未保留货物签收证据致货款无法追回-新郑买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)豫0184民初1596号
审理法院：河南省新郑市人民法院

二、介绍案件事实并告知法院的判决结果
2020年8月11日，新郑市某医院与北京某有限公司签订《新郑市某医院医用耗材试剂购销合同》，约定北京某有限公司向医院供应口腔科种植体系统。合同明确规定：货物由北京某有限公司送货至医院指定地点；交货时需双方共同开箱验收；销售出库清单和发票必须经临床科室主任、护士长及医院某甲人员共同签字确认，才能办理付款手续。

另查明：北京某有限公司提交出库记录十六条、快递记录三条及发票复印件一份，显示2021年4月25日向医院开具32535元增值税发票，业务员宋某于2020年11月16日和2021年4月21日出库货物并邮寄，快递记录显示医院方刘某、杨某签收。但医院不认可这些证据，称均为北京某有限公司单方制作，无医院签字确认。
北京某有限公司还提交了2020年10月25日签订的另一份合同，涉及111800元医疗器械，但医院已支付该款项，北京某有限公司予以认可。
医院提交了员工刘某与业务员宋某的聊天记录，显示自2021年12月起宋某多次沟通货款问题；2023年4月14日，宋某向刘某发送统计表主张2万多元货款，并注明供应商为河南某有限公司；医院随后提交了河南某有限公司开具的27300元发票及支付凭证，证明该款项已于2024年5月27日付清。
北京某有限公司承认，涉案业务由宋某对接，现无法联系宋某，货物系由宋某向公司报货后出库发送给医院。

法院判决：驳回北京某有限公司的全部诉讼请求，案件受理费919元由北京某有限公司自行承担。

三、核心观点：企业卖货后别忘了让对方“签字画押”，否则货款可能“打水漂”
这个案子说白了就是：企业卖了货，却因为拿不出“对方确实收到货”的铁证，白白损失3万多元货款。北京某有限公司声称医院欠款32535元，但只提供了自己打印的出库单和快递记录——这些东西好比自己写的“借条”，没有医院签字，法院根本不认账。反观医院，拿出了聊天记录、新发票和付款凭证，证明相关款项已结清。法院一查：证据不足，驳回！

给企业的血泪教训：

1. 送货必须“留痕”，签字比啥都管用
   合同里白纸黑字写着“货物需经医院科室主任签字才能付款”，但北京某有限公司送货时，只靠快递单就完事。快递员签收≠医院认可！下次送货，务必让合同指定的负责人（比如科室主任）当场在《收货确认单》上签字。别嫌麻烦——一张纸的成本，远低于打官司输掉几万块。

2. 证据链要“环环相扣”，孤证等于没证
   光有出库单？不行！光有发票？也不行！本案中，北京某有限公司的证据全是“自说自话”：出库单是自己打印的，快递记录只显示“刘某签收”（但医院说刘某是临时工，无权代表医院）。正确做法是：送货单+对方签字+验收照片+后续对账记录，四件套缺一不可。例如，拍下货物开箱视频，让签收人举着身份证入镜，再微信文字确认“已收货”。

3. 业务员离职别“甩手不管”，客户关系要“接好棒”
   北京某有限公司栽在“联系不上业务员宋某”上——货是谁送的？谁签的字？全成谜！企业必须规范业务员交接：离职前整理客户签字单、聊天记录，移交财务和法务。建议用企业微信办公，所有沟通自动存档，避免个人手机一丢，证据全飞。

4. 定期对账像“体检”，别等“病入膏肓”才后悔
   本案欠款从2021年拖到2025年才起诉，医院早用新发票“洗白”了旧账。企业应每季度发《对账函》让客户盖章确认，发现异常立刻处理。记住：法律只保护“勤快人”，拖延只会让证据烂在抽屉里。

一句话总结： 卖货不是“货发出去就完事”，签收单是货款的“保命符”。企业主们，下次送货时多问一句“能签字吗？”，省下的是真金白银，保住的是企业命脉！