员工签字盖章确认欠款后企业必须承担付款责任-汉川买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)鄂0984民初1889号
审理法院：湖北省汉川市人民法院

二、案件事实与判决结果
被告湖北某建筑工程有限公司在承建工程期间，于2023年8月29日至2024年10月25日，由其材料员毛某东在原告汉川市某五金机电经营部处采购电线电缆、电焊机等五金机电材料。毛某东在每次销售单上签字确认，被告公司也按期支付部分货款，并由原告开具发票（发票名称为湖北某建筑工程有限公司）。2024年10月25日，双方结算后，毛某东在销售单上出具欠条，写明“本人毛某东欠汉川市某五金机电经营部丁某货款2023年5月至2024年8月总欠196739元”，并加盖被告公司印章。之后，被告仅支付5000元，剩余191739元一直未付。

法院判决：被告湖北某建筑工程有限公司需在十日内向原告支付货款191739元及逾期利息（利息从起诉日2025年3月10日起，按中国人民银行同期贷款利率计算至实际付清日）。

三、企业防范法律风险的核心提示
这个案子看似简单，却暴露了企业日常经营中的一个“隐形炸弹”：员工代表公司签字盖章后，企业不能以“员工还帮其他公司干活”为由赖账！

为啥这么说？
被告公司辩称：“毛某东同时是另一家某丙公司的材料员，欠的货款应该两家公司一起还。”但法院直接驳回了——因为毛某东签字时用的是被告公司的名义（销售单和发票都写被告全称），还盖了被告公章。这就相当于员工“穿着被告公司的工装”谈生意，法院自然认定债务属于被告公司，和别人无关。

对企业来说，这3点风险必须盯紧：

1. 公章不能乱盖，签字要认准人
   案例中，毛某东一张欠条盖了公章，企业就“跑不了”。现实中，很多小企业图省事，让采购员随便签单、盖章，甚至混用不同公司的印章。结果呢？一旦出事，企业得全盘买单。建议：

   • 严格限定公章使用范围，比如采购合同必须由法定代表人或指定负责人审批后才能盖章；
   • 员工签字前，务必核对身份（留存授权书），避免“身兼数职”的员工把不同公司的业务搅在一起。

2. 发票开给谁，债务就归谁
   原告给被告开发票时，名称写得清清楚楚是“湖北某建筑工程有限公司”，这成了法院认定债务归属的关键证据。如果企业让员工混开发票（比如一笔货款开给A公司、一笔开给B公司），后期想推卸责任根本不可能。建议：

   • 财务收到采购单时，必须核对“钱给谁付、票开给谁”，确保业务流、资金流、发票流“三流一致”；
   • 定期检查供应商台账，发现混同情况立即整改。

3. 别信“口头承诺”，留好书面证据
   本案买卖合同是口头达成的，但因为有销售单签字+欠条盖章+发票佐证，法院照样支持了原告。很多企业觉得“熟人交易不用签合同”，结果欠款时拿不出证据。建议：

   • 再小的采购也要签简易合同或订单，写清产品、数量、付款时间；
   • 每月和供应商对账，双方签字确认（电子对账也可），避免年底“算总账”时扯皮。

一句话总结： 员工是企业的“代言人”，他签字盖章那一刻，企业就得兜底。管好公章、分清业务、留足证据——这些小事花10分钟，能省下99%的官司麻烦！