企业未及时收回结算单致败诉-怀远买卖合同纠纷案例解读

一、案例检索信息
案由：买卖合同纠纷
案号：(2021)皖0321民初2883号
审理法院：安徽省怀远县人民法院

二、案件事实
怀远县扬某建材有限公司因经营需要向许某购买毛石，自2017年9月13日至2017年11月26日共欠毛石款132040元，后许某每年都向怀远县扬某建材有限公司催要货款。2020年，怀远县扬某建材有限公司会计许某祥和股东兼监事翁某向许某出具结算单，载明“结算单怀远县扬某建材有限公司于2017年期间收购许某运送/出售的毛石、水泥块等材料，现场核算怀远县扬某建材有限公司入库结算清单的结算联票据，结算如下数据：尚有38车票、石料2222.6吨，共计132040元（大写）人民币壹拾叁万贰仟另肆拾元正货款未付。以上数据经核算统计后予以确认。公司结算人：许某祥公司经办人：翁某2017年12月30日”。

法院判决结果：一审判决怀远县扬某建材有限公司支付许某货款132040元，并从2021年4月1日起按年利率5.76%支付利息至货款付清；二审法院驳回该公司上诉，维持原判。

三、核心观点
这个案子说白了，就是一个企业因为“马虎”丢了钱：怀远县扬某建材有限公司声称已经付过部分货款，但拿不出确凿证据，结果法院判它赔钱又赔利息。问题出在哪儿？关键就是企业没管好结算单——付完钱后，既没收回原始票据，也没保留清晰的付款记录，导致对方拿着结算单“二次要钱”时，企业百口莫辩。

对企业来说，这可不是小事。现实中，很多老板觉得“付完钱就完事了”，随手把结算单扔在一边，或者用模糊的内部账目糊弄。但法律只认证据：谁手里拿着结算单，谁就可能被当成“没付钱”。就像你去超市买东西，小票没收回，收银员可能说“你还没给钱”，最后还得你自证清白。

企业怎么避免这种坑？记住三招：

1. 付钱必“收票”：每次支付货款后，必须当场向供应商索要并收回结算单、入库单等原始凭证（比如案例中的“入库结算清单”）。别嫌麻烦，就像你交完房租要房东打收条一样——单子在手，纠纷不愁。如果对方推脱，宁可暂缓付款，也别留隐患。

2. 签字要“验真”：结算单必须由公司授权人（如财务或采购负责人）签字，并保留签字样本备查。案例中，公司会计许某祥的签字被质疑，但企业拿不出证据证明真假，结果自己担责。建议重要单据采用电子存档+手写签名双备份，避免“人不在场就翻车”。

3. 账目要“清清楚楚”：建立简单明了的付款台账，记录每笔交易的日期、金额、对应单据号。尤其是多笔交易时（如本案中企业声称“已现金支付部分货款”），务必注明“此款结清XX年XX月货款”，别用笼统的“付清”二字。每年和供应商对一次账，发现问题立刻处理，别拖到几年后——时间越久，证据越难找。

一句话总结：商业交易中，“谁管好单据，谁守住钱袋子”。企业老板们，别让一张没收回的结算单，变成日后吐血的“大窟窿”。日常管理花5分钟，胜过法庭上花5年辩解！