，法院直接不认。记住：员工个人确认 ≠ 公司确认！

3. 员工培训“常态化”，别等出事才后悔

   • 每季度给采购、销售岗做简单培训：强调“个人名义签单=自掏腰包”，明确哪些话不能说（如“这是公司债务”这类模糊表述）。
   • 实用口诀：“无合同不交易、无公章不付款、无记录不认账”——小事按规矩办，大事自然少麻烦。

最后划重点：企业以为“员工个人担责”能省事，实则埋雷！规范采购流程不是添麻烦，而是给企业穿“防弹衣”——既保护公司不被坑，也避免员工背锅。生意再忙，这三步不能省：签合同、盖公章、留记录。做好了，80%的类似纠纷都能提前掐灭！