企业交易中证据链缺失将导致货款无法追回风险-麻城买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2024)鄂1181民初3831号
审理法院：湖北省麻城市人民法院

二、案件事实和判决结果

2021年10月19日，原告麻城市某甲五金制品有限公司与被告某某技术（武汉）有限公司就位于湖北省麻城市某镇项目的不锈钢水箱供货事宜签订了《水箱供货合同》一份，双方约定，由原告为被告生产并供应冲压组合式不锈钢水箱2台，并由原告负责将水箱运输至施工场地进行组装焊接，总价款为47000元，由被告预付总货款的30%即14100元，水箱安装完毕后付到总货款的60%即应付14100元，水箱安装完毕并验收合格后付到总货款的95%即应付16450元，留5%（2350元）的质保金一年内付清，合同还对水箱的质量、安装及验收等事项进行了约定。签订上述合同后，被告于2021年10月21日向原告预付了货款14100元，后原告开始为被告制作并安装水箱，完工后于2021年10月28日经被告方验收合格，后原告就余下的货款多次向被告催要，被告于2022年1月28日又支付了货款14100元，剩余货款18800元被告至今未付。

2021年12月23日，原被告还就位于湖北省鄂州市梁子湖区某道某项目钢构基础的生产制作事宜签订了《产品购销合同》一份，约定由原告为被告生产不锈钢水箱1台及负责泵房钢构基础的制作、运输和安装，交货地点为鄂州市梁子湖区某道某项目售楼部，质量质保期为2年，总价款为31000元，由被告先预付货款18600元，待水箱安装完毕并经验收合格后支付余款12400元，该购销合同还对水箱的质量及验收等事项进行了约定。在被告于当日向原告预付了货款18600元后原告开始为被告制作、安装水箱及泵房钢构基础。在施工过程中原告又按照被告的要求增补施工制作了泵房，同时被告方的现场施工负责人在产品购销合同上加注"泵房增补8?，单价450元，含税价款3600元"。案涉合同的水箱及泵房制作、安装于2022年1月12日经被告方验收合格。后原告就案涉合同中余下的货款16000元多次向被告催要，被告一直以各种理由拖延未付，双方遂酿成纠纷。

法院判决被告某某技术（武汉）有限公司在判决生效后十日内向原告支付下欠的货款34800元及相应的逾期付款损失（按年利率3.35%计算），同时承担案件受理费335元。

三、企业法律风险防范提示

这个看似简单的货款纠纷案，却揭示了企业日常经营中最容易忽视的法律风险——证据管理漏洞。许多企业老板常常认为："我们合作这么多次，口头说好就行"，"验收时随便签个字就行"，"合同复印件应该也能用"，结果却吃了大亏。

核心问题在哪里？

本案中，被告公司辩称"鄂州项目的合同是复印件，只有单方盖章"、"验收单是手写，没有法定代表人签字"，试图推翻欠款事实。但法院为什么还是判被告败诉？关键就在于原告提供了完整的"证据链"：合同+验收单+付款凭证相互印证，形成了闭环证据。而被告拿不出任何反驳证据，只能"哑巴吃黄连"。

企业如何避免这种风险？

1. 合同必须"双签双盖"，拒绝"单方操作"
   很多企业为了图快，让对方先盖章发过来，自己这边还没盖章就开始干活。本案中被告就以"合同只有单方盖章"为由否认合同效力。正确做法：合同必须双方正式签署盖章后才能执行，电子合同也要通过正规平台签署。即使是小修改，也要双方确认后再执行，切忌在合同上随意手写添加内容（本案中泵房增补部分之所以被认可，是因为有现场负责人签字确认）。

2. 验收环节要"留痕"，不能"随便签"
   本案被告辩称"验收单无法定代表人签字"，但法院认可了现场负责人的签字。这提醒我们：验收时一定要让对方有授权的人签字确认，并注明身份和日期。最好在合同中明确约定"哪些人有权代表公司验收"，避免事后扯皮。验收后要及时索要书面确认文件，不能仅靠口头说"没问题"。

3. 证据要"打包存档"，别等纠纷才找
   原告能胜诉的关键是提供了完整的证据链：合同、验收单、付款记录相互印证。建议企业建立"一单一档"制度：每笔业务从洽谈、签约、交货、验收到付款的所有文件（包括微信记录、邮件等电子证据）都要系统归档，保存至少5年。特别是验收单、送货单这类关键凭证，必须清晰显示产品数量、质量、交付时间。

4. 逾期付款要"及时追"，拖延只会损失更大
   本案中原告在被告逾期后及时起诉，法院支持了利息损失。但现实中很多企业碍于面子迟迟不追讨，结果过了诉讼时效（一般3年）就彻底丧失权利。建议：合同中明确约定付款期限和逾期利息（本案按年利率3.35%计算），一旦逾期立即书面催告，保留催款证据，超过1个月未付就应考虑法律手段。

记住：商场如战场，信任很重要，但完善的证据管理更重要。一次疏忽可能让你几年的辛苦钱打水漂。从签合同到收货款的每个环节，都要养成"留证据"的习惯，这不是不信任合作伙伴，而是对企业自身最基础的保护。特别是中小企业，经不起一次货款纠纷的折腾，做好证据管理就是最经济的风险防控手段。