买卖合同纠纷中对账单缺失导致高额违约金难以主张-林州买卖合同案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2024)豫0581民初5343号
审理法院：河南省林州市人民法院

二、案件事实及判决结果

2020年5月7日，林州某保科技公司作为甲方与林州某配经营部（乙方）签订《采购合同》一份，约定"甲方根据实际经营需求，以单次订单的方式向乙方不定期采购合同附件一《供货清单》约定范围内的货物；除非有书面确认，否则在任何情况下，乙方均不得向甲方销售或者提供本合同附件一《供货清单》约定范围外的货物……4.1.乙方凭正式发票、表明甲方收到货物的送货单或收货单以及经甲方书面确认的当月对账单按月与甲方结算货款，甲方在收到乙方齐全正确的结算资料后，及时向乙方支付货款。5.6.甲方延期支付应付款项的，应自付款期限届满的次日起，每逾期一天按延迟付款总金额的万分之五向乙方支付延迟付款期间的损失"。

2022年5月7日，林州某保科技公司作为甲方与林州某配经营部（乙方）再次签订《采购合同》一份，约定"甲方根据实际经营需求，以单次订单的方式向乙方不定期采购合同附件一《供货清单》约定范围内的货物；除非有书面确认，否则在任何情况下，乙方均不得向甲方销售或者提供本合同附件一《供货清单》约定范围外的货物……4.1.乙方凭正式发票、表明甲方收到货物的送货单或收货单以及经甲方书面确认的当月对账单按月与甲方结算货款，甲方在收到乙方齐全正确的结算资料后，及时向乙方支付货款。7.3.本合同自双方盖章之日起生效，至2023年5月8日终止"。

根据林州某配经营部提交的出库单及发票显示，2021年6月-2022年3月16日，林州某配经营部向林州某保科技公司供货共229630元，2021年6月22日-2022年3月21日林州某配经营部向林州某保科技公司开具发票金额251330元。2022年7月6日-2023年2月17日，林州某配经营部向林州某保科技公司供货共75395元，2022年7月22日-2023年6月5日林州某配经营部向林州某保科技公司开具发票金额78085元。根据林州某配经营部提交的谈话录音显示，2023年8月29日林州某配经营部的经营者王某军到林州某保科技公司会计处查询，林州某保科技公司欠付林州某配经营部货款共329415元。庭审中林州某配经营部陈述部分出库单丢失，故提交的出库单金额与发票金额不一致。

另查明，2023年11月3日，林州某保科技公司委托林州市住房和城乡建设局向林州某配经营部支付货款10000元。

法院判决结果：林州某保科技公司于判决生效之日起十五日内给付林州某配经营部货款319415元及违约金（违约金以319415元为基数，自2024年6月6日起至清偿之日止按照年利率4.485%计算）；驳回林州某配经营部的其他诉讼请求。

三、核心观点及风险防范建议

这个案例告诉我们：买卖交易中，即使合同约定了高额违约金，如果企业不能提供完整的交易凭证链，特别是关键的对账单，那么主张高额逾期付款损失将非常困难。

让我们看看林州某配经营部为什么没拿到预期的违约金：

林州某配经营部和林州某保科技公司签了两份合同。第一份合同中明确约定"逾期一天按万分之五支付违约金"（相当于年化18.25%），这对供货方非常有利。但问题出在第二份合同中，虽然也有交易，但没有约定逾期付款的违约金计算方法。更关键的是，原告在诉讼中无法提供林州某保科技公司书面确认的当月对账单，导致法院认为无法确定付款条件是否已经成就。

法院最终只支持了从起诉之日（2024年6月6日）起按年利率4.485%计算的违约金，远低于合同约定的万分之五（年化18.25%）。也就是说，原告本来可能拿到11万多的违约金，最后只能按较低标准计算，损失很大。

企业应该如何防范这种风险？

1. 合同条款要完整延续：续签合同时，务必检查关键条款是否完整保留。本案中第二份合同遗漏了违约金条款，埋下了隐患。建议企业在每次签约或续签时，由法务或专业律师审核，确保重要条款不遗漏。

2. 对账单是"黄金证据"：合同中约定"凭书面确认的当月对账单结算"，但原告拿不出这个关键证据。企业应建立规范的对账流程，每月固定时间与客户核对账目，要求对方在对账单上签字盖章，并妥善保管。电子对账也要保留可验证的电子记录。

3. 出库单、送货单不能丢：原告承认"部分出库单丢失"，导致证据链不完整。建议企业建立完善的单据管理制度，使用统一格式的出库单、送货单，一式两份，双方各执一份，并定期归档。现在许多企业用电子系统管理，但也要确保有可追溯的记录。

4. 发票不等于付款凭证：很多企业以为开了发票就能收钱，但本案中法院认为仅有发票不足以证明付款条件已成就。发票只是交易的一部分证据，必须配合送货单、对账单等形成完整证据链。

5. 及时主张权利：从2021年6月开始欠款，直到2024年才起诉，时间跨度大，证据更容易丢失。建议企业建立应收账款预警机制，超过约定期限30天未付款就应采取措施，不要等到"实在没办法"才起诉。

6. 合同约定要具体可行：本案中合同约定"及时支付"，但没明确具体期限，也增加了争议。建议在合同中明确约定"收到发票后30日内付款"等具体时间，避免模糊表述。

记住：商场如战场，交易做完了不代表风险就结束了。保留好每一份单据，就像保存好自己的"战绩记录"，关键时刻才能保护自己的合法权益。企业老板们别嫌麻烦，花点时间建立规范的交易凭证管理制度，比事后打官司省心省力得多！