员工签字确认公司欠款视为职务行为，公司必须支付-麻城修理合同纠纷案例解读

一、案例检索信息

案由：修理合同纠纷
案号：(2024)鄂1181民初6315号
审理法院：湖北省麻城市人民法院

二、案件事实与判决结果

麻城市某修理厂是一家专门修理机动车的小店。麻城某石业有限公司是一家做石材生意的公司。在2022年到2023年10月期间，麻城某石业有限公司多次在麻城市某修理厂购买机械配件，但一直没付钱。到了2024年7月22日，双方算账后，麻城某石业有限公司应该付给修理厂113595元，已经付了42045元，还欠71550元没付。刘某和张某在结算单上签了字确认了这个欠款。后来这笔钱一直没付，修理厂就把麻城某石业有限公司、刘某和张某一起告上了法院。

法院判决：麻城某石业有限公司要付给麻城市某修理厂71550元；但驳回了修理厂要求支付违约金的其他请求（因为双方算账时没提违约金的事）。

三、核心观点与风险防范提示

这个案子的核心观点很简单：当员工在公司业务中签字确认欠款，这通常算作“代表公司干活”（职务行为），责任由公司扛，员工个人不用赔钱。 法院为啥这么判？因为刘某和张某是麻城某石业有限公司的员工，他们在结算单上签字是工作的一部分，比如核对账目、处理业务，这属于公司授权的范围。除非能证明员工是公司老板或故意坑公司（比如转移财产），否则个人不用背锅。

对企业来说，这个案例像一面镜子，照出了日常经营中的“小漏洞”——员工随便一签字，可能让公司背上大笔债务。别以为这是小事，现实中很多企业因此吃了亏。我们总结了几个简单实用的防范方法，帮你轻松避坑：

1. 管好员工的“签字权”：
   别让员工随随便便代表公司签字。比如采购、结算这类事，要明确哪些人能签（比如部门主管），哪些事必须老板批（比如大额欠款）。最好发个内部通知，写清楚“只有小王能签维修单，小李只能签收货单”，避免员工好心办坏事。

2. 签字时注明“代表公司”：
   员工在单据上签字时，一定要加一句“代表XX公司”或“授权代表”。比如写成“刘某（麻城某石业有限公司员工）”。这样万一出事，法院一眼就能看出是公司行为，不是个人欠债。

3. 账目要“日清月结”，别拖成糊涂账：
   像案例中那样，欠款拖到年底才算总账，很容易漏细节。建议企业每月和供应商对一次账，保留好合同、发票和结算单。对账时发现多付或少付，当场解决，别等对方告上门才后悔。

4. 新员工培训别漏“法律课”：
   很多小企业觉得法律太复杂，其实核心就一条：工作中的签字≠个人承诺。在员工入职培训时，花10分钟讲清楚——处理公司业务时，必须按流程来；个人名义签字可能让你自己赔钱。

5. 定期查查“员工权限表”：
   每年更新一次谁有签字权、能签多少钱。比如销售部小张只能签5万以下的单，超过要副总签字。这就像给公司装个“防火墙”，防止有人越权签字惹麻烦。

记住，企业法律风险往往藏在“小事”里：一张没写清楚的结算单，一个没规范的签字，都可能变成被告席上的证据。学学这个案例，从小处规范管理——管好员工的笔，就是管好公司的钱。别等官司来了才懂：职务行为有边界，企业责任要分明。