员工代表公司采购未留证据，企业需承担付款责任-中牟买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：买卖合同纠纷
案号：(2025)豫0122民初1527号
审理法院：河南省中牟县人民法院

二、案件事实及判决结果

2023年8月至2024年9月期间，河南某商贸有限公司委派其方人员张某分多次自中牟县某生姜商行处购买生姜，通过张某采购的生姜，尚余货款55025元至今未付。

案件审理过程中，关于1376元（56401元-55025元）的问题。张某称，55025元是其代表公司采购，但1376元是其同事赵某于2024年4月15日代表公司采购时的账单。2024年4月15日其休假了，赵某并未与其交接该笔款项，其不清楚。但通过原告工作人员和赵某的微信聊天记录显示，该笔款项应当是1366元。原告称其计算欠付金额有误，实际欠付金额应当是56391元（55025元+1366元），且被告均未支付上述款项。

上述事实有某商行工作人员与张某的微信聊天记录、某公司出具的《声明》《证明》等证据佐证。

法院判决河南某商贸有限公司于判决生效之日起十日内支付中牟县某生姜商行货款56391元及该款利息（自2025年2月7日起至实际付清之日止，利率按照全国银行间同业拆借中心公布的一年期贷款市场报价利率计算）；驳回中牟县某生姜商行其他诉讼请求。

三、核心观点与法律风险提示

这个案子表面看是个简单的"欠钱不还"纠纷，但对企业经营者来说，却是一记响亮的警钟。许多企业老板可能觉得："我都没签字，凭什么要我公司付钱？"但现实是，法院最终判决公司要为员工的行为买单。为什么？关键就在于"员工代表公司采购"这一行为的认定。

核心观点：企业员工以公司名义开展业务时，必须明确表明身份并留存证据，否则企业可能要为员工行为承担法律责任。

这个案件告诉我们，当你的员工对外说是"代表公司"买东西时，如果供应商有合理理由相信这一点，即使没有正式合同或公章，法院也可能认定是公司行为，而不是员工个人行为。在本案中，张某虽然声称自己是公司员工，但公司没有提供相反证据，而商行有微信记录等证明张某确实是代表公司采购，所以法院判定公司要付钱。

对企业来说，如何避免陷入这种困境？这里有几点实用建议：

1. 给员工"名分"要正式
   不要只口头说"你去帮我买点东西"。对于经常需要对外采购的员工，公司应出具书面授权书，明确写明"授权张某代表我公司采购生姜等货物，权限范围为XXX，有效期至XXXX年XX月XX日"。让供应商一看就知道这是公司行为，不是员工个人行为。

2. 交易过程要"留痕"
   每次采购都要有记录：采购单上加盖公司章、让供应商开票时写公司全称、保留微信/电话沟通记录。本案中，商行能胜诉就是因为有微信聊天记录证明交易对象是公司而非个人。建议企业建立采购台账，每次交易都要登记清楚。

3. 别让"口头约定"成为隐患
   很多小企业习惯"先拿货后付款"，口头说说就行。但一旦发生纠纷，没有书面证据就很难说清。建议即使是熟人交易，也要有简单的采购确认单，写明货物名称、数量、价格，并由双方签字确认。

4. 内部管理要"无缝衔接"
   本案中张某提到有部分货款是他同事赵某采购的，但他不清楚情况。这说明公司内部交接有问题。企业应建立规范的采购审批和交接流程，确保每位员工清楚自己的职责范围，避免"你采我购他付款"的混乱局面。

5. 发现问题要"及时处理"
   河南某商贸有限公司一直拖延付款，最终不仅付了本金，还要额外支付利息。企业一旦发现有欠款情况，应主动与供应商沟通解决，不要等到对方告上法庭才重视。

特别提醒：很多企业主认为"员工自己签的字自己负责"，但法律上并非如此。只要员工的行为看起来是在履行工作职责（比如在工作时间、工作地点、采购与公司业务相关的物品），供应商有理由相信这是公司行为，公司就很可能要承担责任。

记住这条黄金法则：员工对外"代表公司"四个字不能随便说，公司也不能随便认。 该明确的要明确，该留证的要留证，才能避免"人在家中坐，债从天上来"的尴尬局面。

企业管理无小事，一次疏忽可能带来意想不到的法律风险。从今天开始，规范你的采购流程，保护好自己的企业吧！