企业合作中账目管理不清晰易引发付款纠纷-长垣教育培训合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：教育培训合同纠纷
案号：(2023)豫0783民初2999号
审理法院：河南省长垣市人民法院

二、案件事实并告知法院的判决结果

新乡某羽教育信息咨询有限公司经营奥尔夫音乐教育工作。2014年左右，新乡某羽教育信息咨询有限公司与长垣市樊相镇某心幼儿园开始合作，由新乡某羽教育信息咨询有限公司与长垣市樊相镇某心幼儿园进行授课。后双方约定每节课每人3.125元，即每个幼儿每学期16课时，每学期共计50元，双方进行多年合作。自2019年起长垣市樊相镇某心幼儿园开始拖欠新乡某羽教育信息咨询有限公司课时费用，至2021年上学期止已拖欠课时费80746元。2021年2月10日长垣市樊相镇某心幼儿园支付5000元后，剩余课时费用未支付，双方经多次协商未果，新乡某羽教育信息咨询有限公司诉讼来院。

法院判决结果：长垣市樊相镇某心幼儿园需在判决生效后十日内向新乡某羽教育信息咨询有限公司支付课时费75746元，并承担案件受理费847元。

三、案例核心观点与法律风险防范提示

这个案例看似简单，却暴露了企业在日常经营中一个常见却容易被忽视的风险点：账目管理混乱。表面上看是幼儿园欠了培训机构的钱，但实际上问题出在双方对账目记录不清晰、不规范上。

庭审中，幼儿园曾提出在2019年1月、8月和2020年1月已经支付了30000元，试图减少欠款金额。但培训机构能够清晰证明这些款项是用于之前已完成结算的合作项目，与本次争议的欠款无关。最终法院支持了培训机构的主张，判令幼儿园全额支付剩余欠款。

为什么这个案例值得所有企业重视？因为它揭示了三个关键风险点：

第一，"混账"比"欠账"更危险。很多企业老板认为只要有钱进账就行，不太在意每笔钱具体对应哪个项目、哪个时间段的服务。就像本案中，如果培训机构没有保存好历史交易记录，可能就被迫接受"已付款"的说辞，白白损失3万元。企业一定要做到"专款专用、专账专记"，每次收款都要明确标注是哪一期、哪个项目的服务费。

第二，口头约定再多次，不如白纸黑字一次。本案中双方合作多年，很多交易可能都是口头约定，导致对欠款金额产生分歧。建议企业：服务内容、计价标准、付款时间等关键条款一定要形成书面合同；每次服务完成后，最好有双方签字确认的服务记录；大额交易或长期合作，务必建立定期对账机制，每季度或每半年双方确认一次往来账目。

第三，聊天记录也能当证据。本案中，微信聊天记录、通话记录都成为了法院认定事实的重要依据。这提醒我们：日常工作中，与客户关于服务内容、付款情况的沟通，尽量通过文字形式（如微信、邮件）进行，并注意保存。不要以为"只是随便聊两句"就删除聊天记录，这些可能在纠纷中成为救命稻草。

给企业的实用建议：

1. 建立"三单匹配"制度：服务确认单+发票+收款记录三者必须对应一致。就像本案中，培训机构能拿出每学期的课时费用明细，才让法院清楚看到欠款是如何计算出来的。

2. 设置"账目隔离墙"：不同年度、不同项目的账目要分开管理，避免新旧账目混在一起。可以想象成不同的"钱袋子"，今年的钱不装进去年的袋子里。

3. 养成"定期清账"习惯：合作满一年或项目结束后，主动与对方核对账目，签署书面确认文件。不要等到欠款累积多了才去催收，那时很容易说不清。

4. 重要沟通"留痕"：电话沟通后，通过微信或邮件简要确认"刚才电话中我们约定..."；付款时备注"2022年上学期音乐课时费"等具体信息。

很多企业主觉得"都是老客户了，没必要这么麻烦"，但当纠纷真正发生时，情面抵不过证据。本案中的培训机构正是因为做好了基础账目管理，才能在对方拖欠两年多后依然成功追回欠款。而幼儿园一方，如果当初能规范记录每笔付款对应的期间，也不至于在法庭上被动承认欠款。

记住：生意可以讲人情，但账目必须讲规矩。规范的财务管理不是增加工作量，而是为企业减少未来的麻烦和损失。尤其在当前经济环境下，每一笔应收账款都关乎企业现金流安全，做好基础账目管理，就是对企业最好的风险防范。