企业应及时签订业务确认书防范货款风险-长垣买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：
买卖合同纠纷
案号：
(2024)豫0783民初3446号
审理法院：
河南省长垣市人民法院

二、介绍案件事实并告知法院的判决结果

2020年4月7日，长垣某投商贸有限公司（甲方）与河南中某房产置业有限公司（乙方）签订合同编号为20200001的《钢材买卖协议》一份，约定乙方因工程需要，自2020年4月1日至2020年12月30日止，不定时、多批次向甲方采购钢材，总需货量约2500吨（该数量为暂定数量，乙方可根据实际需要进行数量增减，乙方加减数量经双方协商后不属于违约），每次供货量、规格及价款以当期甲乙双方签字的供货单或送货单为准。结算及付款方式为甲乙双方约定按月结方式结算，即：乙方应于每批提货之日起30日内结清当期货款（具体日期以每期供货单或送货单显示日期为准），否则甲方有权拒绝提供下期订购钢材。违约责任约定在合同履行期内，若乙方更换供应商，应提前15日书面通知甲方，并于通知到达甲方之日起五日内向甲方付清所有货款，乙方未按协议约定付款的，甲方有权中止协议，待乙方结清相应货款后，协议继续履行。若乙方逾期付款达十五日，甲方有权单方终止协议；或因不可抗力因素导致协议无法履行的，双方经协商可终止协议；自终止协议之日起五日内，乙方要予以结清所有款项，延期内按照银行利息计息。合同签订后，长垣某投商贸有限公司向中某房产公司供应货物，2023年5月15日，经结算，长垣某投商贸有限公司（甲方）与中某房产公司（乙方）签订《业务合作确认书》，内容为自2020年4月起，甲方同乙方开展钢材供给业务合作，双方签订了钢材买卖协议，主要用于乙方位于河南省长垣市××路××路交叉口的中威·懿仕良苑房地产项目建设。双方一致同意在主协议条款约束下，由乙方根据自身需求指定钢材供应商，向甲方提出申请，甲方支付货款，乙方验收使用，账期为3个月，甲方利润按照实际业务发生的钢材吨数每吨增加费用计算。具体业务发生另行签订钢材采购／销售合同的合作模式。截止2020年8月4日，甲方按照乙方要求，向乙方指定供应商支付货款共计12笔，其中2020年4月7日、4月24日、6月9日支付的3笔货款，按照协议约定，在账期到期后，乙方委托涉及项目建设单位河南省光大建筑安装有限公司完成货款支付。截止2023年5月10日，乙方累计欠甲方货款4770998.19元。以上业务发生和金额，双方均认可无异议，业务合作涉及的其他问题双方另行协商。

法院判决河南中某房产置业有限公司于判决生效后十日内支付长垣某投商贸有限公司货款4770998.19元及截至2024年4月16日的利息163168元，之后的利息以4770998.19元为基数按照年利率3.65%计算至债务偿清之日止，案件受理费23136.67元由被告承担。

三、案例核心观点与企业风险防范提示

这个案例告诉我们：企业间的业务往来中，定期签订书面确认文件是防范货款风险的"护身符"。很多老板认为"都是熟人，签个合同就行了，没必要每次对账"，但正是这种想法埋下了大隐患。

本案中，原告能够胜诉的关键在于2023年5月签订的那份《业务合作确认书》。这份文件明确写明了"截止2023年5月10日，乙方累计欠甲方货款4770998.19元"，并且双方都签字盖章确认。虽然合同约定是30天付款，但实际账期变成了3个月，如果中间没有定期确认，等到欠款累积到近500万元才去追讨，很可能因为证据不足而无法全额追回。

企业老板们需要警惕的3个风险点：

1. "熟人交易"不签确认书=埋下雷
   很多企业觉得"都是长期合作的伙伴，月底对个账就行"，但往往就是这些"心照不宣"的交易最容易出问题。本案中，如果双方没有签订那份《业务合作确认书》，原告需要提供每笔交易的详细凭证，证明哪笔货款没付，工作量会大很多。建议：每季度至少签一次对账单，大额交易后立即确认。

2. 合同条款"纸上谈兵"要不得
   本案合同明明约定30天付款，但实际执行变成了3个月账期。虽然最后法院还是支持了原告，但如果合同中没有明确约定逾期利息计算方式，原告可能连利息都拿不到。建议：合同条款要落实到行动中，如果实际履行与合同不符，务必签订补充协议。

3. 被起诉后"装鸵鸟"损失更大
   本案被告经法院传唤却不出庭，等于主动放弃了答辩机会。如果被告能出庭，提供已付款证据或质疑欠款金额，结果可能完全不同。现实中很多企业觉得"官司反正打不赢，不如不去"，这反而会让法院直接采信原告的说法。建议：收到法院传票必须重视，即使无法出庭也要提交书面答辩状和证据。

给企业老板的3条实用建议：

✅ 建立"对账三步走"制度
每月5日前财务主动与客户核对上月账目，10日前完成签字确认，15日前将确认文件归档。就像我们记账要日清月结一样，欠款确认也要及时。

✅ 合同执行要有"刹车机制"
在合同中明确约定："逾期付款超过XX天，停止供货"，并严格执行。本案中合同约定逾期15天可终止协议，但原告没有及时行使权利，导致欠款越积越多。别因短期利益牺牲长期风险控制。

✅ 证据保存要像存钱一样用心
把每笔交易的合同、送货单、付款凭证、对账单都扫描存档，建议使用"合同名称+日期"命名电子文件。现在手机拍照很方便，重要沟通也可以录音留存（注意要告知对方在录音）。

记住：商业合作中，信任很重要，但白纸黑字的确认更重要。500万的欠款不是一天形成的，而是一次次"下次再对账"的疏忽累积起来的。定期确认债务不是不信任合作伙伴，而是对双方负责的商业智慧。